Gabungan surat^(Mail) adalah fitur Microsoft Word yang membantu Anda menyederhanakan pembuatan surat, label, amplop, email, dan direktori yang dipersonalisasi. Karena gabungan surat bukan salah satu fitur MS Word yang paling umum digunakan , beberapa pengguna mungkin tidak tahu cara melakukan gabungan surat di Word untuk membuat surat, label, dan amplop. 

Jika Anda mencoba menghemat waktu yang dihabiskan untuk mempersonalisasi setiap huruf, label, atau dokumen lain secara manual, gabungan surat dapat berguna. Bahkan jika Anda belum pernah mencoba membuat surat gabungan surat, prosesnya cukup mudah, dan kami memandu Anda melalui setiap langkah di bawah ini.

Cara Membuat Surat Gabungan Surat

Microsoft Word memiliki wizard yang memandu Anda dalam membuat surat gabungan surat^{(creating mail merge letters)} . Wizard akan menanyakan surat yang ingin Anda gunakan dan penerima surat di sepanjang jalan, jadi pastikan Anda memiliki daftar penerima yang siap untuk disisipkan. Jika tidak, tidak masalah, Anda selalu dapat menambahkan daftar penerima secara manual.

1. Buka dokumen Word dan ketik pesan Anda. Tinggalkan elemen yang dipersonalisasi (misalnya, judul, nama, kota, dll.). Untuk saat ini, Anda bisa meninggalkan ruang kosong di mana Anda ingin menyisipkan elemen-elemen ini, seperti:

1. Saat templat Anda sudah siap, pilih Surat^(Mailings) > Mulai Gabungan Surat^{(Start Mail Merge )} > Panduan Gabungan Surat Langkah-demi-Langkah^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} dari pita atas.

1. Sebuah panel baru akan muncul di sepanjang batas kanan jendela MS Word Anda . Ini adalah wizard yang akan memandu Anda melalui proses. Sebagai langkah pertama, Anda harus memilih jenis dokumen yang sedang Anda kerjakan. Pilih Surat^(Letters) dan pilih Berikutnya: Mulai dokumen^{(Next: Starting document)} .

1. Anda harus memilih dokumen yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat berikutnya.
   Jika Anda telah mengetik beberapa konten untuk surat Anda, pilih Gunakan dokumen saat ini^{(Use the current document)} .
   Jika Anda ingin menggunakan template siap pakai, pilih Mulai dari template. ^{(Start from a template. )}Ketika Anda telah memilih dokumen awal, klik Pilih penerima^{(Select recipients)} . 

1. Langkah selanjutnya adalah memilih penerima. Dengan asumsi Anda memiliki lembar Excel yang diisi dengan data penerima, Anda dapat mengimpor data dengan memilih opsi Gunakan file yang ada^{(Use an existing file)} dan pilih Telusuri^(Browse) dari bagian berikutnya. 

Navigasikan ke lembar yang berisi daftar penerima menggunakan penjelajah, pilih lembar dan pilih Buka^(Open) . 

Saat Anda memilih lembar, Anda akan melihat jendela Pilih Tabel^{(Select Table)} . Pilih tabel yang relevan. Pastikan untuk mencentang kotak di samping teks Baris pertama data berisi tajuk kolom^{(First row of data contains column headers)} jika itu benar untuk data Anda, dan pilih OK .

Selanjutnya, Anda akan melihat daftar penerima yang akan digunakan Word dalam penggabungan Anda. Jika semuanya terlihat bagus, pilih OK . 

Setelah Anda menambahkan lembar Excel , pilih Berikutnya: Tulis surat Anda^{(Next: Write your letter)} .

1. Anda sekarang siap untuk menambahkan placeholder di surat Anda. Arahkan kursor ke tempat Anda ingin menambahkan placeholder dan pilih item lainnya^{(More items )} dari panel gabungan surat.

Kotak dialog Sisipkan Bidang Gabungan^{(Insert Merge Field)} akan terbuka dari tempat Anda dapat memilih tempat penampung yang relevan dan pilih Sisipkan^(Insert) untuk menambahkannya ke surat Anda.

1. Saat Anda telah menyisipkan semua bidang gabungan, pilih Berikutnya: Pratinjau surat Anda^{(Next: Preview your letters)} .

Ini akan menunjukkan kepada Anda pratinjau semua surat yang dihasilkan dengan gabungan surat. Anda dapat menggunakan tombol panah di panel gabungan surat untuk mengalihkan pratinjau huruf.

1. Pilih Berikutnya: Selesaikan penggabungan^{(Next: Complete the merge)} . Pada langkah berikutnya, pilih Cetak^(Print) (jika Anda ingin mencetak semua huruf) atau Edit masing-masing huruf^{(Edit individual letters )} > Semua^{(All )} (jika Anda akan menggabungkan huruf menjadi satu dokumen).

Cara Membuat Label Gabungan Surat

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk mengkompilasi milis Anda dengan rapi di lembar Excel sehingga Anda tidak merasa pusing saat membutuhkan detail milis seseorang. Namun, jika Anda ingin mencetak label, kompilasi lembar Excel Anda tidak akan memotongnya. ^(Excel)Sebagai gantinya, Anda harus membuat label gabungan surat^{(create mail merge labels)} di MS Word.

1. Jika Anda sudah memiliki lembar Excel dengan detail surat, Anda dapat melompat ke langkah berikutnya. Jika tidak, atur milis Anda di lembar Excel . Tambahkan beberapa header ( First Name , Last Name, Address , dll.) dan urutkan daftar Anda.
2. Beralih ke MS Word . Gunakan wizard untuk membuat label. Buka dokumen kosong dan pilih Mailings > Pilih Mail Merge^{(Select Mail Merge )} > Step-by-Step Mail Merge Wizard . 

1. Pilih Labels dan kemudian Next: Memulai dokumen^{(Next: Starting document)} . 

1. Pada layar berikutnya, pilih Ubah tata letak dokumen^{(Change document layout)} . Selanjutnya, pilih opsi Label^{(Label options)} untuk mengatur nomor produk dan merek label Anda.

Setelah Anda memilih OK , Anda akan melihat label yang diuraikan di dokumen Anda. Jika tidak, masuk ke Table Design > Borders dan pilih View Gridlines.

1. Kembali ke tab Mailings di MS Word dan pilih Select Recipients > Use an Existing List. 

Arahkan ke file Excel yang berisi daftar email. Pilih file dan pilih Buka^(Open) .

1. Anda akan melihat jendela Select Table . Jika Anda memiliki beberapa lembar di buku kerja Anda, Anda akan melihat lebih dari satu item di sini. Pilih salah satu yang berisi milis Anda. Centang kotak di samping teks Baris pertama data berisi header kolom,^{(First row of data contains column headers,)} lalu pilih OK . 

1. MS Word mengimpor milis. Pilih Blok Alamat^{(Address Block)} . Lihat pratinjau di sebelah kanan. 

Jika tidak terlihat seperti yang Anda inginkan, pilih Cocokkan Bidang. ^{(Match Fields. )}Pastikan^(Make) semua detail sesuai dengan header yang sesuai dari lembar kerja Anda dan pilih OK .

Lihat previewnya lagi. Jika terlihat bagus, pilih OK .

1. Anda sekarang akan melihat <<AddressBlock>> di label. Buka Surat^(Mailings) > Perbarui Label^{(Update Labels)} untuk menambahkan <<AddressBlock>> ke semua label.

1. Label sekarang siap untuk digabungkan. Buka Surat^(Mailings) > Selesai & Gabungkan^{(Finish & Merge )} > Edit Dokumen Individual^{(Edit Individual Documents)} . 

Anda akan melihat jendela kecil muncul. Pilih Semua^(All) lalu OK .

1. Anda sekarang akan melihat semua label Anda digabungkan.

Cara Membuat Amplop Gabungan Surat

Membuat amplop gabungan surat sebagian besar sama seperti untuk label, tetapi dengan beberapa penyesuaian. 

Sekali lagi, klik Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , tapi kali ini, pilih Envelopes lalu pilih Next: Memulai dokumen^{(Next: Starting document)} dari bawah.

1. Anda akan diminta untuk memilih dokumen awal. Pilih opsi Amplop^{(Envelope options)} untuk memilih ukuran amplop dan posisi alamat pengiriman/pengembalian (lihat langkah berikutnya), lalu pilih Berikutnya: Pilih penerima^{(Next: Select recipients)} .

1. Saat Anda memilih opsi Amplop^{(Envelope options)} , Anda akan melihat jendela kecil muncul. Pilih ukuran amplop pilihan Anda dan pilih font dan penempatan untuk pengiriman dan alamat pengirim.

1. Langkah selanjutnya dalam wizard adalah memilih penerima. Pilih Gunakan daftar yang ada^{(Use an existing list)} (dengan asumsi Anda sudah memiliki lembar Excel yang berisi data penerima), dan pilih Telusuri^(Browse) untuk mencari file . Pilih file yang relevan dan klik Berikutnya: Atur amplop Anda^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Di layar berikutnya, pilih Blok alamat^{(Address block)} , lihat pratinjau untuk memastikan tampilannya seperti yang Anda inginkan, dan pilih OK .

Anda sekarang akan melihat <<AddressBlock>> muncul di amplop. 

1. Pilih Berikutnya: Pratinjau amplop Anda^{(Next: Preview your envelopes)} . Anda akan melihat pratinjau yang sama seperti yang Anda lihat di langkah sebelumnya tetapi di dokumen Anda. Anda dapat menggunakan tombol panah di panel panduan untuk beralih antar amplop.

Amplop Anda sekarang siap untuk digabungkan. Pilih Berikutnya: Selesaikan penggabungan^{(Next: Complete the merge)} .

1. Pada layar berikut, Anda akan melihat opsi untuk Mengedit masing-masing amplop^{(Edit individual envelopes)} . Pilih itu, pilih Semua^(All) untuk menggabungkan semua catatan, dan pilih OK .

Anda sekarang akan melihat semua amplop digabung menjadi satu dokumen.

Pencetakan Massal dan Email Menjadi Mudah

Menggunakan gabungan surat dapat menghemat banyak waktu yang seharusnya Anda habiskan untuk menyesuaikan surat, label, atau amplop. Tidak hanya itu yang dapat Anda lakukan dengan MS Word . Anda juga dapat membuat kartu ucapan^{(greeting cards)} , buklet^(booklets) , dan kartu indeks^{(index cards)} .

Gabungan surat^(Mail) telah ada untuk sementara waktu, tetapi jika Anda ingin membuat proses Anda efisien, Microsoft Office 2019 memperkenalkan beberapa fitur rapi^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} yang mungkin ingin Anda lihat.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge iѕ a Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge iѕ nоt among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create lettеrs, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Cara Create Labels di Word dari Excel Spreadsheet

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Cara Membuat Formulir yang Dapat Diisi di Word

• Cara Membuat dan Menggunakan Rumus dalam Tabel di Word

• Cara Membuat Gabungan Surat Di Microsoft Word

• Cara Membuat Distribution List di Outlook

• Cara Menggunakan Mail Merge untuk Letters di Word

• Cara Menggunakan Bandingkan & Gabungkan Dokumen di Word

• 7 Add-In Microsoft Word Terbaik

• Cara Membuat Flowchart di Word and Excel

• Cara Merekam Macro di Excel

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Cara Memperbaiki Saat Word Dibuka Dalam Mode Hanya Baca

• Sembunyikan Teks dan Tampilkan Teks Tersembunyi di Word

• 13 OneNote Tips & Tricks untuk Pengorganisasian Catatan Anda Lebih Baik

• 30+ Pintasan Keyboard Microsoft Word Terbaik

• Cara Menambahkan Headers and Footers di PowerPoint

• Cara Membuat Booklet di Word

• 15 PowerPoint Tips & Tricks untuk meningkatkan presentasi Anda

• Cara Automatically Backup sebuah Word Document untuk onedrive