Dalam artikel sebelumnya, kami membahas cara kerja konferensi video di Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Sejak itu, Microsoft telah memperbarui Teams dengan fitur-fitur baru, termasuk kemampuan yang telah lama ditunggu-tunggu dan sangat diinginkan untuk membuat ruang kerja kelompok. Memang, lebih dari 20.000 pengguna Microsoft memilih saran^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} di Microsoft Teams UserVoice , forum umpan balik pengguna untuk aplikasi Teams .

Siapa pun dapat mengakses Teams dengan akun Microsoft gratis , dan pengguna premium suite Office 365 menikmati versi Teams yang tangguh dengan fitur-fitur seperti peningkatan penyimpanan file, perekaman rapat, dan kemampuan untuk menyelenggarakan acara online hingga 10.000 orang. 

Persyaratan Minimum untuk Ruang Breakout^{(Breakout Rooms)} di Teams

Sebelum kita mulai, pastikan semuanya sudah siap agar Anda dapat membuat ruang kerja kelompok di rapat Teams Anda . Seperti yang Anda bayangkan, beberapa penyiapan diperlukan untuk mengaktifkan ruang kerja kelompok di Teams . Periksa^{(Double-check)} kembali pengaturan ini sebelum Anda mulai.

Pengalaman Pertemuan Baru

Pertama, Anda harus menggunakan "pengalaman rapat baru" Teams. Anda dapat mengaktifkan pengalaman baru dengan memilih foto profil Anda di pojok kanan atas aplikasi desktop dan membuka Pengaturan^(Settings) . Kemudian pilih Aktifkan pengalaman rapat baru^{(Turn on new meeting experience)} dan mulai ulang Teams.

Jumlah Minimum Peserta

Agar opsi breakout tersedia untuk penyelenggara rapat, setidaknya harus ada lima peserta dalam rapat. Sementara orang yang menelepon melalui telepon tidak dapat bergabung dengan breakout saat ini, mereka menghitung^{(do )} minimum lima orang.

Apakah Anda Penyelenggara Rapat?

Hanya penyelenggara rapat yang dapat membuat dan mengelola pemecahan masalah, meskipun ada beberapa indikasi dari Microsoft bahwa mereka akan mengizinkan penyelenggara untuk berbagi tanggung jawab ini di pembaruan Teams di masa mendatang . 

Selain itu, penyelenggara rapat harus menggunakan aplikasi desktop, bukan versi browser atau aplikasi seluler. (Jangan khawatir, peserta yang telah bergabung ke rapat melalui aplikasi Teams Android^{(Teams Android)} atau iPhone memang memiliki kemampuan untuk bergabung dengan breakout.)

Tips: Jika undangan rapat harus berasal dari orang lain selain orang yang akan mengelola breakout, minta manajer breakout membuat rapat Teams lalu gunakan tautan rapat tersebut di undangan rapat. 

Selama link rapat dibuat oleh orang yang akan mengelola breakout, tidak masalah siapa yang membagikan link tersebut.

Membuat Ruang Kerja Kelompok di Teams

Pada saat penulisan ini, ruang kerja kelompok di Teams tidak dapat dikonfigurasi sebelum rapat seperti yang dapat dilakukan di Zoom . Setelah rapat Teams sedang berlangsung, Anda, penyelenggara rapat, dapat memulai dengan memilih ikon Ruang Kerja^{(Breakout Rooms)} Kelompok di toolbar rapat.

Memilih ikon Ruang Kerja^{(Breakout Rooms)} Kelompok akan meluncurkan layar tempat Anda dapat memutuskan berapa banyak ruang kerja kelompok yang ingin Anda buat dan apakah Anda ingin Teams secara otomatis menetapkan peserta ke ruang kerja kelompok atau jika Anda lebih suka memilih secara manual ruang kerja kelompok mana peserta akan dikirim.

Setelah Anda membuat ruang kerja kelompok, Anda dapat menetapkan peserta ke ruang melalui panel ruang kerja kelompok. 

Pilih Tetapkan peserta^{(Assign participants)} , dan Anda akan melihat daftar semua peserta dalam rapat Anda. Centang kotak di samping peserta, lalu pilih ruangan yang ingin Anda tetapkan untuk mereka.

Sebagai penyelenggara rapat, Anda dapat menetapkan peserta ke ruang kerja kelompok kapan saja selama rapat. Saat Anda siap untuk memulai sesi kerja kelompok, pilih Mulai ruang^{(Start rooms)} untuk membuka semua ruang kerja kelompok secara bersamaan dan pindahkan orang ke ruang yang telah ditentukan.

Catatan: Saat ini, Anda tidak dapat menyetel timer untuk menutup ruang kerja kelompok secara otomatis di Teams . Ini adalah fitur lain yang kami harapkan akan ditambahkan oleh Teams di pembaruan mendatang.

Opsi untuk Penyelenggara Rapat

Sama seperti di Zoom , penyelenggara rapat dapat bergabung dengan ruang kerja kelompok mana pun kapan saja. Penyelenggara juga dapat mengganti nama ruang dan, setelah semua ruang kerja kelompok terbuka, mereka dapat menyiarkan pengumuman ke semua ruang. Pengumuman akan muncul di panel obrolan ruang kerja sama.

Di dalam pengaturan Ruang^{(Room settings)} , penyelenggara rapat dapat memilih agar Teams secara otomatis memindahkan peserta ke ruang kerja kelompok vs. memaksa peserta untuk bergabung secara manual ke ruang kerja kelompok mereka. Ada juga opsi untuk mengizinkan atau mencegah peserta kembali ke ruang rapat utama selama sesi breakout.

Di dalam Ruang Istirahat Tim

Pengalaman peserta di dalam ruang kerja kelompok di Teams serupa dengan berada di rapat utama Teams . Peserta memiliki akses ke semua kontrol rapat reguler. Mereka dapat mengaktifkan dan menonaktifkan webcam, membisukan dan mengaktifkan sendiri, membagikan layar, mengangkat tangan, atau mengaktifkan dan menonaktifkan panel obrolan dan peserta. 

Kembali ke Rapat Tim Utama

Jika penyelenggara rapat mengizinkannya (lihat di atas), peserta di ruang kerja kelompok dapat kembali ke rapat utama kapan pun mereka mau dengan mengeklik tombol Kembali^(Return) . Peringatan: Memilih tombol Keluar^{(Leave )} akan menyebabkan Anda keluar dari rapat sepenuhnya.

Aplikasi Konferensi Video Lainnya

Pengguna Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} tentu senang dengan penambahan ruang kerja kelompok baru-baru ini ke pengalaman Teams , tetapi Teams masih kekurangan beberapa fitur^{(Teams still lacks some features)} yang ditawarkan aplikasi konferensi video lainnya. Jika Anda tidak ingin mati-matian menggunakan Teams untuk rapat online, Anda mungkin tertarik dengan perbandingan kami tentang empat aplikasi konferensi video yang berbeda^{(four different video conferencing apps)} . Untuk bacaan lebih lanjut, lihat artikel kami di Google Meet vs. Zoom dan Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previоus article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Cara Mengubah Background di Microsoft Teams

• 4 Ways untuk menjalankan Microsoft Teams Poll selama pertemuan

• Cara membuat dan menggunakan Breakout Rooms di Microsoft Teams

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Cara Membuat Gantt Charts di Microsoft Excel

• Cara Mendapatkan Microsoft Word Gratis

• Tutorial Dasar Microsoft Excel – Mempelajari Cara Menggunakan Excel

• Cara Membuat Booklet di Word

• 15 PowerPoint Tips & Tricks untuk meningkatkan presentasi Anda

• 7 Add-In Microsoft Word Terbaik

• Cara Membuat Histogram di Excel

• Apa Versi Terbaru dari Microsoft Office?

• Bagaimana Memahami Analisis Bagaimana-Jika Di Microsoft Excel

• Cara Menguasai Master Slide di Microsoft PowerPoint

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Apa Itu Microsoft Teams & Bagaimana Cara Kerjanya?

• Cara Create Labels di Word dari Excel Spreadsheet

• Microsoft Word Tidak Merespons? 8 Cara Untuk Memperbaikinya

• Cara menghitung Variance di Excel

• Cara Menggunakan Mail Merge di Word ke Create Letters, Labels, dan Amplop