Microsoft 365 baru-baru ini mengumumkan fitur baru untuk melacak produktivitas. Itu ditujukan untuk memantau data tentang pekerja tetapi peluncuran fitur menjadi bumerang setelah orang-orang diberitahu tentang jumlah data pengguna yang dikumpulkan oleh Microsoft Teams .

Data apa yang dikumpulkan Microsoft Teams ?

Microsoft Teams mengumpulkan tiga jenis data yaitu data Sensus, Penggunaan,^{(Census, Usage, )} dan pelaporan Kesalahan^{( Error reporting data)} . Data sensus tidak lain adalah informasi standar tentang perangkat, sistem operasi, dan bahasa pengguna Anda. Ini juga menghasilkan ID pengguna tertentu yang dilindungi dua kali untuk menghindari hubungan yang tidak perlu. Data sensus dalam laporan aktivitas ^(Census)pengguna Teams^{(Teams user)} adalah data default yang dikumpulkan dan tidak dapat disisihkan oleh pengguna.

Microsoft juga mengumpulkan data penggunaan yang mencakup jumlah pesan yang dikirim^{(number of messages sent)} , panggilan^(calls) , dan rapat yang diikuti^{(meetings joined)} beserta nama organisasinya^{(name of the organization)} . Ini juga membantu dalam melacak kesalahan sehingga dapat diperbaiki tepat waktu. Ini disebut Data pelaporan kesalahan .^(Error)

Baca: ^(Read:) Cara membuat Tim Pribadi dan mengubah Privasi di Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Laporan Aktivitas Pengguna Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Untuk menampilkan dan mengedit laporan aktivitas pengguna Teams , Anda harus menjadi admin layanan Teams^{(Teams service admin)} . Untuk mengetahui lebih lanjut tentang peran dan izin admin, akses peran administrator tim untuk mengelola tim^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Di panel navigasi kiri pusat admin Microsoft Teams , buka ^{(Microsoft Teams)}Analytics & reports > Usage reports .
2. Pilih aktivitas pengguna Teams^{(Teams user activity )} dari tab Lihat laporan^{(View reports)} , di bawah tab Laporan^{(Report )} .
3. Pilih rentang di bawah tab rentang data^{(data range)}
4. Klik Jalankan^(Run) laporan.

Menafsirkan Laporan Aktivitas Pengguna Tim^{(Teams User Activity Report)}

Laporan aktivitas pengguna Teams^{(Teams user)} dapat dilihat selama 7 hari, 30 hari, atau 90 hari^{(7 days, 30 days, or 90 days)} terakhir . Laporan tersebut memberikan perincian penggunaan oleh pengguna. Ini memberikan detail pesan saluran, membalas dan memposting pesan, mengatur detail rapat, dan berpartisipasi dalam detail rapat. Seseorang juga dapat memberikan detail aktivitas terakhir, waktu video, dan aktivitas berbagi layar.

Laporan ini berguna bagi administrator perusahaan untuk melihat wawasan tentang aktivitas karyawan menggunakan Teams . Administrator dapat melihat hingga 19 jenis data aktivitas pengguna yang berbeda. Saat ini, tidak ada cara bagi pengguna untuk memilih keluar dari pengumpulan data ini dari administrator perusahaan masing-masing. Meskipun banyak perusahaan mungkin tidak menyadari ketersediaan data tersebut.

Di mana data pengguna Teams^{(Teams user)} disimpan?

Microsoft Teams beroperasi di seluruh dunia dan di beberapa yurisdiksi dengan standar berbeda untuk cara penanganan data. Jika Anda ingin melihat di mana data individual disimpan secara fisik, Anda bisa pergi ke pusat admin Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Klik Settings > Organization profile , lalu gulir ke Lokasi Data^{(Data Location)} .

Mengelola Pemberitahuan Tim

Saat bekerja di Teams , menerima beberapa notifikasi dengan ping konstan di kanan bawah layar bisa menjadi gangguan.

Anda dapat mengambil kembali kontrol dengan mengeklik tiga titik di kanan atas Teams , memilih Notifikasi saluran^{(Channel notifications)} , dan mematikannya sepenuhnya. Anda juga dapat menyiapkan aturan baru dengan memilih “Kustom”^{(“Custom”)} .

Anda mungkin ingin mematikan " Semua posting baru^{(All new posts)} " dan mungkin juga ingin mengurangi sebutan Saluran^(Channel) yaitu ketika seseorang menandai Anda di saluran menggunakan nama @ Saluran^(Channel) dari " Spanduk dan umpan^{(Banner and feed)} " menjadi " Hanya tampilkan di umpan^{(Only show in feed)} ".

Gangguan lainnya adalah ketika Anda telah diundang ke rapat terjadwal atau telah meninggalkan rapat di tengah jalan tetapi masih menerima pemberitahuan setiap kali pesan diketik ke dalam kotak obrolan rapat yang sedang berlangsung.

Solusi sementara untuk masalah ini adalah mengubah status Anda menjadi " Jangan ganggu^{(Do not disturb)} ". Anda dapat melakukannya dengan mengklik gambar profil Anda di halaman utama Teams , klik “ Tersedia^(Available) ” dan ubah menjadi “ Jangan ganggu^{(Do not disturb)} ”.

Anda juga dapat mengelola prioritas dengan masuk ke Settings > Privacy , klik “ Kelola akses prioritas^{(Manage priority access)} ” dan tambahkan nama orang yang Anda inginkan pemberitahuannya.

Baca^(Read) : Microsoft Teams mogok atau macet selama rapat^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Kontrol akses di Microsoft Teams

Teams juga memberi Anda cara untuk membatasi akses di Microsoft Teams sehingga Anda mendapatkan waktu dan ruang untuk berpikir dan bekerja.

Anda dapat melakukan ini dengan membuka Settings > Privacy dan mengaktifkan tombol radio " Baca tanda terima ".^{(Read receipts)}

Anda dapat meminta organisasi Anda untuk mengaktifkan autentikasi multi-faktor^{(multi-factor authentication)} di akun Anda dan menambahkan lapisan perlindungan ekstra. Kata sandi yang kuat dan unik serta pengelola kata sandi diperlukan untuk perlindungan akun.

Anda juga dapat mengatur saluran pribadi^{(private channels)} jika Anda adalah anggota tim tertentu, yang memungkinkan akses terbatas hanya untuk anggota tim tertentu. Di tim yang dipilih, buka bagian saluran, dan klik pada tiga titik. Buka Tambahkan saluran^{(Add channel)} , di bawah Privasi^(Privacy) , dan pilih Privasi^(Privacy) .

Anda kemudian dapat memilih masing-masing orang untuk ditambahkan ke tim – hingga 250 orang. Hanya pembuat saluran yang dapat menambahkan atau menghapus orang dari saluran pribadi. File atau pesan yang dibagikan dalam saluran pribadi tidak dapat diakses oleh siapa pun di luarnya.

Microsoft Teams telah mendapatkan popularitas, dengan beralih ke pekerjaan jarak jauh. Pekerja sekarang perlu berkolaborasi sambil memastikan data sensitif tetap sepenuhnya aman dan laporan aktivitas pengguna Teams^{(Teams user)} tidak disalahgunakan. Saran yang disebutkan di atas akan membantu menjaga keamanan data Anda sambil menjaga komunikasi yang lancar. Semoga mereka berhasil untuk Anda.

Baca selanjutnya^{(Read next)} : Masalah penggunaan memori dan CPU Microsoft Teams yang tinggi.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently annоunced nеw features to track productivity. It was aimed at monitoring data aboυt workers but the feature launch backfired after pеople were made aware of the amount of user data cоllected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Cara Membuat Private Team and change Privacy di Microsoft Teams

• Cara Menambahkan Zoom ke Microsoft Teams

• Cara Memasang Microsoft Teams pada Linux and macOS

• Cara Puji seseorang di Microsoft Teams pada pekerjaan mereka dilakukan dengan baik

• Anda kehilangan, minta admin Anda untuk mengaktifkan Microsoft Teams

• Cara Mengubah Theme di Microsoft Teams pada Windows 11

• Best Educational apps untuk Microsoft Teams untuk guru dan siswa

• Cara Membuka Beberapa Instance of Microsoft Teams di Windows 10

• Cara mengirim Urgent or Important Message di Microsoft Teams

• Turn Off Read Receipts di Microsoft Teams untuk anggota tim

• File ini terkunci kesalahan pada Microsoft Teams

• Doh! Ada yang salah kesalahan di Microsoft Teams

• Microphone Tidak Bekerja di Microsoft Teams pada Windows 10

• Productivity apps terbaik untuk Microsoft Teams

• Cara Menghentikan Microsoft Teams Dari Membuka Secara Otomatis Pada Startup

• Cara memulihkan Deleted Document dari Microsoft Teams

• Otentikasi modern gagal, Status code 4c7 - Microsoft Teams error

• Cara Memulihkan Teams and Channels Dihapus di Microsoft Teams

• Perbaikan: Microsoft Teams Tidak dapat memuat atau mengirim gambar dalam obrolan

• Change User Roles, Permissions and Capabilities di Microsoft Teams