Jika Anda menggunakan Outlook untuk berkomunikasi dengan kolega Anda, Anda mungkin ingin berulang kali mengirim email ke grup tertentu yang keanggotaannya sering berubah. Misalnya, Anda mungkin perlu mengirim email ke semua perwakilan layanan pelanggan Anda setiap hari, tetapi karena omset yang tinggi, daftarnya mungkin sering berubah.

Anda dapat mengetikkan nama atau email setiap orang secara manual setiap kali Anda mengirim email, tetapi dengan cepat hal ini dapat menjadi rumit karena grup semakin besar. Tidak hanya itu, Anda juga berisiko melupakan seseorang secara tidak sengaja yang dapat menyebabkan drama kantor. Di situlah daftar distribusi atau grup kontak masuk!

Untuk sebagian besar, istilah "grup kontak" dan "daftar distribusi" dapat dipertukarkan. Microsoft mulai menggunakan frasa "grup kontak", mungkin karena itu sedikit lebih intuitif daripada "daftar distribusi". 

Namun, ada perbedaan nyata antara keduanya di organisasi yang menggunakan Microsoft 365 . Admin Microsoft 365 dapat mengonversi daftar distribusi Outlook yang sudah ada menjadi " ^(Outlook)Grup^(Groups) ", yang, pada gilirannya, memberi anggota grup akses ke pustaka bersama dan ruang kolaborasi seperti Microsoft Teams , Yammer, dan Planner .

Meskipun departemen TI Anda mungkin mengatur daftar distribusi Outlook organisasi Anda —terutama daftar semua staf yang ditakuti dan sering tidak terpelihara dengan baik, Anda masih dapat membuat grup kontak Anda sendiri di Outlook . 

Di bawah ini, kami akan memandu Anda melalui cara membuat grup kontak di Outlook untuk versi browser dan aplikasi desktop. 

Cara Membuat Grup Kontak^{(Contact Group)} di Outlook Online

Membuat grup kontak di Outlook versi browser itu mudah.

1. Masuk ke akun Anda di outlook.com atau pilih Outlook dari peluncur aplikasi jika Anda sudah masuk ke Microsoft 365 . Jika Anda tidak melihat Outlook di daftar aplikasi (Anda akan melihatnya), pilih Semua aplikasi^{(All apps)} .

1. Di panel kiri, di bawah Grup^(Groups) , pilih Grup baru^{(New group)} .

1. Di sembulan, beri nama dan deskripsi grup baru Anda dan pilih Buat^(Create) . (Jika organisasi Anda telah mengaktifkannya, Anda mungkin diminta untuk membuat alamat email untuk grup tersebut. Dalam hal ini, untuk kemudahan penggunaan, coba buat alamat email yang identik dengan nama grup.)

1. Sekarang, tambahkan anggota ke grup. Cari^(Search) orang berdasarkan nama atau alamat email. Pilih hasil pencarian untuk orang yang ingin Anda tambahkan ke grup, dan mereka akan muncul di bawah “Orang ini akan ditambahkan.”

1. Ulangi^(Repeat) langkah 4 hingga Anda menambahkan semua orang yang Anda inginkan ke grup. Kemudian pilih tombol Tambah^(Add) .
2. Pilih Tutup^(Close) .
3. Kirim email ke grup yang Anda buat dengan memilih Pesan baru^{(New message)} .

1. Di bidang Kepada^(To) , mulailah mengetik nama grup yang Anda buat, dan pilih dari daftar yang muncul.

Mudah. Tetapi bagaimana jika Anda perlu menambahkan atau menghapus orang dari grup? Baca terus.

Cara Mengedit Grup Kontak^{(Contact Group)} di Outlook Online

Microsoft telah memudahkan untuk mengedit grup kontak tanpa harus meninggalkan Outlook Online . Beberapa langkah mungkin sedikit berbeda bergantung pada cara organisasi Anda mengonfigurasi Microsoft 365 , tetapi langkah-langkah di bawah ini akan membantu Anda.

1. Di panel kiri, di bawah Grup^(Groups) , pilih grup yang ingin Anda edit.
2. Di entri grup itu, pilih ikon Lainnya^(More) (tiga titik/elipsis).

1. Pilih Pengaturan^(Settings) . (Bergantung pada cara Outlook dikonfigurasi untuk organisasi Anda, Anda mungkin melihat opsi untuk Tambahkan anggota^{(Add members)} langsung dari ikon Lainnya.)

1. Di panel Pengaturan Grup^{(Group Settings)} yang muncul di sebelah kanan, pilih Edit grup^{(Edit group)} .

1. Pilih tab  Anggota .^{(Members )}
2. Dari sana, Anda dapat menambahkan anggota atau menghapusnya dari grup dengan memilih ikon X di sebelah entri untuk orang yang ingin Anda hapus.

1. Jika Anda telah menambahkan anggota ke grup, pilih tombol Tambah^(Add) . Jika tidak, pilih Tutup^(Close) .

Cara^(Way) Lain untuk Mengedit Grup Kontak^{(Edit Contact Groups)} di Outlook Online

Bergantung pada bagaimana Outlook dikonfigurasi, Anda mungkin juga dapat mengedit grup kontak dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka bagian Orang di Outlook ^{(People )}(^(Outlook) di sebelah kanan ikon Kalender^(Calendar) ). 

1. Di panel kiri di bagian Grup^(Groups) , pilih Pemilik^(Owner) untuk menampilkan grup yang telah Anda buat.

1. Pilih^(Select) grup yang ingin Anda edit dari daftar.
2. Pilih Kelola anggota grup^{(Manage group members)} .

1. Dari sana, Anda dapat menambahkan anggota atau menghapus anggota yang ada dengan memilih X di sebelah entri.

Cara Membuat Grup Kontak di ^{(Contact Group)}Aplikasi Desktop^{(Desktop App)} Outlook

Membuat grup kontak di Outlook versi desktop bahkan lebih mudah daripada di versi online.

1. Luncurkan Outlook, dan pilih ikon Orang^(People) di dekat sudut kiri bawah (tempat Anda beralih antara email, tugas, orang, dan kalender).

1. Selanjutnya, dari toolbar, pilih Grup Kontak Baru^{(New Contact Group)} . (Jika organisasi Anda menggunakan Microsoft 365 , Anda mungkin juga melihat tombol Grup Baru . Untuk tujuan kami, kami akan menggunakan ^{(New Group)}Grup Kontak Baru^{(New Contact Group)} untuk memfasilitasi email grup.)

1. Di jendela Grup Kontak^{(Contact Group)} yang muncul, beri nama grup kontak Anda, lalu pilih Tambah Anggota^{(Add Members)} dan pilih dari mana Anda ingin mendapatkan anggota baru. Opsi mungkin termasuk Dari Kontak Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Dari Buku Alamat^{(From Address Book)} , atau Kontak Email Baru^{(New Email Contact)} . 

1. Satu per satu, cari orang yang ingin Anda tambahkan ke grup kontak. Pastikan^(Make) entri mereka disorot, dan pilih tombol Anggota^(Members) (atau klik dua kali entri mereka) untuk menambahkan mereka. Setelah selesai, pilih OK .
2. Tutup jendela, pastikan untuk menjawab Ya^(Yes) jika diminta untuk menyimpan perubahan Anda.
3. Sekarang, ketika Anda menangani email baru, Anda dapat mengetikkan nama grup kontak di bidang Kepada^(To) . Grup kontak Anda akan ditambahkan. Jika diinginkan, Anda dapat memperluas daftar grup, dan Outlook akan mengganti daftar tersebut dengan anggotanya. Namun, berhati-hatilah, Anda tidak akan dapat menutup daftar lagi.

Grup kontak^(Contact) muncul sebagai entri di buku alamat Outlook , jadi Anda akan dapat menemukannya di daftar abjad tersebut.

Cara Mengedit Grup Kontak di ^{(Contact Group)}Aplikasi Desktop^{(Desktop App)} Outlook

Sekarang mari kita edit grup kontak yang ada di Outlook^(Outlook) versi desktop .

1. Luncurkan Outlook, dan pilih ikon Orang^(People) di dekat sudut kiri bawah.
2. Temukan^(Find) dan pilih grup yang ingin Anda edit di daftar kontak Anda.
3. Di panel di sebelah kanan, pilih Edit . Itu akan membawa Anda kembali ke tempat Anda dapat mengelola grup dengan menambahkan dan/atau menghapus anggota.

Baik Anda menggunakan Outlook^(Outlook) versi online atau aplikasi desktop, perlu beberapa menit untuk membuat daftar distribusi Outlook yang akan Anda gunakan berulang kali. ^(Outlook)Anda akan senang melakukannya.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communiсate with your colleagues, you’ve probably wantеd to repeatedly email a specific group whose mеmbership changes often. For example, you may need to email all of your сustomеr serviсe reps every day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Cara Forward Outlook Emails ke Gmail

• Cara Membuat Drop Down List di Excel

• Cara Membuat Pintasan Microsoft Outlook untuk Email dan Tugas

• Cari Email Outlook berdasarkan Pengirim, Tanggal, Kata Kunci, Ukuran, dan Lainnya

• Secara Otomatis Memindahkan Email ke Folder di Outlook menggunakan Aturan

• Cara menghitung Variance di Excel

• Apa itu Microsoft Myanalytics dan cara menggunakannya?

• Cara Mendapatkan Microsoft Word Gratis

• Cara Menambahkan Headers and Footers di PowerPoint

• Microsoft Outlook Tidak Merespons? 8 Perbaikan untuk Dicoba

• Memetakan Data Excel Anda

• Cara Melampirkan Item Outlook Lain (Email, Kontak, Tugas, atau Item Kalender) ke Email

• Cara Melacak Perubahan di Word (Online, Mobile, dan Desktop)

• OneDrive untuk School or Work: 8 Tips untuk Beginners

• Cara Membuat Gantt Charts di Microsoft Excel

• Gunakan Jendela Tonton Excel untuk Memantau Sel Penting dalam Buku Kerja

• Perbaiki Microsoft Outlook telah Mengalami Kesalahan Masalah

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Cara memasukkan tanda tangan dalam Microsoft Word Document

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel