Gabungan surat di Microsoft Word memungkinkan Anda mengirim surat dan email yang dipersonalisasi tanpa harus menyesuaikan setiap huruf. Anda bisa mempersiapkan dokumen Anda seperti yang Anda inginkan dan menambahkan tempat penampung untuk berbagai bidang data yang ingin Anda isi secara dinamis dari sumber data.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan satu surat untuk semua teman Anda yang menanyakan kabar mereka tetapi dengan kemampuan untuk mengubah nama dan kota secara dinamis dalam surat tersebut. Dengan cara ini, surat generik Anda kepada John akan menyebutkan nama dan kotanya, dan surat yang sama untuk Mike akan mencantumkan nama Mike dan kotanya di suratnya.

Buat Daftar Penerima Anda Dalam Spreadsheet Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Anda harus mengumpulkan daftar penerima dan datanya ke dalam satu sumber data. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan membuat spreadsheet Microsoft Excel dan menambahkan semua data penerima Anda ke dalamnya. Anda kemudian dapat mengambil data Excel ini ke dalam surat gabungan surat^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} di Microsoft Word.

1. Gunakan pencarian Start Menu untuk mencari dan membuka Microsoft Excel .

1. Klik tab Beranda^(Home) di bilah sisi kiri dan pilih Buku kerja kosong^{(Blank workbook)} dari panel sisi kanan. Ini akan membuat lembar kerja kosong untuk Anda.

1. Mulai^(Start) masukkan data untuk penerima gabungan surat Anda. Pastikan^(Make) untuk menggunakan baris pertama untuk header data Anda. Jika Anda akan memasukkan nama seseorang, gunakan Name sebagai header di baris pertama, dan seterusnya.

1. Dalam contoh berikut, kami telah membuat tabel dengan beberapa data untuk empat orang. Kami akan membuat surat gabungan surat yang dipersonalisasi untuk masing-masing orang ini di Microsoft Word .

1. Klik menu File di bagian atas, pilih Save dari sidebar kiri, dan klik tombol Browse .

1. Navigasikan^(Navigate) ke desktop Anda, masukkan nama untuk spreadsheet Excel Anda , dan klik tombol Simpan^(Save) untuk menyimpan spreadsheet ke desktop Anda. Ini akan mempermudah pencarian spreadsheet Anda saat Anda menggunakannya di Microsoft Word .

1. Anda dapat menutup Microsoft Excel di komputer Anda.

Siapkan Dokumen Anda Di Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Anda harus menulis surat umum yang ingin Anda kirim ke setiap penerima^{(send to each of your recipients)} . Surat ini harus berisi informasi yang umum bagi semua penerima. Beberapa contoh termasuk menulis baris sapaan, menanyakan kabar mereka, membagikan pemikiran Anda, dan sebagainya.

Kosongkan bidang di mana Anda ingin informasi penerima Anda muncul. Anda akan menambahkannya nanti saat Anda memulai gabungan surat di Microsoft Word .

1. Luncurkan Microsoft Word dari Start Menu di komputer Anda.

1. Klik Beranda^(Home) di bilah sisi kiri dan pilih Dokumen kosong^{(Blank document )} dari panel sisi kanan. Anda dapat menggunakan template juga jika Anda mau.

1. Sebuah dokumen kosong akan terbuka. Tulis surat yang ingin Anda kirim ke penerima Anda.

1. Anda bebas menggunakan warna, pemformatan, gaya font, dan item lain apa pun yang Anda inginkan. Kami telah membuat surat sederhana berikut untuk dikirim ke penerima kami. Surat itu akan memiliki nama orang di bagian atas dan kota mereka di bagian bawah.

1. Biarkan dokumen tetap terbuka saat Anda akan melakukan penggabungan surat di bagian di bawah ini.

Buat Gabungan Surat Di Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word memungkinkan Anda membuat gabungan surat menggunakan panduan langkah demi langkah. Ini membuatnya sangat mudah bagi Anda untuk memilih surat yang ingin Anda gunakan, menambahkan penerima yang Anda butuhkan, dan mengubah konten surat secara dinamis.

1. Saat surat Anda masih terbuka di Word , klik tab Surat di bagian atas, pilih opsi ^(Mailings)Mulai Penggabungan Surat^{(Start Mail Merge)} , dan pilih Panduan Penggabungan Surat Langkah demi Langkah^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Sebuah panel baru akan muncul di sisi kanan layar Anda. Di bawah bagian pertama yang mengatakan Select document type , pilih Letters . Anda dapat memilih Pesan email^{(E-mail messages)} jika Anda ingin mengirim surat Anda melalui email.
   
   Kemudian klik Next: Memulai dokumen^{(Next: Starting document)} di bagian bawah untuk melanjutkan.

1. Pada layar berikut, Word akan menanyakan dokumen apa yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat. Klik opsi Gunakan dokumen saat ini^{(Use the current document)} untuk menggunakan surat Anda saat ini untuk tugas tersebut.
   
   Jika surat Anda ada di file Word lain , klik Mulai dari dokumen yang ada^{(Start from existing document)} untuk membuka file itu.
   
   Kemudian klik Berikutnya: Pilih penerima^{(Next: Select recipients)} di bagian bawah.

1. Di bawah bagian Pilih penerima^{(Select recipients)} , pilih Gunakan daftar yang ada^{(Use an existing list)} . Ini karena Anda telah membuat spreadsheet Excel yang berisi data penerima Anda.
   
   Anda dapat memilih opsi Ketik daftar baru^{(Type a new list)} jika Anda belum mengumpulkan data penerima.
   
   Kemudian klik Browse untuk mengimpor spreadsheet Excel Anda.

1. Arahkan^(Navigate) ke desktop Anda dan klik dua kali lembar bentang Excel yang Anda buat sebelumnya. Ini akan membuka spreadsheet di Microsoft Word .
2. Word akan menanyakan lembar mana yang ingin Anda gunakan dari spreadsheet Anda. Pilih lembar yang berisi data Anda, centang opsi Baris pertama data berisi header kolom^{(First row of data contains column headers)} , dan klik OK .

1. Word memungkinkan Anda memilih penerima yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat jika Anda tidak ingin menggunakan semua orang yang ada dalam daftar. Kotak^(Checkmark) centang untuk orang-orang yang ingin Anda sertakan dalam surat Anda.
   
   Anda dapat menggunakan opsi perbaiki di bawah daftar untuk mengurutkan dan memfilter penerima Anda. Penyortiran^(Sorting) memungkinkan Anda mengurutkan catatan dalam urutan menaik dan menurun. Pemfilteran^(Filtering) memungkinkan Anda membandingkan bidang dan memfilter bidang yang tidak Anda perlukan.
   
   Terakhir, klik OK di bagian bawah.

1. Klik Berikutnya: Tulis surat Anda^{(Next: Write your letter)} di bagian bawah.
2. Layar berikut memungkinkan Anda menggunakan bidang data dalam surat Anda. Untuk menggunakan ini, letakkan kursor di tempat Anda ingin menambahkan bidang data dalam surat dan klik item lainnya^{(More items )} di panel sisi kanan.

1. Pilih bidang data yang ingin Anda tambahkan dan klik Sisipkan^(Insert) di bagian bawah.

1. Anda akan ingin menambahkan semua bidang data Anda ke surat itu sehingga surat Anda memiliki semua informasi yang diperlukan di dalamnya. Kemudian klik Berikutnya: Pratinjau surat Anda^{(Next: Preview your letters)} .

1. Anda dapat melihat pratinjau huruf yang akan dihasilkan sebagai hasil dari gabungan surat Anda. Klik ikon panah kiri dan kanan untuk melihat huruf untuk setiap penerima Anda.
   
   Kemudian klik Berikutnya: Selesaikan penggabungan^{(Next: Complete the merge)} .

1. Anda sekarang dapat mengeklik Cetak^(Print) untuk mencetak surat-surat yang dipersonalisasi ini atau pilih Edit masing-masing huruf^{(Edit individual letters)} untuk mengedit surat-surat ini.

Gabungan surat^(Mail) memang merupakan fitur penghemat waktu yang hebat di Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu di Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Itu akan membantu jika Anda sudah menulis surat pribadi Anda dan Anda ingin menggabungkannya menjadi satu file.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Cara Menampilkan Jumlah Kata Di Microsoft Word

• Jadikan Tampilan dan Fungsi OpenOffice Writer Lebih Seperti Microsoft Word

• Cara Menghapus Halaman di Microsoft Word

• Bagaimana Menggambar di Microsoft Word

• Ubah Unit Pengukuran di Microsoft Word

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Cara Menghapus Daftar File yang Baru Dibuka di Word

• Cara Membuat Dokumen PDF di Microsoft Office

• Cara Memperbaiki Kesalahan Microsoft Office 25090

• Lihat Dokumen Word dalam Mode Layar Penuh

• Gunakan Spike untuk Memotong dan Menempel Beberapa Item Teks di Word

• Hasilkan Teks Acak atau Teks Lorem Ipsum di MS Word

• 9 Cara Membuka Dokumen Word Tanpa Word

• Cara Memperbaiki Kesalahan Bookmark Tidak Didefinisikan di Word

• Mengeja Angka dengan Cepat di Word dan Excel

• Penyegaran Visual Microsoft Office: 8 Hal yang Perlu Diketahui

• Google Documents vs Microsoft Word – Apa Perbedaannya?

• Apa saja font kursif terbaik di Microsoft Word?

• Cara Mendapatkan Microsoft Word Gratis

• Cara Mencetak pada Amplop di Microsoft Word