Saya baru-baru ini menulis artikel tentang cara menggunakan fungsi ringkasan di Excel untuk meringkas data dalam jumlah besar dengan mudah, tetapi artikel itu memperhitungkan semua data di lembar kerja. Bagaimana jika Anda hanya ingin melihat subset data dan meringkas subset data?

Di Excel , Anda dapat membuat filter pada kolom yang akan menyembunyikan baris yang tidak cocok dengan filter Anda. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fungsi khusus di Excel untuk meringkas data hanya dengan menggunakan data yang difilter.

Dalam artikel ini, saya akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk membuat filter di Excel dan juga menggunakan fungsi bawaan untuk meringkas data yang difilter tersebut.

Buat Filter Sederhana di Excel

Di Excel , Anda dapat membuat filter sederhana dan filter kompleks. Mari kita mulai dengan filter sederhana. Saat bekerja dengan filter, Anda harus selalu memiliki satu baris di bagian atas yang digunakan untuk label. Ini bukan persyaratan untuk memiliki baris ini, tetapi itu membuat bekerja dengan filter sedikit lebih mudah.

Di atas, saya memiliki beberapa data palsu dan saya ingin membuat filter pada kolom Kota^(City) . Di Excel , ini sangat mudah dilakukan. Silakan dan klik pada tab Data di pita dan kemudian klik tombol Filter . Anda juga tidak perlu memilih data pada lembar atau mengklik^{(sheet or click)} baris pertama.

Ketika Anda mengklik Filter , setiap kolom di baris pertama akan secara otomatis memiliki tombol dropdown kecil yang ditambahkan di bagian paling kanan.

Sekarang lanjutkan dan klik panah tarik-turun di kolom Kota^{(City column)} . Anda akan melihat beberapa opsi berbeda, yang akan saya jelaskan di bawah.

Di bagian atas, Anda dapat dengan cepat mengurutkan semua baris menurut nilai di kolom Kota^{(City column)} . Perhatikan bahwa saat Anda mengurutkan data, seluruh baris akan dipindahkan, bukan hanya nilai di kolom Kota^{(City column)} . Ini akan memastikan bahwa data Anda tetap utuh seperti sebelumnya.

Juga, merupakan ide yang baik untuk menambahkan kolom di bagian paling depan yang disebut ID dan^{(ID and number)} memberi nomor dari satu ke berapa banyak baris yang Anda miliki di lembar kerja Anda. Dengan cara ini, Anda selalu dapat mengurutkan berdasarkan kolom ID^{(ID column)} dan mendapatkan kembali data Anda dalam urutan yang sama seperti semula, jika itu penting bagi Anda.

Seperti yang Anda lihat, semua data dalam spreadsheet sekarang diurutkan berdasarkan nilai di kolom Kota^{(City column)} . Sejauh ini, tidak ada baris yang disembunyikan. Sekarang mari kita lihat kotak centang di bagian bawah dialog filter^{(filter dialog)} . Dalam contoh saya, saya hanya memiliki tiga nilai unik di kolom Kota^{(City column)} dan ketiganya muncul dalam daftar.

Saya pergi ke depan dan tidak mencentang dua kota dan membiarkan satu dicentang. Sekarang saya hanya memiliki 8 baris data yang ditampilkan dan sisanya disembunyikan. Anda dapat dengan mudah mengetahui bahwa Anda sedang melihat data yang difilter jika Anda memeriksa nomor baris di paling kiri. Bergantung pada berapa banyak baris yang disembunyikan, Anda akan melihat beberapa garis horizontal tambahan dan warna angkanya akan menjadi biru.

Sekarang katakanlah saya ingin memfilter pada kolom kedua untuk lebih mengurangi jumlah hasil. Di kolom C, saya memiliki jumlah anggota di setiap keluarga dan saya hanya ingin melihat hasilnya untuk keluarga dengan lebih dari dua anggota.

Silakan dan klik panah dropdown di Kolom C^{(Column C)} dan Anda akan melihat kotak centang yang sama untuk setiap nilai unik di kolom. Namun, dalam kasus ini, kami ingin mengklik Filter Angka^{(Number Filters)} dan kemudian mengklik Lebih Besar Dari^{( Greater Than)} . Seperti yang Anda lihat, ada banyak opsi lain juga.

Dialog baru akan muncul dan di sini Anda dapat mengetikkan nilai untuk filter. Anda juga dapat menambahkan lebih dari satu kriteria dengan fungsi AND atau OR^{(AND or OR function)} . Anda bisa mengatakan Anda ingin baris di mana nilainya lebih besar dari 2 dan tidak sama dengan 5, misalnya.

Sekarang saya hanya memiliki 5 baris data: hanya keluarga dari New Orleans dan dengan 3 anggota atau lebih. Cukup mudah^(Easy) ? Perhatikan bahwa Anda dapat dengan mudah menghapus filter pada kolom dengan mengklik dropdown dan kemudian mengklik link Clear Filter From “Column Name” .

Jadi itu saja untuk filter sederhana di Excel . Mereka sangat mudah digunakan dan hasilnya cukup jelas. Sekarang mari kita lihat filter kompleks menggunakan dialog Filter lanjutan .^(Advanced)

Buat Filter Tingkat Lanjut di Excel

Jika Anda ingin membuat filter lanjutan, Anda harus menggunakan dialog Filter ^{(filter dialog)}lanjutan^(Advanced) . Misalnya, katakanlah saya ingin melihat semua keluarga yang tinggal di New Orleans dengan lebih dari 2 anggota dalam keluarga mereka ATAU^(OR) semua keluarga di Clarksville dengan lebih dari 3 anggota dalam keluarga DAN^(AND) hanya keluarga dengan alamat email akhiran .EDU . Sekarang Anda tidak dapat melakukannya dengan filter sederhana.

Untuk melakukan ini, kita perlu mengatur lembar Excel^{(Excel sheet)} sedikit berbeda. Silakan dan masukkan beberapa baris di atas kumpulan data Anda dan salin label heading tepat ke baris pertama seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Sekarang inilah cara kerja filter lanjutan. Anda harus terlebih dahulu mengetik kriteria Anda ke dalam kolom di bagian atas dan kemudian klik tombol Lanjutan^(Advanced) di bawah Sortir & Filter^{( Sort & Filter)} pada tab Data .

Jadi apa sebenarnya yang bisa kita ketik ke dalam sel-sel itu? Oke, jadi mari kita mulai dengan contoh kita. Kami hanya ingin melihat data dari New Orleans atau Clarksville^{(New Orleans or Clarksville)} , jadi mari kita ketikkan ke dalam sel E2 dan E3^{(E2 and E3)} .

Saat Anda mengetik nilai pada baris yang berbeda, itu berarti ATAU. Sekarang kami ingin keluarga New Orleans dengan lebih dari dua anggota dan keluarga Clarksville dengan lebih dari 3 anggota. Untuk melakukannya, ketik >2 di C2 dan >3 di C3.

Karena >2 dan New Orleans berada di baris yang sama, ini akan menjadi operator AND^{(AND operator)} . Hal yang sama berlaku untuk baris 3^{(row 3)} di atas. Akhirnya, kami hanya ingin keluarga dengan alamat email akhiran .EDU. Untuk melakukannya, cukup ketik *.edu ke dalam D2 dan D3^{(D2 and D3)} . Simbol * berarti sejumlah karakter.

Setelah Anda melakukannya, klik di mana saja di dataset Anda dan kemudian klik tombol Advanced . Bidang Daftar Rang^{(List Rang)} e akan secara otomatis mengetahui kumpulan data Anda sejak Anda mengekliknya sebelum mengeklik tombol Lanjutan^{(Advanced button)} . Sekarang klik tombol kecil kecil di sebelah kanan tombol rentang Kriteria^{(Criteria range)} .

Pilih semuanya^{(Select everything)} dari A1 hingga E3 lalu klik tombol yang sama lagi untuk kembali ke dialog Filter Lanjutan^{(Advanced Filter dialog)} . Klik OK^{(Click OK)} dan data Anda sekarang harus difilter!

Seperti yang Anda lihat, sekarang saya hanya memiliki 3 hasil yang cocok dengan semua kriteria tersebut. Perhatikan bahwa label untuk rentang kriteria harus sama persis dengan label untuk kumpulan data agar ini berfungsi.

Anda jelas dapat membuat kueri yang jauh lebih rumit menggunakan metode ini, jadi bermain-mainlah dengannya untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Akhirnya, mari kita bicara tentang menerapkan fungsi penjumlahan ke data yang difilter.

Meringkas Data yang Difilter

Sekarang katakanlah saya ingin menjumlahkan jumlah anggota keluarga pada data yang difilter, bagaimana cara melakukannya? Nah, mari kita bersihkan filter kita dengan mengklik tombol Clear di pita. Jangan khawatir, sangat mudah untuk menerapkan filter lanjutan lagi hanya dengan mengklik tombol Lanjutan^{(Advanced button)} dan mengklik OK lagi.

Di bagian bawah kumpulan data kita, mari tambahkan sel yang disebut Total dan kemudian tambahkan fungsi penjumlahan untuk menjumlahkan total anggota keluarga. Dalam contoh saya, saya baru saja mengetik =SUM(C7:C31) .

Jadi jika saya melihat semua keluarga, saya memiliki total 78 anggota. Sekarang mari kita lanjutkan dan terapkan kembali filter Lanjutan^{(Advanced filter)} kita dan lihat apa yang terjadi.

Ups! Alih-alih menunjukkan angka yang benar, 11, saya masih melihat totalnya adalah 78! Mengapa demikian? Nah, fungsi SUM^{(SUM function)} tidak mengabaikan baris yang tersembunyi, sehingga masih melakukan perhitungan menggunakan semua baris. Untungnya, ada beberapa fungsi yang dapat Anda gunakan untuk mengabaikan baris tersembunyi.

Yang pertama adalah SUBTOTAL . Sebelum kami menggunakan salah satu dari fungsi khusus ini, Anda akan ingin menghapus filter Anda dan kemudian mengetikkan fungsi tersebut.

Setelah filter dibersihkan, lanjutkan dan ketik =SUBTOTAL( dan Anda akan melihat kotak dropdown muncul dengan banyak opsi. Dengan menggunakan fungsi ini, pertama-tama Anda memilih jenis fungsi penjumlahan^{(summation function)} yang ingin Anda gunakan menggunakan angka.

Dalam contoh kami, saya ingin menggunakan SUM , jadi saya akan mengetikkan angka 9^{(number 9)} atau cukup klik dari dropdown. Kemudian ketik koma dan pilih rentang sel.

Saat Anda menekan enter, Anda akan melihat nilai 78 sama seperti sebelumnya. Namun, jika sekarang Anda menerapkan filter lagi, kita akan melihat 11!

Bagus sekali! Itulah yang kami inginkan. Sekarang Anda dapat menyesuaikan filter dan nilainya akan selalu mencerminkan hanya baris yang sedang ditampilkan.

Fungsi kedua yang bekerja hampir sama persis dengan fungsi SUBTOTAL^{(SUBTOTAL function)} adalah AGGREGATE . Satu-satunya perbedaan adalah bahwa ada parameter lain dalam fungsi AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} di mana Anda harus menentukan bahwa Anda ingin mengabaikan baris tersembunyi.

Parameter pertama adalah fungsi penjumlahan^{(summation function)} yang ingin Anda gunakan dan seperti halnya SUBTOTAL , 9 mewakili fungsi SUM^{(SUM function)} . Opsi kedua adalah di mana Anda harus mengetik 5 untuk mengabaikan baris tersembunyi. Parameter terakhir adalah sama dan merupakan rentang sel.

Anda juga dapat membaca artikel saya tentang fungsi ringkasan untuk mempelajari cara menggunakan fungsi AGGREGATE^{(AGGREGATE function)}  dan fungsi lainnya seperti MODE , MEDIAN , AVERAGE , dll. secara lebih rinci.

Semoga artikel ini memberi Anda titik awal^{(starting point)} yang baik untuk membuat dan menggunakan filter di Excel . Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk mengirim komentar. Menikmati!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Memetakan Data Excel Anda

• Gunakan Fungsi "Sisipkan Data Dari Gambar" Baru di Excel Mobile

• Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkas Data di Excel

• Gunakan Excel sebagai Alat untuk Menyalin Data dari Web

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Cara Create Labels di Word dari Excel Spreadsheet

• 40 Pintasan Keyboard Microsoft Excel Terbaik

• Cara Mengurangi Tanggal di Excel

• Cara Memisahkan Nama Depan dan Belakang di Excel

• Masukkan Lembar Kerja Excel ke dalam Word Doc

• Cara Membuat Distribution List di Outlook

• Format Sel menggunakan Pemformatan Bersyarat di Excel

• Cara Membuat Histogram di Excel

• Cara Membuat Drop Down List di Excel

• Cara Menggunakan COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS di Excel

• Gunakan Excel untuk Mengetahui Suku Bunga Efektif dari Suku Bunga Nominal

• Bagaimana Membandingkan Dua File Excel dan Menyoroti Perbedaannya

• Migrasi Data dari MS Access ke Database SQL Server

• Tutorial Dasar Microsoft Excel – Mempelajari Cara Menggunakan Excel

• Cara menggunakan grafik mini di Excel