Jika Anda sering menggunakan Excel , Anda mungkin mengalami situasi di mana Anda memiliki nama dalam satu sel dan Anda perlu memisahkan nama tersebut ke dalam sel yang berbeda. Ini adalah masalah yang sangat umum di Excel dan Anda mungkin dapat melakukan pencarian Google dan mengunduh^{(Google search and download)} 100 makro berbeda yang ditulis oleh berbagai orang untuk melakukannya untuk Anda.

Namun, dalam posting ini, saya akan menunjukkan cara menyiapkan formula sehingga Anda dapat melakukannya sendiri dan benar-benar memahami apa yang sedang terjadi. Jika Anda sering menggunakan Excel, mungkin ada baiknya untuk mempelajari beberapa fungsi yang lebih canggih sehingga Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih menarik dengan data Anda.

Jika Anda tidak menyukai rumus dan menginginkan solusi yang lebih cepat^{(quicker solution)} , gulir ke bawah ke bagian Teks ke Kolom^{(Text to Columns)} , yang mengajarkan cara menggunakan fitur Excel^{(Excel feature)} untuk melakukan hal yang sama. Selain itu, fitur teks ke kolom juga lebih baik digunakan jika Anda memiliki lebih dari dua item dalam sel yang perlu Anda pisahkan. Misalnya, jika satu kolom memiliki 6 bidang digabungkan bersama, maka menggunakan rumus di bawah^{(formulas below)} ini akan menjadi sangat berantakan dan rumit.

Pisahkan Nama di Excel

Untuk memulai, mari kita lihat bagaimana nama biasanya disimpan dalam spreadsheet Excel^{(Excel spreadsheet)} . Dua cara paling umum yang saya lihat adalah nama depan ^(firstname) nama belakang^(lastname) hanya dengan spasi dan nama belakang^(lastname) , nama depan^(firstname) dengan koma yang memisahkan keduanya. Setiap kali saya melihat inisial tengah, biasanya nama depan midinisial ^(firstname) nama ^(midinitial) belakang^(lastname) seperti di bawah ini :

Menggunakan beberapa rumus sederhana dan menggabungkan beberapa di antaranya, Anda dapat dengan mudah memisahkan nama depan, nama belakang, dan inisial tengah ke dalam sel terpisah di Excel . Mari kita mulai dengan mengekstrak bagian pertama dari nama tersebut. Dalam kasus saya, kita akan menggunakan dua fungsi: left dan search^{(left and search)} . Secara logis inilah yang perlu kita lakukan:

Cari^(Search) teks dalam sel untuk spasi atau koma^{(space or comma)} , temukan posisinya dan kemudian keluarkan semua huruf di sebelah kiri posisi itu.

Berikut adalah rumus sederhana yang menyelesaikan pekerjaan dengan benar: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , di mana NN adalah sel yang menyimpan nama di dalamnya. -1 ada untuk menghapus spasi atau koma^{(space or comma)} ekstra di akhir string.

Seperti yang Anda lihat, kita mulai dengan fungsi kiri^{(left function)} , yang mengambil dua argumen: string dan jumlah karakter yang ingin Anda ambil mulai dari awal string. Dalam kasus pertama, kami mencari spasi dengan menggunakan tanda kutip ganda dan menempatkan spasi di antaranya. Dalam kasus kedua, kami mencari koma alih-alih spasi. Jadi apa hasil untuk 3 skenario yang saya sebutkan?

Kami mendapat nama depan dari baris 3^{(row 3)} , nama belakang dari baris 5^{(row 5)} dan nama depan dari baris 7^{(row 7)} . Besar! Jadi tergantung pada bagaimana data Anda disimpan, Anda sekarang telah mengekstrak nama depan atau nama belakang. Sekarang untuk bagian selanjutnya. Inilah yang perlu kita lakukan secara logis sekarang:

– Cari^(Search) teks dalam sel untuk spasi atau koma^{(space or comma)} , temukan posisi dan kemudian kurangi posisi dari total panjang string. Berikut adalah apa rumusnya akan terlihat seperti:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Jadi sekarang kita menggunakan fungsi yang tepat. Ini juga membutuhkan dua argumen: string dan jumlah karakter yang ingin Anda ambil mulai dari ujung string ke kiri. Jadi kita ingin panjang string dikurangi posisi spasi atau koma^{(space or comma)} . Itu akan memberi kita segalanya di sebelah kanan spasi atau koma^{(space or comma)} pertama .

Hebat^(Great) , sekarang kita memiliki bagian kedua dari nama itu! Dalam dua kasus pertama, Anda cukup banyak selesai, tetapi jika ada inisial tengah dalam nama, Anda dapat melihat bahwa hasilnya masih menyertakan nama belakang dengan inisial tengah. Jadi bagaimana kita hanya mendapatkan nama belakang dan menghilangkan inisial tengah? Mudah! Jalankan saja^(Just) rumus yang sama lagi yang kita gunakan untuk mendapatkan bagian kedua dari nama tersebut.

Jadi kita hanya melakukan hal lain yang benar dan kali ini menerapkan rumus pada gabungan sel^{(name cell)} inisial dan nama belakang . Ini akan menemukan spasi setelah inisial tengah dan kemudian mengambil panjang dikurangi posisi jumlah spasi^{(space number)} karakter dari akhir string.

Jadi begitulah! Anda sekarang telah membagi nama depan dan nama belakang menjadi kolom terpisah menggunakan beberapa rumus sederhana di Excel ! Jelas, tidak semua orang akan memformat teks mereka dengan cara ini, tetapi Anda dapat dengan mudah mengeditnya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Teks ke Kolom

Ada juga cara mudah lain untuk memisahkan teks gabungan menjadi kolom terpisah di Excel . Ini adalah fitur yang disebut Teks ke Kolom^{( Text to Columns)} dan berfungsi dengan sangat baik. Ini juga jauh lebih efisien jika Anda memiliki kolom yang memiliki lebih dari dua bagian data.

Sebagai contoh, di bawah ini saya memiliki beberapa data dimana satu baris^{(one row)} memiliki 4 buah data dan baris lainnya memiliki 5 buah data. Saya ingin membaginya menjadi 4 kolom dan 5 kolom, masing-masing. Seperti yang Anda lihat, mencoba menggunakan rumus di atas akan menjadi tidak praktis.

Di Excel , pertama-tama pilih kolom yang ingin Anda pisahkan. Kemudian, lanjutkan dan klik pada tab Data dan kemudian klik Teks ke Kolom^{( Text to Columns)} .

Ini akan memunculkan wizard Text to Columns^{(Columns wizard)} . Pada langkah 1^{(step 1)} , Anda memilih apakah bidang dibatasi atau lebar tetap. Dalam kasus kami, kami akan memilih Delimited .

Pada layar berikutnya, Anda akan memilih pembatas. Anda dapat memilih dari tab, titik koma, koma, spasi, atau mengetik yang khusus^{(custom one)} .

Terakhir, Anda memilih format data untuk kolom. Biasanya, General akan bekerja dengan baik untuk sebagian besar jenis data. Jika Anda memiliki sesuatu yang spesifik seperti tanggal, maka pilih format itu.

Klik Selesai^(Finish) dan perhatikan bagaimana data Anda secara ajaib dipisahkan menjadi beberapa kolom. Seperti yang Anda lihat, satu baris berubah menjadi lima kolom dan yang lainnya menjadi empat kolom. Fitur Text to Columns^{(Columns feature)} sangat kuat dan dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.

Jika Anda mengalami masalah dalam memisahkan nama yang tidak dalam format yang saya miliki di atas, kirimkan komentar dengan data Anda dan saya akan mencoba membantu. Menikmati!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, you have probably run across a situation where уou have a name in a singlе cell and you need to sеparate the name into different cells. This is a very common іssue in Exсel and you can probably do а Google seаrch and download 100 different macros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Cara Membuat Histogram di Excel

• Cara aman Password Protect A Excel File

• Cara Membuat Flowchart di Word and Excel

• Cara Create Labels di Word dari Excel Spreadsheet

• Cara Group Worksheets di Excel

• Bagaimana Membandingkan Dua File Excel dan Menyoroti Perbedaannya

• Cara Menggunakan Fungsi YEARFRAC di Excel

• Cara Membuat Daftar Periksa di Excel

• Cara Membuat Greeting Card dengan MS Word

• Bagaimana Memahami Analisis Bagaimana-Jika Di Microsoft Excel

• Bagaimana Menambahkan dan Mencetak Gambar Latar Belakang Excel

• Cara Mengurangi Tanggal di Excel

• Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkas Data di Excel

• Gunakan Excel sebagai Alat untuk Menyalin Data dari Web

• Cara Menggunakan VLOOKUP di Excel

• Cara Membuat Grafik atau Bagan Sederhana di Excel

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel

• Panduan Untuk Semua Ekstensi File Excel & Apa Artinya

• Cara Mengubah Background di Microsoft Teams