Jika Anda akan pergi berlibur dan Anda tidak akan dapat membalas email Anda, ada baiknya untuk mengatur balasan 'tidak di kantor' di Outlook di komputer Anda. Dengan cara ini, siapa pun yang mengirimi Anda email akan menerima respons otomatis yang memberi tahu mereka tentang ketidakhadiran Anda di kantor.

Outlook memungkinkan Anda membuat balasan khusus untuk dikirim secara otomatis ke siapa saja yang mengirimi Anda email. Anda juga dapat menentukan periode tanggal khusus^{(custom date period)} di mana aplikasi harus menangani email Anda untuk Anda.

Atur Balasan Outlook Di Luar Kantor Untuk Akun Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Jika Anda berada di lingkungan bisnis^{(business environment)} dan perusahaan atau organisasi Anda menggunakan Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , Anda memiliki cara yang sangat mudah untuk mengatur balasan di luar kantor di Outlook untuk akun email^{(email account)} Anda .

• Luncurkan aplikasi Outlook di komputer Anda.
• Klik pada tab yang bertuliskan File di bagian atas dan Anda akan melihat berbagai opsi. Klik^(Click) opsi yang bertuliskan Balasan Otomatis (Di Luar Kantor)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Jika Anda tidak melihat opsi ini, lewati ke bagian berikutnya untuk mempelajari cara melakukan tugas tersebut.

• Sebuah kotak akan muncul di layar Anda yang memungkinkan Anda memasukkan informasi di berbagai bidang. Untuk mengirim balasan kustom otomatis, Anda harus mengisi kolom sebagai berikut.
  
  Aktifkan kotak yang bertuliskan Kirim balasan otomatis^{(Send automatic replies)} di bagian atas.
  
  Centang kotak Hanya kirim selama rentang waktu ini^{(Only send during this time range)} . Kemudian pilih tanggal dari dan ke saat Anda tidak dapat membalas email Anda.
  
  Jika Anda ingin balasan Anda hanya dikirim ke mereka yang ada di organisasi Anda, klik tab Inside My Organization . Jika tidak, klik tab lain yang bertuliskan Di Luar Organisasi Saya^{(Outside My Organization)} .
  
  Ketik respons yang ingin Anda kirim secara otomatis di kotak yang diberikan di layar Anda. Anda juga dapat menggunakan alat pemformatan untuk memformat dan mengubah gaya teks Anda.
  
  Setelah selesai, klik OK untuk menyimpan perubahan.

Outlook sekarang akan otomatis mengirim pesan kustom^{(custom message)} Anda yang telah ditentukan sebelumnya kepada siapa pun yang mengirimi Anda email selama periode tanggal yang^{(date period)} Anda tentukan .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Sebagian besar pengguna umum di luar sana menggunakan akun IMAP atau POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} di Outlook mereka. Ini biasanya termasuk menggunakan Hotmail , Gmail , dan akun email lainnya dengan aplikasi Outlook^{(Outlook app)} . Jika Anda salah satu dari pengguna ini, Anda harus membuat aturan untuk mengirim balasan otomatis karena metode di atas tidak akan berhasil untuk Anda.

Untungnya, membuat pesan khusus^{(custom message)} dan aturan untuk mengotomatiskan pengiriman balasan tidak terlalu sulit di Outlook .

Buat Template Balasan Otomatis^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Buka Outlook di komputer Anda dan klik opsi Email Baru^{(New Email)} di bagian atas.

• Jendela penulisan email^{(email compose window)} biasa akan terbuka. Di sini, Anda perlu mengetikkan email yang Anda inginkan agar dikirim oleh Outlook secara otomatis. Cukup ketik^{(Just type)} di badan email yang biasanya menyertakan menyebutkan berapa lama Anda tidak akan tersedia dan kapan Anda akan kembali.

• Klik pada tab File di bagian atas dan pilih Save As .

• Masukkan nama untuk templat balasan di luar kantor^{(office reply template)} Anda dan pilih Templat Outlook^{(Outlook Template)} dari menu tarik-turun Simpan sebagai tipe^{(Save as type)} . Kemudian klik Simpan^(Save) .

• Tutup jendela penulisan email dan pilih ^{(email compose window and select)} Tidak^(No) ketika ditanya apakah Anda ingin menyimpan perubahan.

Siapkan Aturan Balasan Otomatis^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Klik pada tab Beranda^(Home) , pilih Aturan^(Rules) , dan pilih Kelola Aturan & Lansiran^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Di tab Aturan Email , klik ^{(Email Rules)}Aturan Baru^{(New Rule)} untuk membuat aturan baru.

• Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima^{(Apply rule on messages I receive)} dan tekan Berikutnya^(Next) .

• Pilih yang diterima dalam kondisi rentang tanggal tertentu ^{(received in a specific date span)} dan klik^{(condition and click)} tautannya di kotak putih besar.
  
  Centang kotak Setelah^(After) dan Sebelum^(Before) dan tentukan rentang tanggal^{(date range)} di mana Anda tidak akan dapat membalas email Anda. Kemudian tekan OK diikuti oleh Next .

• Centang balasan menggunakan template tertentu^{(reply using a specific template)} dan klik tautannya.

• Pilih template email yang^{(email template)} Anda buat sebelumnya, klik Open , lalu tekan Next .

• Secara opsional, terapkan pengecualian apa pun jika Anda mau dan klik Berikutnya^(Next) .

• Masukkan nama untuk aturan Anda dan klik ^{(rule and click)}Selesai^(Finish) .

Mengatur Balasan Di Luar Kantor Pada Versi Web Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Banyak pengguna membuang aplikasi desktop^{(desktop apps)} mereka dan menggantinya dengan rekan web mereka. Jika Anda sudah melakukannya dan menggunakan versi web Outlook^{(use the Outlook web version)} untuk email Anda, Anda juga bisa mengatur balasan di luar kantor^{(office reply)} di Outlook untuk web.

Yang ini lebih mudah dilakukan daripada metode lain yang dibahas di atas.

• Buka situs web Outlook dan masuk ke akun Anda jika Anda belum melakukannya.
• Setelah Anda melihat kotak masuk Anda, klik ikon pengaturan di sudut kanan atas dan kemudian pilih Lihat semua pengaturan Outlook^{(View all Outlook settings)} di bagian bawah. Ini akan membuka menu pengaturan.

• Anda akan melihat beberapa pengaturan yang dapat dikonfigurasi untuk akun Outlook^{(Outlook account)} Anda . Anda ingin menemukan opsi yang mengatakan Balasan otomatis^{(Automatic replies)} dan klik di atasnya.

• Beberapa opsi baru akan muncul di panel^{(side pane)} sebelah kanan .
  
  Pertama^(First) -tama, aktifkan opsi yang mengatakan Aktifkan balasan otomatis^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Centang kotak Kirim balasan hanya selama periode waktu^{(Send replies only during a time period)} . Tentukan rentang tanggal di kotak Waktu mulai^{(Start time)} dan Waktu berakhir^{(End time)} . Ini adalah saat aplikasi akan mengirimkan balasan otomatis Anda.
  
  Anda kemudian dapat memasukkan balasan khusus^{(custom reply)} yang akan otomatis dikirim ke orang yang mengirim email kepada Anda. Jangan ragu untuk menggunakan opsi pemformatan yang tersedia.
  
  Secara opsional, aktifkan Kirim balasan hanya ke kontak^{(Send replies only to contacts)} jika Anda hanya ingin membalas otomatis ke kontak Anda.
  
  Terakhir, klik Simpan^(Save)di bagian bawah untuk menyimpan perubahan Anda.

• Jika Anda ingin mematikan balasan otomatis, cukup hapus centang pada opsi Balasan otomatis aktif^{(Automatic replies on )} .

Sungguh luar biasa bisa mengatur balasan di luar kantor^{(office reply)} di Outlook . Beri tahu kami jika Anda menggunakannya dan seperti apa pesan balasan otomatis Anda di komentar di bawah.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacatіon and you’rе not going to be aνailable to rеply tо your emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your сomputer. Τhis way, anyone who sendѕ you an email will receiνe an automatіc reѕponse letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Cara Membuat Distribution List di Outlook

• Cara Forward Outlook Emails ke Gmail

• Cara Membuat Pintasan Microsoft Outlook untuk Email dan Tugas

• Cari Email Outlook berdasarkan Pengirim, Tanggal, Kata Kunci, Ukuran, dan Lainnya

• Secara Otomatis Memindahkan Email ke Folder di Outlook menggunakan Aturan

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Cara Menggunakan Mail Merge di Word ke Create Letters, Labels, dan Amplop

• Cara Mengubah Background di Microsoft Teams

• 12 Tip dan Trik Microsoft Word yang Berguna

• Ultimate Guide untuk Memperbaiki Rusak atau Corrupt Word File

• Ekspor Kontak dari Outlook, Outlook Express, dan Windows Live Mail

• Cara Menambahkan Headers and Footers di PowerPoint

• Cara Melampirkan Item Outlook Lain (Email, Kontak, Tugas, atau Item Kalender) ke Email

• 4 Ways untuk menjalankan Microsoft Teams Poll selama pertemuan

• Cara Menambahkan Music untuk Presentasi PowerPoint

• 15 PowerPoint Tips & Tricks untuk meningkatkan presentasi Anda

• Cara Automatically Backup sebuah Word Document untuk onedrive

• Cara Membuat Drop Down List di Excel

• Cara Menambahkan Narasi Audio Ke Presentasi Powerpoint

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel