Salah satu dari banyak fitur ramah perusahaan baru di Windows 8.1 bernama Work Folders . Folder? Kerja? Kedengarannya membosankan, bukan? Tapi, bagi sebagian orang fitur ini akan sangat berguna. Terutama untuk orang-orang yang memiliki banyak perangkat dan perlu bekerja juga di PC dan perangkat pribadi mereka. Berikut cara menyiapkan Folder Kerja^{(Work Folders)} di sisi klien^{(client side)} dan cara menggunakannya untuk melakukan pekerjaan Anda dan menyinkronkannya dengan server perusahaan Anda.

Apa itu Folder Kerja?

Folder Kerja^{(Work Folders)} memungkinkan pengguna untuk menyinkronkan folder dan kontennya, dari jaringan perusahaan ke perangkat pribadi mereka. File yang dibuat secara lokal akan disinkronkan kembali ke server file^{(file server)} di lingkungan perusahaan. Dengan Folder Kerja^{(Work Folders)} , pengguna dapat menyimpan salinan lokal file kerja mereka di perangkat pribadi mereka, dengan sinkronisasi otomatis ke pusat data perusahaan.

Kedengarannya rumit? Mari kita ambil contoh bagaimana seorang pekerja informasi^{(information worker)} , Julian , dapat menggunakan Folder Kerja^{(Work Folders)} untuk memisahkan data pekerjaannya dari data pribadinya, sambil memiliki kemampuan untuk bekerja dari perangkat apa pun:

Saat Julian menyimpan dokumen di komputer kerjanya^{(work computer)} di direktori Work Folders , dokumen tersebut disinkronkan ke server file yang^{(file server)} dikendalikan oleh departemen TI^{(IT department)} perusahaannya. Ketika Julian kembali ke rumah, dia dapat mengambil Surface 2 -nya , tempat dokumen telah disinkronkan, karena sebelumnya dia telah menyiapkan Folder Kerja^{(Work Folders)} di perangkat itu, dan pergi ke kedai kopi^{(coffee shop)} . Dia dapat mengerjakan dokumen secara offline^{(document offline)} , dan ketika dia kembali ke rumah dan koneksi Internet^{(Internet connection)} tersedia lagi, dokumen tersebut disinkronkan kembali dengan server file^{(file server)}dan semua perubahan tersedia untuknya keesokan harinya ketika dia kembali ke kantor, di komputer kerjanya^{(work computer)} . Kedengarannya bagus bukan?

Cara Mengatur Folder Kerja^{(Work Folders)} di Windows 8.1

Saya berasumsi bahwa Anda memiliki akun perusahaan yang^{(company account)} dibuat oleh administrator TI^{(IT administrator)} . Jika Anda melakukannya dan Anda mengetahui detailnya, buka Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Klik atau ketuk Atur Folder Kerja^{(Set up Work Folders)} . Anda diminta untuk memberikan alamat email^{(email address)} dan kredensial ke domain perusahaan^{(company domain)} , jika komputer Anda belum bergabung (seperti halnya dengan perangkat pribadi).

Masukkan ^(Enter)alamat email kantor Anda dan klik^{(work email address and click)} atau ketuk Berikutnya^(Next) .

Jendela Keamanan Windows^{(Windows Security window)} ditampilkan. Anda diminta untuk memasukkan nama pengguna dan kata sandi^{(username and password)} yang digunakan pada jaringan perusahaan Anda. Lakukan dan klik atau ketuk OK .

Kemudian, Anda diminta untuk mengonfirmasi lokasi folder kerja Anda. Jika Anda tidak puas dengan folder default^{(default folder)} dan ingin menggunakan folder lain, klik atau ketuk ^{(click or tap)} Ubah^(Change) .

Jika Anda mengklik tombol Ubah^(Change) , kotak dialog^{(dialog box)} ditampilkan, meminta Anda untuk memilih folder baru. Jelajahi komputer Anda dan pilih folder baru yang ingin Anda gunakan. Kemudian, klik atau ketuk tombol Pilih Folder^{(Select Folder)} .

Setelah selesai, klik atau ketuk Berikutnya^(Next) di jendela Konfirmasi Lokasi Folder Kerja^{(Confirm Work Folders location)} .

Kemudian, Anda akan ditanya apakah Anda setuju dengan kebijakan keamanan perusahaan Anda untuk Work Folders . Untuk membantu melindungi file kerja Anda, perusahaan Anda dapat mengenkripsi folder kerja Anda, meminta kata sandi untuk masuk ke PC Anda dan secara otomatis mengunci layar Anda, dan menghapus semua file di Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda , jika PC hilang.

Centang kotak yang bertuliskan "Saya menerima kebijakan ini di PC saya"^{("I accept these policies on my PC")} , lalu klik atau ketuk Atur Folder Kerja^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 menghabiskan beberapa waktu untuk mengatur segalanya. Tunggu^(Wait) hingga proses selesai.

Setelah selesai, Anda akan diberitahu bahwa Work Folders telah mulai disinkronkan dengan PC Anda. Klik^(Click) atau ketuk tombol Tutup^(Close) .

Folder Kerja^{(Work Folders)} sekarang dikonfigurasi pada PC Anda. Setelah Anda mengklik atau mengetuk Tutup^(Close) , Anda akan dibawa ke panel kontrol Folder Kerja .^{(Work Folders)}

Mengelola Folder Kerja dari Panel Kontrol^{(Control Panel)}

Setelah Anda menyiapkan Work Folders saat Anda membuka Control Panel -> System and Security -> Work Folders , Anda mendapatkan akses ke semua fitur dan opsi manajemennya.

Anda dapat melihat berapa banyak ruang yang tersedia di server, kapan sinkronisasi terakhir dilakukan, dan Anda dapat memulai sinkronisasi manual.

Untuk mengaktifkan sinkronisasi file melalui koneksi terukur, centang kotak " ^{(check box)}Sinkronkan file melalui koneksi terukur"^{("Sync files over metered connections")} . Jika Anda juga ingin menyinkronkan file saat roaming, centang kotak "Sinkronkan bahkan saat saya roaming"^{("Sync even when I'm roaming")} , seperti pada gambar di bawah.

Jika Anda mengalami masalah, Anda dapat meminta bantuan dari administrator TI^{(IT administrator)} Anda dengan mengeklik tautan "Dukungan teknis email"^{("Email tech support")} . Ini akan membuka klien email default Anda dan Anda dapat menggunakannya untuk mengirim pesan Anda.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Windows 8.1 Mengatakan Bahwa "Ada masalah saat menemukan server Work Folders Anda"^(Folders)

Saat menyiapkan Work Folders , Anda mungkin mengalami kesalahan berikut: "Ada masalah saat menemukan server Work Folders Anda".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Jika itu yang terjadi pada Anda, klik atau ketuk ^{(click or tap)} Masukkan URL Folder Kerja^{(Enter a Work Folders URL)} di jendela Masukkan email kerja^{(Enter work email)} .

Kemudian, masukkan URL Folder Kerja^{(Work Folders URL)} yang disediakan oleh administrator TI^{(IT administrator)} perusahaan Anda dan klik^{(company and click)} atau ketuk Berikutnya^(Next) .

Dari sini dan seterusnya Anda diminta untuk memberikan email dan kata sandi^{(email and password)} Anda , seperti yang dibagikan sebelumnya di artikel ini. Ikuti langkah-langkah yang dibagikan di atas untuk menyelesaikan konfigurasi Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda .

Cara Menggunakan Folder Kerja^{(Work Folders)} di Windows 8.1

Untuk mengakses Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda , buka File Explorer dan buka PC Ini^{(This PC)} . Di sana Anda akan melihat pintasan ke Work Folders .

Setelah Anda mengonfigurasi Work Folders di beberapa perangkat, Anda dapat mengakses dokumen dari salah satu perangkat tersebut, dan dokumen tersebut akan tetap disinkronkan oleh Work Folders . Mulai sekarang, Anda dapat bekerja dengan file di Folder Kerja^{(Work Folders)} seperti yang Anda lakukan dengan file normal.

Sinkronkan^(Sync) untuk Folder Kerja^{(Work Folders)} - Bagaimana Cara Kerjanya?

Untuk menguji apakah Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda disinkronkan dengan benar, buat dokumen di salah satu komputer Anda dan simpan dokumen di lokasi Folder Kerja^{(Work Folders)} .

Kemudian, buat dokumen lain di perangkat lain, dan simpan di Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda . Dalam beberapa saat, Anda akan melihat kedua dokumen tersedia di Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda , di kedua perangkat.

Di bilah status^{(status bar)} , Anda dapat melihat status sinkronisasi^{(sync status)} .

Biasanya, file disinkronkan secara otomatis tetapi, jika Anda ingin melakukan sinkronisasi manual, Anda dapat mengklik kanan (atau menekan dan menahan^{(press and hold)} ) di dalam jendela Work Folders lalu klik atau ketuk Sync Now .

File Anda akan segera disinkronkan.

Anda juga dapat memulai sinkronisasi manual dengan mengklik atau mengetuk tautan Sinkronkan Sekarang^{(Sync Now)} yang ada di panel kontrol Folder Kerja .^{(Work Folders)}

Kemudian, Panel Kontrol^{(Control Panel)} akan memberi tahu Anda bahwa file sedang disinkronkan, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah^{(image below)} ini .

File Saya Ditampilkan dalam Warna Hijau^(Green) . Apa Artinya^(Mean) ?

Kemungkinan besar, semua file di Folder Kerja^{(Work Folders)} Anda ditampilkan dalam warna hijau, warna yang tidak digunakan untuk menampilkan file di folder lain.

Tidak ada yang perlu dikhawatirkan. Administrator TI^{(IT administrator)} Anda telah menyiapkan kebijakan yang mengenkripsi file Folder Kerja^{(Work Folder)} Anda , sehingga orang yang tidak berwenang tidak dapat mengaksesnya.

Jika PC Anda dicuri, administrator dapat mencabut akses ke file tersebut dan menghapusnya dari jarak jauh, sehingga data sensitif tidak jatuh ke tangan yang salah.

Cara Berhenti Menggunakan Folder Kerja

Jika Anda ingin berhenti menggunakan Folder Kerja^{(Work Folders)} di salah satu komputer pribadi Anda, itu bisa dilakukan dengan mudah.

Buka Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Kemudian, klik atau ketuk tautan Berhenti menggunakan Folder Kerja^{(Stop using Work Folders)} .

Kotak dialog^{(dialog box)} ditampilkan, meminta Anda untuk mengonfirmasi apakah Anda ingin berhenti menggunakan Work Folders .

Jika Anda ingin berhenti menggunakan Folder Kerja^{(Work Folders)} , klik atau ketuk ^{(click or tap)} Ya^(Yes) . Jika tidak, tekan Tidak^(No) .

Apa yang Harus Dilakukan Jika Administrator Mengubah ^{(Administrator Changes)}Kata Sandi ^(Password)Akun^(Account) Anda

Jaringan bisnis memiliki kebijakan sehingga Anda dipaksa untuk mengubah kata sandi akun Anda secara teratur. Atau, mungkin Anda lupa kata sandi dan administrator untuk mengubahnya, dll.

Apa pun alasannya, saat mengubah kata sandi akun bisnis^{(business account)} Anda, Anda harus memasukkan kembali kredensial baru agar Work Folders tetap berfungsi dengan baik.

Pada titik tertentu setelah kata sandi Anda diubah, saat Work Folders mencoba menyinkronkan file Anda, pemberitahuan akan ditampilkan, yang mengatakan bahwa "Info masuk Work Folders Anda tidak berfungsi"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Juga, ketika Anda pergi ke Control Panel -> System and Security -> Work Folders , Anda akan melihat bahwa "Sinkronisasi dihentikan. Kata sandi diperlukan"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Untuk memperbarui kredensial Anda, klik atau ketuk tautan Kelola kredensial^{(Manage credentials)} di kolom kiri.

Jendela Keamanan Windows^{(Windows Security)} ditampilkan, menanyakan nama pengguna dan kata sandi^{(username and password)} baru .

Ketik dan klik atau ketuk OK . Setelah Work Folders berhasil mengautentikasi dengan server perusahaan Anda, itu akan melanjutkan sinkronisasi file Anda.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat dari panduan ini, Work Folders berguna dan tidak terlalu sulit untuk diatur. Setidaknya tidak di sisi klien^{(client side)} . Jika perusahaan Anda menggunakan layanan baru ini, Anda dapat mengaturnya di PC atau perangkat ^{(PC or device)}Windows 8.1 mana pun untuk menyelesaikan pekerjaan Anda bahkan saat Anda tidak sedang bekerja.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new еnterprise-frіendly features in Windows 8.1 іs named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• Cara membuat tautan ke file, folder, atau pustaka di komputer Anda

• Cara Menjelajah Web Dengan Aplikasi Internet Explorer 11 di Windows 8.1

• Atur Versi Internet Explorer yang Anda Inginkan sebagai Default di Windows 8.1

• Cara Mengatur Berapa Banyak Data Tiles yang Digunakan di Windows 8.1

• Cara memetakan drive FTP, drive jaringan, dan berbagi web, di Windows 10

• Cara Boot ke Desktop di Windows 8 & Windows 8.1

• 9 cara untuk memulai Internet Explorer di semua versi Windows

• Cara Menggunakan Narator di PC Desktop Windows 8.1

• Cara Membuat Daftar Lompatan Kustom Anda Sendiri Di Windows 7 & Windows 8.1

• Cara Menghubungkan Perangkat Windows 8.1 ke Jaringan Nirkabel melalui WPS

• Cara Menambah, Mengubah, atau Menghapus Koneksi VPN di Windows 8.1

• Cara Memulai Dan Mengonfigurasi Narator Melalui Pengaturan PC di Windows 8.1

• Cara Mengatur Windows 8.1 Untuk Menampilkan Lebih Banyak Ubin Di Layar Mulai

• Cara Menggunakan Bilah Tugas Di Windows 7 & Windows 8.1

• 8 cara membuka jendela Folder Options, di Windows (semua versi)

• Cara berbagi file dari File Explorer ke aplikasi seperti Mail, Skype, Dropbox, atau OneDrive, dalam dua langkah

• Cara Mengelola Unduhan Anda di Aplikasi Internet Explorer 11

• Cara Berbagi Folder di Ubuntu & Mengaksesnya dari Windows 7

• Cara terhubung ke FTP server di Windows 10, dari File Explorer

• Cara Menyesuaikan Ubin yang Ditampilkan di Layar Mulai Windows 8.1 Anda