Cara Menggunakan Fitur Excel AutoRecover dan AutoBackup

Itu selalu merupakan tragedi yang mengerikan ketika seseorang kehilangan sesuatu yang penting yang sedang mereka kerjakan karena mereka tidak menyimpan dokumen mereka dengan benar. Ini terjadi lebih sering daripada yang Anda pikirkan bagi pengguna Excel dan Word(Excel and Word users) !

Untungnya, Microsoft telah menambahkan banyak fitur dalam beberapa versi terakhir yang membantu mengurangi kemungkinan kehilangan data karena crash, pemadaman listrik, penghapusan tidak disengaja, dll. Satu fitur disebut AutoRecover dan yang kedua, fitur yang kurang umum dikenal, disebut AutoBackup .

Pada artikel ini, saya akan berbicara tentang cara mengonfigurasi kedua opsi agar data Anda seaman mungkin. Saya juga ingin menyebutkan bahwa versi terbaru Office memungkinkan(Office allow) Anda untuk menyimpan dokumen langsung ke OneDrive , yang merupakan pilihan yang baik untuk dipertimbangkan karena Anda masih dapat mengakses pekerjaan Anda bahkan jika hard drive Anda gagal.

Excel AutoRecover

Fitur Auto Recover(Auto Recover feature) diaktifkan secara default dan pada dasarnya menyimpan dokumen Anda secara otomatis ke lokasi sementara setelah interval waktu yang ditentukan(set time interval) . Untuk melihat pengaturan AutoRecover , klik File dan kemudian Options .

opsi file excel

Klik Save di menu sebelah kiri dan Anda akan melihat opsi AutoRecover(AutoRecover option) di bawah Save Workbooks .

opsi pemulihan otomatis excel

Secara default, informasi AutoRecover(AutoRecover information) disimpan setiap 10 menit. Selain interval, Excel harus diam selama 30 detik sebelum data disimpan. Juga, informasi yang disimpan secara otomatis disimpan di lokasi file AutoRecover yang(AutoRecover file location) tercantum di sini. Jadi bagaimana cara kerjanya? Pada dasarnya(Basically) , katakanlah Anda memiliki lembar kerja seperti di bawah ini dan Anda telah menyimpannya.

data uji excel

Sekarang katakanlah saya menambahkan data berikut ke spreadsheet Excel dan menunggu(Excel spreadsheet and wait) sekitar 10 menit tanpa menyimpan dokumen saya. Karena interval AutoRecover(AutoRecover interval) diatur selama 10 menit, Anda harus menunggu setidaknya selama itu untuk menyimpan data.

data tambahan excel

Dalam kasus saya, saya mensimulasikan crash Excel(Excel crash) dengan membuka task manager dan mematikan proses Excel(Excel process) . Setelah itu, saya membuka kembali Excel dan langsung melihat opsi yang disebut Show Recovered Files .

tampilkan file yang dipulihkan

Jika Anda mengkliknya, itu akan memunculkan daftar file Excel yang dapat dipulihkan. Dalam kasus saya, ia memiliki file asli, yang memiliki data hanya dalam A1 dan A2(A1 and A2) , dan juga memiliki file AutoRecovered(AutoRecovered file) , yang menyertakan data yang belum saya simpan ke disk.

pemulihan dokumen

Mengklik salah satu item dalam daftar akan membuka contoh Excel lain yang menunjukkan data dalam file tertentu. Secara keseluruhan, ini adalah fitur yang sangat berguna untuk saat-saat ketika Anda tidak menyimpan semua pekerjaan Anda, tetapi Excel berakhir tiba-tiba.

Kelemahan utama dari fitur ini adalah bahwa data AutoRecover(AutoRecover data) disimpan pada hard drive yang sama dengan file Anda, jadi jika sesuatu terjadi pada hard drive Anda, semuanya akan hilang. Anda dapat mengubah lokasi di pengaturan di atas ke hard drive terpisah atau bahkan ke lokasi jaringan(network location) , yang sangat saya rekomendasikan.

Perhatikan bahwa informasi AutoRecover(AutoRecover information) juga dihapus secara otomatis oleh Excel dalam keadaan berikut:

  1. Anda menyimpan file secara manual atau dengan menggunakan FileSave As .
  2. Anda menutup file atau keluar dari Excel(file or quit Excel) (apakah Anda menyimpan file atau tidak)
  3. Anda mematikan AutoRecover sepenuhnya atau hanya untuk buku kerja

Jadi pada dasarnya, setiap kali Anda menyimpan file, itu akan menghilangkan data AutoRecover(AutoRecover data) . Selain itu, jika Anda secara manual keluar dari Excel dan memilih untuk tidak menyimpan data, itu akan menghapus data AutoRecover(AutoRecover data) . Ingatlah(Just) hal itu saat menggunakan fitur ini. Jika Anda adalah pengguna Excel(Excel user) yang berat , saya sarankan untuk mengatur interval AutoRecover(AutoRecover interval) menjadi sekitar 2 atau 3 menit, bukan 10.

Pencadangan Otomatis

Fitur lain yang tidak banyak orang ketahui adalah AutoBackup . Untuk menggunakannya, Anda harus terlebih dahulu pergi dan menyimpan file Anda untuk membuka kotak dialog (dialog box)Simpan(Save) . Jika Anda sudah memiliki dokumen Excel(Excel document) yang disimpan , buka File lalu Save As dan pilih lokasi. Ketika Anda melakukan ini, itu akan memunculkan dialog Save As .

simpan sebagai excel

Dalam dialog, klik tombol Alat(Tools) yang ada di sebelah kiri tombol Simpan(Save) . Anda akan melihat beberapa opsi, salah satunya adalah Opsi Umum(General Options) . Ketika Anda mengkliknya, sebuah jendela kecil akan muncul dengan beberapa opsi lagi.

opsi penyimpanan umum

Silakan dan centang kotak Selalu buat cadangan(Always create backup) . Klik OK(Click OK) dan sekarang ketika Anda menyimpan file, file cadangan Excel(Excel backup) juga akan dibuat dengan ekstensi .XLK. Perhatikan bahwa pertama kali Anda melakukan ini, file akan sama persis. Jika Anda melakukan pengeditan pada file asli dan kemudian menyimpannya kembali, file cadangan(backup file) akan tetap sama (data asli). Namun, ketiga kalinya Anda menyimpannya, file cadangan(backup file) akan diperbarui dengan informasi hingga penyimpanan kedua.

Pada dasarnya, file cadangan(backup file) selalu satu versi di belakang versi saat ini. Jadi jika Anda membuat banyak perubahan, menyimpan file Anda dan kemudian ingin kembali ke versi yang tidak memiliki perubahan tersebut, Anda bisa membuka file cadangan(backup file) .

File disimpan di lokasi yang sama dengan file asli dan sepertinya tidak ada cara untuk mengubahnya. Fitur ini tidak menambahkan banyak keamanan ke dokumen Anda, tapi bagus dalam keadaan tertentu.

Mengaktifkan fitur pencadangan dan pemulihan ini(backup and recovery features) di Excel diharapkan akan menyelamatkan Anda dari kehilangan data penting. Itu selalu merupakan pilihan yang baik untuk menggunakan penyimpanan cloud (seperti OneDrive ) sebagai (OneDrive)jaring pengaman(safety net) ekstra jika komputer Anda gagal total. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Menikmati!



About the author

Saya seorang teknisi Windows 10 dan telah membantu individu dan bisnis memanfaatkan sistem operasi baru selama bertahun-tahun. Saya memiliki banyak pengetahuan tentang Microsoft Office, termasuk cara menyesuaikan tampilan dan mempersonalisasi aplikasi untuk pengguna yang berbeda. Selain itu, saya tahu cara menggunakan aplikasi Explorer untuk menjelajahi dan menemukan file dan folder di komputer saya.



Related posts