Itu selalu merupakan tragedi yang mengerikan ketika seseorang kehilangan sesuatu yang penting yang sedang mereka kerjakan karena mereka tidak menyimpan dokumen mereka dengan benar. Ini terjadi lebih sering daripada yang Anda pikirkan bagi pengguna Excel dan Word^{(Excel and Word users)} !

Untungnya, Microsoft telah menambahkan banyak fitur dalam beberapa versi terakhir yang membantu mengurangi kemungkinan kehilangan data karena crash, pemadaman listrik, penghapusan tidak disengaja, dll. Satu fitur disebut AutoRecover dan yang kedua, fitur yang kurang umum dikenal, disebut AutoBackup .

Pada artikel ini, saya akan berbicara tentang cara mengonfigurasi kedua opsi agar data Anda seaman mungkin. Saya juga ingin menyebutkan bahwa versi terbaru Office memungkinkan^{(Office allow)} Anda untuk menyimpan dokumen langsung ke OneDrive , yang merupakan pilihan yang baik untuk dipertimbangkan karena Anda masih dapat mengakses pekerjaan Anda bahkan jika hard drive Anda gagal.

Excel AutoRecover

Fitur Auto Recover^{(Auto Recover feature)} diaktifkan secara default dan pada dasarnya menyimpan dokumen Anda secara otomatis ke lokasi sementara setelah interval waktu yang ditentukan^{(set time interval)} . Untuk melihat pengaturan AutoRecover , klik File dan kemudian Options .

Klik Save di menu sebelah kiri dan Anda akan melihat opsi AutoRecover^{(AutoRecover option)} di bawah Save Workbooks .

Secara default, informasi AutoRecover^{(AutoRecover information)} disimpan setiap 10 menit. Selain interval, Excel harus diam selama 30 detik sebelum data disimpan. Juga, informasi yang disimpan secara otomatis disimpan di lokasi file AutoRecover yang^{(AutoRecover file location)} tercantum di sini. Jadi bagaimana cara kerjanya? Pada dasarnya^(Basically) , katakanlah Anda memiliki lembar kerja seperti di bawah ini dan Anda telah menyimpannya.

Sekarang katakanlah saya menambahkan data berikut ke spreadsheet Excel dan menunggu^{(Excel spreadsheet and wait)} sekitar 10 menit tanpa menyimpan dokumen saya. Karena interval AutoRecover^{(AutoRecover interval)} diatur selama 10 menit, Anda harus menunggu setidaknya selama itu untuk menyimpan data.

Dalam kasus saya, saya mensimulasikan crash Excel^{(Excel crash)} dengan membuka task manager dan mematikan proses Excel^{(Excel process)} . Setelah itu, saya membuka kembali Excel dan langsung melihat opsi yang disebut Show Recovered Files .

Jika Anda mengkliknya, itu akan memunculkan daftar file Excel yang dapat dipulihkan. Dalam kasus saya, ia memiliki file asli, yang memiliki data hanya dalam A1 dan A2^{(A1 and A2)} , dan juga memiliki file AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , yang menyertakan data yang belum saya simpan ke disk.

Mengklik salah satu item dalam daftar akan membuka contoh Excel lain yang menunjukkan data dalam file tertentu. Secara keseluruhan, ini adalah fitur yang sangat berguna untuk saat-saat ketika Anda tidak menyimpan semua pekerjaan Anda, tetapi Excel berakhir tiba-tiba.

Kelemahan utama dari fitur ini adalah bahwa data AutoRecover^{(AutoRecover data)} disimpan pada hard drive yang sama dengan file Anda, jadi jika sesuatu terjadi pada hard drive Anda, semuanya akan hilang. Anda dapat mengubah lokasi di pengaturan di atas ke hard drive terpisah atau bahkan ke lokasi jaringan^{(network location)} , yang sangat saya rekomendasikan.

Perhatikan bahwa informasi AutoRecover^{(AutoRecover information)} juga dihapus secara otomatis oleh Excel dalam keadaan berikut:

1. Anda menyimpan file secara manual atau dengan menggunakan File – Save As .
2. Anda menutup file atau keluar dari Excel^{(file or quit Excel)} (apakah Anda menyimpan file atau tidak)
3. Anda mematikan AutoRecover sepenuhnya atau hanya untuk buku kerja

Jadi pada dasarnya, setiap kali Anda menyimpan file, itu akan menghilangkan data AutoRecover^{(AutoRecover data)} . Selain itu, jika Anda secara manual keluar dari Excel dan memilih untuk tidak menyimpan data, itu akan menghapus data AutoRecover^{(AutoRecover data)} . Ingatlah^(Just) hal itu saat menggunakan fitur ini. Jika Anda adalah pengguna Excel^{(Excel user)} yang berat , saya sarankan untuk mengatur interval AutoRecover^{(AutoRecover interval)} menjadi sekitar 2 atau 3 menit, bukan 10.

Pencadangan Otomatis

Fitur lain yang tidak banyak orang ketahui adalah AutoBackup . Untuk menggunakannya, Anda harus terlebih dahulu pergi dan menyimpan file Anda untuk membuka kotak dialog ^{(dialog box)}Simpan^(Save) . Jika Anda sudah memiliki dokumen Excel^{(Excel document)} yang disimpan , buka File lalu Save As dan pilih lokasi. Ketika Anda melakukan ini, itu akan memunculkan dialog Save As .

Dalam dialog, klik tombol Alat^(Tools) yang ada di sebelah kiri tombol Simpan^(Save) . Anda akan melihat beberapa opsi, salah satunya adalah Opsi Umum^{(General Options)} . Ketika Anda mengkliknya, sebuah jendela kecil akan muncul dengan beberapa opsi lagi.

Silakan dan centang kotak Selalu buat cadangan^{(Always create backup)} . Klik OK^{(Click OK)} dan sekarang ketika Anda menyimpan file, file cadangan Excel^{(Excel backup)} juga akan dibuat dengan ekstensi .XLK. Perhatikan bahwa pertama kali Anda melakukan ini, file akan sama persis. Jika Anda melakukan pengeditan pada file asli dan kemudian menyimpannya kembali, file cadangan^{(backup file)} akan tetap sama (data asli). Namun, ketiga kalinya Anda menyimpannya, file cadangan^{(backup file)} akan diperbarui dengan informasi hingga penyimpanan kedua.

Pada dasarnya, file cadangan^{(backup file)} selalu satu versi di belakang versi saat ini. Jadi jika Anda membuat banyak perubahan, menyimpan file Anda dan kemudian ingin kembali ke versi yang tidak memiliki perubahan tersebut, Anda bisa membuka file cadangan^{(backup file)} .

File disimpan di lokasi yang sama dengan file asli dan sepertinya tidak ada cara untuk mengubahnya. Fitur ini tidak menambahkan banyak keamanan ke dokumen Anda, tapi bagus dalam keadaan tertentu.

Mengaktifkan fitur pencadangan dan pemulihan ini^{(backup and recovery features)} di Excel diharapkan akan menyelamatkan Anda dari kehilangan data penting. Itu selalu merupakan pilihan yang baik untuk menggunakan penyimpanan cloud (seperti OneDrive ) sebagai ^(OneDrive)jaring pengaman^{(safety net)} ekstra jika komputer Anda gagal total. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Menikmati!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terriblе tragedy whеn someone loses something important thеy were working on because they didn’t save their document properly. This happenѕ more often than you would think to Excel and Word υsers!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Cara Membuat Histogram di Excel

• Cara aman Password Protect A Excel File

• Cara Membuat Flowchart di Word and Excel

• Cara Create Labels di Word dari Excel Spreadsheet

• Bagaimana Menambahkan dan Mencetak Gambar Latar Belakang Excel

• Bagaimana Memahami Analisis Bagaimana-Jika Di Microsoft Excel

• Cara Membuat Gantt Charts di Microsoft Excel

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel

• Panduan Untuk Semua Ekstensi File Excel & Apa Artinya

• Gunakan Excel sebagai Alat untuk Menyalin Data dari Web

• Cara Menambahkan Bilah Kesalahan Di Excel

• Cara Group Worksheets di Excel

• Gunakan Jendela Tonton Excel untuk Memantau Sel Penting dalam Buku Kerja

• Memetakan Data Excel Anda

• Cara Membuat Distribution List di Outlook

• Cara Mengubah Background di Microsoft Teams

• 40 Pintasan Keyboard Microsoft Excel Terbaik

• Cara menggunakan grafik mini di Excel

• Cara Membuat Daftar Periksa di Excel