Saat Anda ingin mengirim email yang sama ke pelanggan, klien, karyawan, anggota klub, atau grup serupa, Anda dapat mengetikkan email satu kali dan mengirim pesan ke semua orang menggunakan alat gabungan surat Gmail .

Setelah dijuluki fitur “multi-kirim”, gabungan surat di Gmail memungkinkan Anda memasukkan Google Kontak^{(Google Contacts)} atau milis dari Google Spreadsheet^{(Google Sheets)} . Kemudian, personalisasikan pesan email Anda dengan tag gabungan, sertakan tautan berhenti berlangganan yang unik, dan nikmati proses email massal yang sederhana menggunakan aplikasi email favorit Anda.

Tentang Penggabungan Surat di Gmail

Mari kita lihat persyaratan akun Google , batas pengiriman, dan detail lainnya seputar gabungan surat di Gmail .

• Penggabungan surat^(Mail) tersedia untuk pelanggan Google Workspace termasuk ^{(Google Workspace)}Workspace Individual , Business Standard dan Plus , Enterprise Starter , Standard , dan Plus , serta Education Standard dan Plus .
• Akun Google Workspace^{(Google Workspace)} yang didukung memiliki batas harian 2.000 email keluar. Dengan gabungan surat, Anda diperbolehkan mengirim email ke hingga 1.500 penerima sehingga Anda hanya punya 500 email untuk email lainnya.
• Anda hanya dapat menambahkan satu penerima ke bidang CC atau BCC^{(CC or BCC field)} menggunakan gabungan surat. Ingatlah^(Just) bahwa ini mengirimkan email ke alamat tersebut untuk setiap penerima di bidang Kepada. Misalnya, jika Anda mengirim gabungan surat ke 100 penerima, alamat di bidang CC akan menerima 100 salinan email tersebut.
• Anda dapat menyertakan lampiran menggunakan gabungan surat; namun, hal ini mengurangi ruang penyimpanan Anda. Misalnya, jika Anda mengirim lampiran berukuran 1 MB ke 100 penerima, Anda akan menggunakan ruang sebesar 100 MB.
• Setiap pesan berisi tautan Berhenti Berlangganan^{(Unsubscribe)} unik yang dibuat secara otomatis di bagian bawah jika penerima tertentu tidak lagi ingin menerima email Anda.
• Jika penerima sebelumnya telah berhenti berlangganan pesan Anda dan Anda menyertakannya dalam gabungan surat, Anda akan melihat pemberitahuan setelah Anda mengirim email dengan jumlah penerima yang tidak akan menerima pesan tersebut.
• Anda tidak dapat menggunakan gabungan surat untuk membalas atau meneruskan atau saat Anda menjadwalkan email^{(schedule emails)} atau menggunakan mode rahasia^{(confidential mode)} .

Cara Menambahkan Penerima ke Mail Merge di Gmail

Meskipun Anda dapat memilih penerima email^{(select the recipients for your email)} setelah Anda menulis pesan, yang terbaik adalah memilihnya terlebih dahulu saat menggunakan gabungan surat. Ini kemudian meminta Anda menggunakan tag gabungan yang tersedia untuk mempersonalisasi pesan.

Tambahkan^(Add) Penerima Dari Google Kontak

Untuk mulai menggunakan Google Kontak^(Contacts) Anda sebagai penerima, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Pilih Tulis^{(Choose Compose)} di kiri atas untuk membuat email baru. Gunakan ikon Tampilkan^(Show) menu utama (tiga baris) jika Anda tidak melihat Compose .

1. Di jendela Tulis^(Compose) , pilih ikon Gunakan^(Use) gabungan surat (simbol kontak) di ujung kanan bidang Kepada dan centang kotak Gabungan Surat^{(Mail Merge)} .

1. Anda kemudian dapat mulai mengetikkan nama penerima Anda dan memilihnya dari saran atau memilih tautan Kepada dan memilih penerima dari jendela Pilih Kontak^{(Select Contacts)} .

Tambahkan Penerima Dari Google Spreadsheet

Untuk memasukkan penerima dari Google Spreadsheet^{(Google Sheets)} , mulailah dengan memastikan sheet Anda telah disiapkan dengan benar.

• Semua informasi penerima harus ada di tab pertama spreadsheet.
• Setiap penerima dan detailnya harus berada di baris terpisah.
• Gunakan^(Use) header kolom hanya teks untuk menentukan tag gabungan. Jika header berisi karakter khusus, tag gabungan diidentifikasi dengan huruf kolom, misalnya @A untuk kolom A.

Jika sheet Anda sudah siap digunakan, pilih Tulis^(Compose) di kiri atas di Gmail untuk membuat pesan.

1. Pilih ikon Gunakan^(Use) gabungan surat di ujung kanan bidang Kepada dan centang kotak Gabungan Surat^{(Mail Merge)} . Lalu, pilih Tambahkan^(Add) dari spreadsheet.

1. Di jendela yang muncul, gunakan tab Google Drive di bagian atas untuk mencari dan memilih Google Sheet . Kemudian, pilih tombol Sisipkan^(Insert) di kanan bawah.

1. Di jendela berikutnya, gunakan kotak drop-down untuk memilih nama kolom yang berisi rincian penerima untuk tag gabungan. Perhatikan bahwa Anda mungkin hanya melihat kotak drop-down untuk Email , Nama Depan^{(First Name)} , dan Nama Belakang; namun, Anda akan melihat tag gabungan tersedia di email untuk detail lainnya di lembar Anda.

1. Pilih Selesai^(Finish) dan Anda akan kembali ke jendela Tulis^(Compose) dengan nama lembar di bidang Kepada.

Tip: Jika daftar penerima Anda ada di Excel , lihat cara mengonversi file Excel ke Google Spreadsheet^{(ways to convert the Excel file to Google Sheets)} untuk gabungan surat.

Cara Menggunakan Gabungan Tag^{(Merge Tags)} di Email Anda^{(Your Email)}

Setelah penerima Anda ditambahkan ke gabungan surat, Anda akan memiliki tag gabungan yang tersedia untuk digunakan.

Pada tulisan ini:

• Jika Anda menambahkan penerima dari Google Kontak^{(Google Contacts)} , Anda dapat menggunakan tag untuk nama depan, belakang, atau lengkap serta alamat email.

• Jika Anda menambahkan penerima dari Google Spreadsheet^{(Google Sheets)} , Anda dapat menggunakan tag untuk header kolom di spreadsheet Anda.

Tambahkan Tag Gabungan

Untuk menambahkan tag ke email Anda, ketik simbol @ (At) dengan nama tag atau pilih tag dari daftar drop-down yang muncul.

Anda dapat menambahkan tag ke hampir semua tempat dalam pesan Anda kecuali baris subjek email dan dalam teks hyperlink.

Pratinjau Tag Penggabungan

Jika Anda penasaran bagaimana tampilan detailnya setelah memasukkan tag gabungan, Anda dapat dengan mudah melihat pratinjaunya.

1. Arahkan kursor^(Hover) ke tag gabungan di pesan Anda dan pilih Pratinjau^(Preview) .

1. Anda kemudian akan melihat jendela muncul yang memperlihatkan setiap penerima dan detail terkait untuk tag tersebut. Jika Anda memiliki banyak penerima, Anda dapat menggunakan Pencarian di bagian atas untuk menemukannya.

1. Pilih OK^{(Select OK)} setelah selesai, dan Anda akan kembali ke jendela Tulis^(Compose) .

Sertakan Nilai Default^{(Default Value)} untuk Tag Penggabungan^{(Merge Tag)}

Anda juga dapat mengatur nilai default pada tag gabungan. Ini berguna jika penerima kehilangan detail yang ingin Anda tambahkan. Misalnya, jika Anda menyisipkan tag gabungan Nama Depan^{(First Name)} dan penerima tidak mencantumkan nama depan, Anda dapat menggunakan kata atau frasa default.

Untuk menambahkan nilai default, arahkan kursor ke tag gabungan di email Anda dan pilih Tetapkan^(Set) nilai default.

Tambahkan kata atau frasa di kotak yang muncul dan pilih Simpan^(Save) .

Untuk penerima yang tidak memiliki informasi tersebut, tag gabungan di email akan diganti dengan nilai default.

Pratinjau dan Kirim Email Anda

Saat Anda selesai membuat gabungan surat di Gmail , Anda akan dapat melihat pratinjau email sebelum mengirimkannya. Hal ini memungkinkan Anda melihat email sesuai keinginan penerima sehingga jika Anda perlu melakukan perubahan apa pun, Anda dapat melakukannya sebelum menekan tombol Kirim^(Send) .

1. Jika Anda sudah siap, pilih Lanjutkan^(Continue) di bagian bawah jendela Tulis^(Compose) .

1. Anda akan melihat pesan pop-up dengan rincian singkat tentang email sampah saat mengirim email massal. Pilih Pelajari^{(Select Learn)} lebih lanjut untuk informasi tambahan dan kemudian Mengerti untuk melanjutkan.

1. Selanjutnya, Anda akan melihat jendela pop-up lain yang menunjukkan jumlah penerima yang Anda kirimi email dan opsi untuk melihat pratinjau. Pilih Kirim^{(Select Send)} pratinjau.

Anda akan menerima email berlabel “ Pesan percobaan^(Test) ” ke kotak masuk Anda dalam beberapa menit. Tag gabungan akan diisi dengan penerima pertama di daftar Anda atau nilai default jika berlaku.

Setelah meninjau pratinjau, Anda dapat kembali ke jendela Tulis^(Compose) untuk membuat penyesuaian apa pun yang Anda suka. Saat Anda siap mengirim email, ikuti langkah-langkah yang sama dan pilih Kirim^(Send) semua di jendela Siap Kirim^(Send) .

Anda dapat menemukan email gabungan surat yang Anda kirim di folder Terkirim^(Sent) seperti email lainnya yang dikirim.

Permudah Email^{(Make Emails Easy)} Dengan Gmail Mail Merge

Saat Anda perlu mengirim buletin, pengumuman, atau email lainnya ke banyak orang, ingatlah fungsi gabungan surat di Gmail . Dengan kemampuan untuk menyisipkan kontak dari Google Spreadsheet^{(Google Sheets)} , menggunakan kolom gabungan untuk email yang dipersonalisasi, dan melihat pratinjau pesan sebelum Anda mengirimnya, semuanya tanpa add-on gabungan surat pihak ketiga, prosesnya menjadi lebih mudah.

Untuk tutorial terkait dengan aplikasi lain, lihat cara membuat gabungan surat di Microsoft Word^{(how to create a mail merge in Microsoft Word)} untuk pesan cetak, bukan pemasaran email.

How to Use Mail Merge in Gmail

When you want to send the same еmail to your сustomers, cliеnts, employeeѕ, clυb membеrs, or a similar group, you can type an email once and message everyone using the Gmail mail merge tool.

Once dubbed the “multi-send” feature, mail merge in Gmail lets you insert Google Contacts or a mailing list from Google Sheets. Then, personalize your email message with merge tags, include unique unsubscribe links, and enjoy a simple bulk email process using your favorite email application.

About Mail Merge in Gmail

Let’s take a look at the Google account requirements, sending limits, and other details surrounding mail merge in Gmail.

• Mail merge is available to Google Workspace subscribers including Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard, and Plus, and Education Standard and Plus.
• Supported Google Workspace accounts have a daily limit of 2,000 outgoing emails. With mail merge, you’re allowed to email up to 1,500 recipients which leaves you 500 for other emails.
• You can only add one recipient to the CC or BCC field using mail merge. Just keep in mind that this sends an email to that address for each recipient in the To field. For example, if you send a mail merge to 100 recipients, the address in the CC field receives 100 copies of that email.
• You can include attachments using mail merge; however, this counts toward your storage space. For instance, if you send a 1MB attachment to 100 recipients, you’ll use 100MB of space.
• Each message contains a unique auto-generated Unsubscribe link at the bottom in case that particular recipient no longer wants to receive your emails.
• If a recipient has previously unsubscribed from your messages and you include them in a mail merge, you’ll see a notification after you send the email with the number of recipients who won’t receive the message.
• You cannot use mail merge for replies or forwards or when you schedule emails or use confidential mode.

How to Add Recipients to Mail Merge in Gmail

While you can select the recipients for your email after you compose your message, it’s best to select them beforehand when using mail merge. This then prompts you with the available merge tags to personalize the message.

Add Recipients From Google Contacts

To get started using your Google Contacts as recipients, follow these steps.

1. Choose Compose on the top left to create a new email. Use the Show main menu icon (three lines) if you don’t see Compose.

1. In the Compose window, select the Use mail merge icon (contact symbol) on the far right of the To field and check the box for Mail Merge.

1. You can then begin typing the names of your recipients and select them from the suggestions or select the To link and choose recipients from the Select Contacts window.

Add Recipients From Google Sheets

To insert recipients from Google Sheets, begin by making sure your sheet is set up correctly.

• All recipient information must be on the first tab of the spreadsheet.
• Each recipient and their details must be in a separate row.
• Use text-only column headers to designate the merge tags. If a header contains a special character, the merge tag is identified by the column letter instead, for example, @A for column A.

If your sheet is ready to go, choose Compose on the top left in Gmail to create the message.

1. Select the Use mail merge icon on the far right of the To field and check the box for Mail Merge. Then, select Add from a spreadsheet.

1. In the window that appears, use the Google Drive tabs at the top to locate and choose the Google Sheet. Then, select the Insert button on the bottom right.

1. In the subsequent window, use the drop-down boxes to choose the column names containing the recipients’ details for the merge tags. Note that you may only see drop-down boxes for Email, First Name, and Last Name; however, you will see merge tags available in the email for the other details in your sheet.

1. Select Finish and you’ll return to the Compose window with the name of the sheet in the To field.

Tip: If your recipient list is in Excel, look at ways to convert the Excel file to Google Sheets for the mail merge.

How to Use Merge Tags in Your Email

Once you have your recipients added to the mail merge, you’ll have the merge tags available to use.

As of this writing:

• If you add recipients from Google Contacts, you can use tags for first, last, or full name as well as email address.

• If you add recipients from Google Sheets, you can use tags for the column headers in your spreadsheet.

Add a Merge Tag

To add a tag to your email, type the @ (At) symbol with the tag name or select the tag from the drop-down list that appears.

You can add the tags to most anyplace in your message except for the email subject line and within hyperlinked text.

Preview a Merge Tag

If you’re curious how the details display after inserting a merge tag, you can easily see a preview.

1. Hover over a merge tag in your message and select Preview.

1. You’ll then see a window appear showing each recipient and their corresponding detail for that tag. If you have many recipients, you can use the Search at the top to find them.

1. Select OK when you finish, and you’ll return to the Compose window.

Include a Default Value for a Merge Tag

You can also set default values to the merge tags. This is helpful if a recipient is missing the detail you’re trying to add. For example, if you insert the First Name merge tag and a recipient doesn’t have a first name listed, you can use a default word or phrase instead.

To add a default value, hover over the merge tag in your email and choose Set default value.

Add the word or phrase in the box that appears and select Save.

For any recipient missing the information, the merge tag in the email will be replaced with the default value.

Preview and Send Your Email

When you finish creating your mail merge in Gmail, you’ll be able to preview the email before you send it. This allows you to see the email as your recipients will so that if you need to make any changes, you can do so before hitting the Send button.

1. When you’re ready, select Continue at the bottom of the Compose window.

1. You’ll see a pop-up message with brief details about junk mail when sending mass emails. Select Learn more for additional information and then Got it to continue.

1. Next, you’ll see another pop-up window showing you the number of recipients you’re sending the email to and an option to see a preview. Select Send preview.

You’ll receive an email labeled “Test message” to your inbox within a few minutes. The merge tags will be populated with the first recipient on your list or the default value if applicable.

Once you review the preview, you can return to the Compose window to make any adjustments you like. When you’re ready to send the email, follow these same steps and choose Send all in the Ready to Send window.

You can find the mail merge emails you send in your Sent folder like any other email sent.

Make Emails Easy With Gmail Mail Merge

When you need to send a newsletter, announcement, or other email to a mass, remember the mail merge functionality in Gmail. With the ability to insert contacts from Google Sheets, use merge fields for personalized emails, and preview the message before you send it, all without a third-party mail merge add-on, the process couldn’t be easier.

For related tutorials with other apps, look at how to create a mail merge in Microsoft Word for printed messages rather than email marketing.

Related posts

• Cara menerjemahkan Email secara otomatis di Outlook.com

• Cara mengenkripsi Email di aplikasi Microsoft Outlook dan Outlook.com

• Cara menghapus atau menutup akun email Outlook.com secara permanen

• Pulihkan email yang dihapus dari Outlook.com Folder yang dihapus

• Cara mengosongkan Folder Email Sampah di Outlook

• Cara Meneruskan Email secara otomatis di Microsoft Outlook

• Dapatkan ID Email Outlook khusus negara seperti @outlook.in, dll

• Cara menunda email di Outlook.com untuk mendapatkan pengingat

• Wawasan Email untuk Windows memungkinkan Anda mencari email Outlook & Gmail dengan cepat

• Cara mengubah nama email Anda di Gmail, Outlook, Yahoo

• Cara membuat email baru di aplikasi Outlook menggunakan fitur-fiturnya

• Outlook vs. Gmail: Siapa Raja Email?

• Cari Email Outlook berdasarkan Pengirim, Tanggal, Kata Kunci, Ukuran, dan Lainnya

• Cara Mengaktifkan Tanda Terima Baca Email Outlook

• Cara membuat dan menyiapkan akun email Outlook.com

• Sesuaikan & personalisasikan pengalaman Outlook.com Anda

• Cara Melampirkan Item Outlook Lain (Email, Kontak, Tugas, atau Item Kalender) ke Email

• Bagaimana cara menyimpan Email sebagai PDF di Gmail dan Outlook

• Alat Pembersih Lampiran Outlook membersihkan lampiran file email

• Bagaimana cara menambahkan seseorang ke Daftar Pengirim Aman di Outlook