Banyak perusahaan di seluruh dunia tidak keberatan memperluas fasilitas kerja dari rumah kepada pekerja mereka yang tidak harus berada di kantor. Dalam hubungan ini, menjadi penting untuk menyadari etiket konferensi video^{(video conferencing etiquette)} tertentu .

Sementara perusahaan memanfaatkan mode telepresence dan konferensi video untuk memungkinkan keterlibatan tanpa batas, berikut adalah beberapa etiket konferensi video, tip & aturan yang harus Anda terapkan untuk menciptakan kesan yang bertahan lama.

Baca^(Read) : Cara Mengatur dan Bergabung ke rapat Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Panduan etiket konferensi video

Dalam konferensi video, Anda tidak mendapatkan kesempatan untuk bertemu semua orang secara langsung untuk menciptakan kesan yang bertahan lama. Jadi, ikuti etiket yang diinginkan ini sebagai panduan referensi.

1. Tentukan agenda rapat terlebih dahulu
2. Siapkan latar belakang
3. Bersiaplah untuk rapat
4. Jadilah Waktu tepat waktu
5. Jaga kebersihan meja Anda
6. Kenali audiens Anda
7. Dokumentasikan poin yang relevan
8. Tetapkan pencatat
9. Bersikap sopan kepada peserta lain
10. Jauhkan suara mikrofon saat tidak digunakan

Etiket panggilan konferensi video yang baik dapat membantu Anda memperkuat kepercayaan diri dan meningkatkan keterampilan komunikasi Anda.

1] Tentukan^(Decide) agenda rapat terlebih dahulu

Praktik penting untuk konferensi video yang efektif adalah mengatur dan rapat hanya jika Anda benar-benar memahami tema diskusi. Karena itu, jika Anda yang menyelenggarakan rapat virtual, pastikan semua peserta sudah mengetahuinya terlebih dahulu. Mengirim setidaknya dua pengingat dianggap aman,

• Sehari sebelum pertemuan
• Satu jam sebelum dimulainya rapat

Ini membantu peserta bersiap-siap untuk rapat sehingga mereka tidak lengah dan bergulat dengan etiket.

2] Siapkan latar belakang

Lebih penting lagi untuk memiliki kondisi petir yang tepat di latar belakang untuk menghindari bayangan. Demikian pula, jika Anda memiliki jendela cerah tepat di belakang Anda, tarik tirai untuk meredupkan kilat. Selain itu, dinding atau tirai yang bersih jauh lebih baik daripada kantor yang berantakan atau karya seni yang aneh untuk menghindari gangguan.

Ingatlah, orang yang Anda ajak konferensi video tidak boleh merasa terganggu. Jadi, pastikan Anda memeriksa apa yang mereka lihat sebelum Anda menelepon. Terlalu khawatir tentang apa yang ada di latar belakang Anda dan bagaimana orang lain mungkin melihatnya dapat menambah stres yang mungkin menghalangi pekerjaan.

Baca^(Read) : Cara mengaburkan latar belakang dalam rapat Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Bersiaplah untuk rapat

Duduk^(Sit) tegak tepat di depan kamera dan kenakan senyum di wajah Anda. Gunakan^(Use) gerakan alami saat Anda berbicara dan cobalah untuk membatasi percakapan sampingan. Hindari^(Avoid) mengetuk mikrofon atau gemerisik kertas di dekat mikrofon. Juga, jaga gerakan Anda seminimal mungkin.

4] Tepat waktu

Banyak orang biasanya terlambat, jadi tepat waktu itu penting. Sebenarnya, ini harus menjadi standar untuk mengikuti rapat, video, atau lainnya. Karena, meskipun Anda mungkin bisa lolos dengan rapat fisik, tidak ada jalan keluar dalam konferensi video.

5] Jaga meja Anda tetap bersih

Meja kerja Anda seharusnya tidak terlihat berantakan atau tidak teratur. Karena itu, penting untuk tidak ada apa pun antara Anda dan kamera. Singkirkan tumpukan kertas, catatan tempel, dan barang-barang alat tulis lainnya dari meja Anda. Anda mungkin juga ingin menjaga desktop Windows Anda tetap bersih. ^(Windows)Gunakan opsi Sembunyikan ikon desktop^{(Hide desktop icons)} jika Anda merasa perlu.

6] Kenali audiens Anda

Anda tidak dapat menerapkan aturan berpakaian sekolah melalui konferensi video yaitu, tergantung pada audiens, pakaian Anda mungkin berbeda dari pakaian formal yang biasanya sederhana hingga pakaian kasual. Kami akan merekomendasikan Anda untuk memilih warna pastel yang terang dan warna yang diredam yang terlihat paling baik di layar.

7] Dokumentasikan poin yang relevan

Dokumentasi^(Proper) rapat jarak jauh yang tepat memungkinkan detail dipanggil kembali secara efisien bila diperlukan. Selain itu, dapat membantu anggota tim lain yang tidak dapat menghadiri rapat untuk tetap mengikuti perkembangan.

8] Tetapkan pencatat

Selalu menyimpan buku catatan untuk mencatat poin-poin penting dianggap sebagai praktik rapat umum yang baik. Praktek ini menjadi lebih penting ketika pergi virtual. Jadi, tetapkan pencatat untuk mendokumentasikan semua yang ada di rapat saat itu terjadi. Itu menambah nuansa dan jika seseorang ingin meninjau kembali apa yang dibahas, dia bisa dengan mudah sampai di sana.

9] Bersikap sopan kepada peserta lain

Jika Anda adalah penyelenggara atau orang yang mengatur konferensi video, masuk ke komputer Anda dan siap untuk rapat beberapa menit sebelum waktu yang dijadwalkan. Ini harus menjadi pelajaran pertama.

Kedua, mulailah dengan memperkenalkan diri Anda sebelum berbicara sehingga semua peserta mengenal Anda dan dapat melanjutkan untuk memanggil Anda dengan nama Anda.

Baca^(Read) : Cara tampil terbaik saat melakukan panggilan konferensi video^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Jauhkan^(Keep) mikrofon saat tidak digunakan

Meskipun Anda mungkin tidak berbicara dan berpikir Anda sedang diam, sebagian besar mikrofon dapat menangkap suara latar kecil, seperti batuk, bersin, atau mengetik. Suara-suara ini dapat dengan mudah mengalihkan perhatian peserta konferensi video lainnya atau dapat menyebabkan gangguan. Jadi, matikan mikrofon sebelum istirahat dan keluar saat rapat.

Ada lagi yang harus kami sebutkan?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workеrs who don’t haνe to necessarily be in office. In this cоnnection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Cara Menginstal Drupal Menggunakan WAMP pada Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets untuk Windows, iOS, Android

• Setup Internet Radio Station Gratis pada Windows PC

• Fix Partner tidak terhubung ke router error di TeamViewer pada Windows 10

• NASA's Eyes membantu Anda menjelajahi Universe seperti Astronauts

• Akun itu tidak ditautkan dengan Mixer account

• Apa itu Virtual Credit Cards dan bagaimana & di mana Anda mendapatkannya?

• Bawa Device Sendiri (BYOD) Advantages, Best Practices, dll

• Microsoft Identity Manager: Fitur, Download

• Online Reputation Management Tips, Tools & Services

• Best Laptop Tables untuk membeli online

• Cara Melindungi Kata Sandi dan Mengamankan Dokumen PDf dengan LibreOffice

• Whiteboard Fox adalah online whiteboard gratis yang memungkinkan real-time sharing

• E-Waste management, Daur Ulang, Pembuangan, Fakta, Masalah, Solusi

• Fitur terbaik di LibreOffice Calc

• Cara Encrypt dan tambahkan kata sandi ke dokumen LibreOffice

• Cara Membuat Sendiri SSL Certificates di Windows 10

• Alat terbaik untuk mengirim SMS gratis dari komputer Anda

• Best gratis Secure Digital Notebook Software & Online Services

• Cara menggunakan Template untuk membuat dokumen dengan LibreOffice