Pernahkah Anda melewatkan email penting karena kotak masuk Anda penuh dengan pesan sebelumnya yang belum dijawab? Kebanyakan orang pernah mengalami hal ini dan hampir semua orang mengetahui gangguan dari lima puluh email yang belum dibaca yang menuntut perhatian Anda segera setelah Anda membuka kotak masuk di pagi hari.

Menurut penelitian, pekerja menghabiskan sebanyak 28 persen dari minggu mereka^{(28 percent of their week)} membaca dan menjawab email. Itu lebih dari seperempat dari seluruh waktu Anda di tempat kerja. Berapa banyak lagi yang bisa Anda capai jika Anda tidak harus menangani rentetan email terus-menerus?

Apa itu Kotak Masuk Nol?

Inbox Zero adalah konsep yang dikembangkan oleh Merlin Mann , seorang ahli produktivitas. Meskipun kebanyakan orang menafsirkan "nol" dalam nama untuk merujuk pada jumlah email yang dimiliki seseorang, awalnya merujuk pada berapa banyak waktu yang dihabiskan orang untuk memikirkan email. Jika Anda tidak memiliki email, Anda hampir tidak menghabiskan waktu untuk memikirkannya.

Artikel ini akan memandu Anda melalui cara menjaga jumlah email yang belum dibaca di kotak masuk Anda seminimal mungkin menggunakan alat yang tersedia untuk Anda di Gmail , serta praktik yang dapat Anda terapkan pada hari kerja Anda yang akan membantu Anda menjinakkan gerombolan email yang Anda terima seharian.

Dasar-dasar Manajemen Email

Langkah pertama untuk meningkatkan produktivitas email Anda adalah menutup kotak masuk Anda. Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi lebih baik memberi diri Anda periode waktu tertentu untuk membaca dan menanggapi email daripada menanggapinya saat mereka tiba. Penelitian^(Research) telah menunjukkan bahwa tenggat waktu, yang dipaksakan sendiri atau tidak, meningkatkan efisiensi^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek.

Sisihkan^(Set) lima menit di awal setiap jam, atau mungkin dua puluh menit di awal dan akhir hari, untuk menjawab email^{(to answer emails)} . Hapus semua email yang jelas- jelas spam^{(clearly spam)} . Jika email membutuhkan dua menit atau kurang untuk menjawab, balaslah terlebih dahulu.

Jika email membutuhkan lebih banyak waktu untuk menjawab, pindahkan ke folder khusus.

Menggunakan Gmail untuk Mencapai Nol Kotak Masuk

Gmail adalah klien email yang paling banyak digunakan di dunia, tetapi kebanyakan orang tidak menyadari betapa serbagunanya platform tersebut. Gmail penuh dengan alat^{(chock-full of tools)} dan opsi yang dapat disesuaikan yang memberi Anda kendali luar biasa atas penampilannya. Inbox Zero menjadi jauh lebih mudah dicapai saat Anda memanfaatkan alat ini.

Gunakan Bintang Khusus

Semua orang tahu tentang kemampuan untuk “membintangi” email dengan mengklik ikon Bintang^(Star) –tetapi tahukah Anda bahwa ada 12 bintang berbeda yang dapat digunakan? Klik ^(Click) Settings > See All Settings > General lalu gulir hingga Anda melihat subbagian Bintang .^(Stars)

Ada berbagai warna bintang, tetapi ada juga ikon seperti tanda seru, panah maju cepat, tanda centang, tanda tanya, dan huruf kecil i. Secara default, hanya bintang utama yang aktif, tetapi Anda dapat mengeklik dan menyeret salah satu ikon ke bagian Sedang digunakan^{(In use)} untuk mengaktifkannya.

Hanya satu simbol yang akan muncul di Gmail . Klik^(Click) beberapa kali untuk menelusuri semua bintang berbeda yang telah Anda pilih. Pilih setidaknya empat simbol: bintang standar, bintang merah, huruf kecil i, dan centang hijau.

Siapkan Beberapa Kotak Masuk dan Filter^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Anda mungkin sudah familiar dengan beberapa tab yang tersedia untuk Anda di Gmail : Promosi, Pribadi^(Personal) , Sosial^(Social) , dll. Navigasikan ke Settings > Inbox dan di samping Jenis kotak masuk,^{(Inbox type,)} klik kotak tarik-turun dan pilih Beberapa kotak masuk.^{(Multiple inboxes.)}

Bagian baru muncul yang disebut Beberapa bagian kotak masuk. ^{(Multiple inbox sections.)}Anda dapat memberi nama hingga lima bagian khusus untuk dilihat di samping kotak masuk utama Anda, meskipun dua diisi secara default. Satu bagian untuk email Berbintang^(Starred) , sementara yang lain untuk draf. Bagian ini ditentukan oleh kueri pencarian mereka, jadi Anda perlu mempelajari apa yang disebut masing-masing bintang khusus untuk menyisihkan bagian untuk mereka.

Berikut adalah nama masing-masing bintang:

bintang kuning
Bintang merah
Bintang-oranye
bintang hijau
Bintang biru
Ungu-bintang
Yellow-bang (tanda seru)
Bang-merah
Ungu-pertanyaan
Orange-guillemet (simbol maju cepat)
centang hijau
Blue-info (huruf kecil i)

Bidang kueri penelusuran mengenali operator yang berbeda, sehingga Anda dapat menggunakan perintah OR/AND untuk menyertakan beberapa bintang dalam bagian yang sama. Di samping bidang kueri Pencarian^{(Search query)} adalah bidang Nama bagian^{(Section name)} . Masukkan nama spesifik yang Anda inginkan untuk bidang ini dipanggil di sini.

Untuk mencapai Inbox Zero , sebaiknya siapkan beberapa bagian tertentu:

Membutuhkan Tindakan/Balasan
Butuh Balasan Segera
Menunggu balasan
Didelegasikan

Anda dapat memilih untuk mengatur bagian kelima sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi keempat ini akan menangani tugas paling dasar.

Mencapai Nol Kotak Masuk^{(Reaching Inbox Zero)}

Sekarang setelah Anda mengubah pengaturan Gmail , saatnya untuk melakukan semuanya. Pertama^(First) , atur filter Anda. Masukkan berikut:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Saat Anda menerima email, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memutuskan apakah email tersebut memerlukan tanggapan atau Anda harus menghapusnya. Jika email tersebut adalah spam atau tidak memerlukan tanggapan, segera hapus atau arsipkan.

Jika email memerlukan tanggapan dan akan memakan waktu kurang dari dua menit, jawablah. Jika Anda membutuhkan lebih dari dua menit, klik ikon Bintang^(Star) sekali. Jika email mendesak dan harus menjadi hal berikutnya yang Anda tanggapi, klik ikon dua kali untuk menandainya dengan Bintang Merah^{(Red Star)} .

Setelah Anda membalas email, jika Anda sedang menunggu balasan, klik ikon Bintang^(Star) tiga kali untuk menandainya sebagai "Menunggu Balasan." Jika Anda menerima email yang lebih baik ditangani oleh orang lain, teruskan ke orang yang tepat dan klik ikon Bintang^(Star) empat kali untuk menandainya sebagai “Didelegasikan.”

Pilih kapan Anda ingin membalas email Anda dan fokus bekerja hanya dalam waktu tersebut. Dengan memberi diri Anda tenggat waktu dan menetapkan periode untuk menangani email, Anda mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan di kotak masuk sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting. Jika Anda memilih untuk menanganinya di awal jam kerja, fokuslah untuk menanggapi email yang mendesak terlebih dahulu, lalu tangani sisanya dari sana.

Dengan mempraktikkan metode ini, Anda dapat segera mencapai kendali penuh atas kotak masuk Anda. Jika sudah berantakan, sisihkan setengah jam sehari untuk memilah-milah email yang sudah Anda miliki dan menentukan apakah itu penting atau tidak. Tanggapi yang membutuhkan, hapus yang tidak.

Mungkin perlu sedikit waktu, tetapi filter^{(but filters)} , kotak masuk yang ditentukan, dan alat lain akan membantu Anda mencapai Inbox Zero–dan^{(Inbox Zero–and)} Anda akan menemukan teknik apa yang paling membantu Anda tetap berada di sana.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because yоur inbox was full of previous, unanswered messages? Most peоple have experienced this and almost eνeryone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Arsipatra Prasasta

About the author

Hai, yang di sana! Saya seorang programmer komputer dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di bidangnya. Saya berspesialisasi dalam mengembangkan dan memelihara perangkat lunak untuk pembaruan smartphone dan windows. Selain itu, saya menawarkan layanan saya sebagai perwakilan dukungan klien email bulanan.

Cara Masuk ke Inbox Zero di Gmail

Apa itu Kotak Masuk Nol?

Dasar-dasar Manajemen Email