Ketika bisnis, organisasi, atau individu ingin membuat dokumen yang konsisten seperti formulir, surat, atau label surat yang identik kecuali untuk informasi tertentu, misalnya, nama, alamat, atau nomor telepon Penerima^(Recipient) . Untuk melakukan ini, Anda perlu melakukan proses Gabungan Surat^{(Mail Merge)} , yang memungkinkan Anda membuat dokumen sederhana yang disesuaikan.

Cara menggunakan Gabungan Surat di Word

Alat Penggabungan Surat^{(Mail Merge)} pada Tab Surat Microsoft Word memungkinkan Anda untuk melakukan Penggabungan Surat^{(Mail Merging)} . Alat-alat ini adalah

• Mulai Gabungan Surat^{(Start Mail Merge)} : Mulai Gabungan Surat^{(Start Mail Merge)} membuat satu dokumen dan mengirimkannya ke beberapa orang. Anda dapat menyisipkan bidang seperti Nama dan Alamat^(Address) . Word akan membuat salinan untuk setiap Penerima^(Recipient) dan mengganti bidang tersebut dengan info orang tersebut.
• Select Recipient : Select Recipient memungkinkan Anda memilih daftar orang yang ingin Anda kirimi dokumen Anda.
• Edit Daftar Penerima^{(Edit Recipient List)} : Ini mengubah daftar penerima Anda atau memilih orang tertentu untuk menerima surat. Dalam alat ini, Anda dapat mengurutkan, memfilter, menemukan dan menghapus duplikat dan memvalidasi alamat daftar.

Cara mengatur Gabungan Surat^{(Mail Merge)} Manual untuk surat

• Untuk menyiapkan Gabungan Surat^{(Mail Merge)} Manual untuk sebuah surat, Anda harus terlebih dahulu membuat dokumen kosong, buka tab^{(Mailing tab)} Surat .
• Pilih Mulai Gabungan Surat^{(Start Mail Merge)} , lalu pilih Surat^(Letters) .
• Klik Pilih Penerima^{(Select Recipients)} .
• Menu tarik-turun akan muncul; Anda dapat memilih untuk memilih Type a New List , Use an Existing List , pilih dari Outlook Contacts^{(choose from Outlook Contacts)} .

Kita akan menggunakan Type a New List .

Kotak dialog berlabel Daftar Alamat ^{(Address List)}Baru^{( New)} akan muncul. Di kotak dialog, Anda dapat memasukkan teks ke dalam baris dan kolom. Di sebelah kiri kotak dialog Daftar Alamat Baru^{(New Address List)} , beberapa perintah memungkinkan Anda untuk mengubah daftar Anda; ini disebut Entri Baru^{(New Entry)} , Hapus Entri, Temukan^(Find) dan Sesuaikan Kolom^{(Customize Columns)} .

Untuk menambahkan baris baru, klik Entri Baru^{(New Entry)} . Untuk menghapus baris, pilih Hapus Entri^{(Delete Entry)} . Untuk menambah, menghapus, mengganti nama, memindahkan ke atas dan ke bawah Kolom^(Columns) , Pilih ^(Select) Kustomisasi Kolom^{(Customize Columns)} . Masukkan Data^{(Enter Data)} ke dalam daftar Anda, pilih OK dan Simpan^(Save) file Anda. Jika Anda ingin kembali dan mengedit daftar Anda, klik Edit Daftar Penerima^{(Edit Recipient List)} , sekarang edit.

Sekarang Anda dapat menulis atau menyalin surat ke dalam dokumen.

Tempatkan kursor di tempat Anda ingin menyisipkan bidang dan pilih Sisipkan dan Gabungkan Bidang^{(Insert and Merge Fields)} ; pilih bidang yang Anda inginkan. Anda dapat melihat pratinjau Bidang Anda dengan mengklik Hasil Pratinjau ABC^{(ABC Preview Results)} .

Untuk kembali ke dokumen yang menunjukkan bidang, klik pada Hasil Pratinjau ABC^{(ABC Preview Results)} lagi.

Sekarang pilih Selesai dan Gabung^{(Finish and Merge)} . Anda dapat memilih untuk Mengedit Dokumen Individual^{(Edit Individual Documents)} , Mencetak Dokumen^{(Print Document)} , dan Mengirim Pesan Email^{(Send Email Messages)} . Pilih pilihan Anda; maka Anda akan melihat hasilnya.

Menggunakan Wizard Gabungan Surat^{(Mail Merge Wizard)} untuk Surat^(Letter)

Kali ini kita akan membuat mail merge dengan menggunakan Step-By-Step Mail Merge Wizard , yang merupakan proses termudah dalam membuat Mail Merge .

1. Buka Start Mail Setup di bagian bawah Menu Drop-Down^{(Drop-Down Menu)} dan pilih Step-By-Step Mail Merge Wizard .
2. Panel Gabungan Surat^{(Mail Merge Pane)} akan muncul di sebelah kanan. Pilih Jenis Dokumen^{(Document Type)} ; kami akan Memilih Surat^(Letter) . Sekarang klik Berikutnya^(Next) .
3. Kita akan menggunakan Current Document .
4. Pilih Penerima^(Recipients) : Anda dapat memilih untuk mengetik daftar baru, memilih dari kontak pandangan, dan menulis daftar baru. Kami akan pergi ke daftar yang ada.
5. Telusuri^(Browse) untuk memilih file. Kemudian Klik ^(Click) Next , lalu OK . Penerima Gabungan Surat^{(Mail Merge recipients)} akan muncul
6. Anda dapat memilih untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Penerima^(Recipients) dengan mencentang dan menghapus centang pada Kotak^(Box) ; kita klik OK , lalu Next .
7. Tulis Surat Anda^{(Write Your Letter)} . Ini menampilkan informasi Tambahkan Penerima^{(Add Recipient)} ke surat Anda. Tempatkan kursor di tempat kita ingin informasi itu pergi.
8. Kami akan menggunakan Blok Alamat^{(Address Block)} ; Kotak Dialog^{(Dialog Box)} Sisipkan Alamat^{(Insert Address)} akan muncul. Anda dapat memilih format yang Anda inginkan.
9. Ada Tombol Navigasi^{(Navigation Button)} di sebelah kanan jendela Sisipkan Blok Alamat^{(Insert Address Block)} yang memungkinkan Anda untuk berpindah melalui blok alamat.
10. Pilih alamatnya, lalu klik OK . Pada Panel Gabungan Surat^{(Mail Merge Pane)} Anda juga dapat menyisipkan salam dengan mengklik Baris Salam^{(Greeting Line )} pilih pilihan Anda, OK   lalu Berikutnya^(Next) .
11. Pratinjau Surat Anda^{(Preview Your Letters)} . Di bawah pratinjau paragraf surat Anda, ada tombol navigasi yang (<< Recipient>>) memungkinkan Anda untuk menavigasi blok alamat Anda, lalu Berikutnya^(Next) .
12. Penggabungan lengkap – Anda akan melihat dua pilihan untuk Mengedit Individu^{(Edit Individual)} atau Mencetak^(Prin) t. Pilih Edit Individu.^{(Edit Individual.)}

Sekarang kami memiliki Gabungan Surat^{(Mail Merge)} .

Beri tahu kami di komentar jika Anda memiliki masalah dan akan menghubungi Anda kembali.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When а business, оrganization, or individual wants to create a consistеnt document ѕυch as forms, letters, or mailing labels that are identical except for specific information, for instance, thе name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Cara Menggunakan Mail Merge di Word ke Create Letters, Labels, dan Amplop

• Cara Membuat Gabungan Surat Di Microsoft Word

• Cara Menggunakan Rewrite Suggestions di Word untuk Web application

• Excel, Word or PowerPoint tidak dapat mulai terakhir kali

• Cara Membuat Booklet or Book dengan Microsoft Word

• Cara Mengubah AutoSave and AutoRecover time di Word

• Cara membuat daftar drop-down di Word

• Cara menggambar di Microsoft Word menggunakan Draw Tab alat

• Cara memasukkan tanda air di Word document

• Cara Membuat Hanging Indent di Microsoft Word and Google Docs

• Fix Error, Bookmark tidak didefinisikan dalam Microsoft Word

• Cara Mengelola Document Versions di Word

• Bagaimana memulai Word, Excel, PowerPoint, Outlook di Safe Mode

• Cara mengimpor gaya dari satu dokumen ke dokumen lain di Word

• Cara mematikan tanda Paragraph di Microsoft Word

• Jarte adalah Portable Word Processor kaya fitur untuk Windows PC

• Apa itu ASD file dan bagaimana cara membukanya di Microsoft Word?

• Tambah jumlah file terbaru di Word, Excel, PowerPoint

• Word Dokumen Pembukaan di WordPad, bukan Word

• Cara menghapus semua istirahat bagian di Word sekaligus