Jika Anda terbiasa menggunakan versi Excel yang lebih lama , opsi pemformatan bersyarat di Excel 2007 , 2010, dan 2013 akan memukau Anda. Jadi mengapa Anda ingin repot menggunakan pemformatan bersyarat? Nah, inilah beberapa alasan mengapa saya suka menggunakan fitur Excel ini :

1. Untuk membuat data Anda lebih menarik secara visual.

2. Untuk membuat spreadsheet Anda lebih mudah dipahami secara sekilas.

3. Untuk mengidentifikasi jenis angka tertentu untuk membantu dalam pemecahan masalah^{(problem solving)} .

4. Untuk membantu Anda dalam menarik kesimpulan dari data Anda.

5. Untuk menampilkan secara visual kepada pengguna apa yang “baik” atau “buruk” dengan menggunakan warna hijau dan merah.

Sekarang, Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk memformat setiap sel dalam rentang berdasarkan kriteria Anda sendiri (dan ada banyak opsi pemformatan untuk dipilih). Misalnya, jika Anda memiliki lembar laba^{(profit sheet)} dan Anda ingin memberi kode warna semua laba yang lebih besar dari $200 sebagai hijau dan semua laba kurang dari $200 sebagai kuning dan semua kerugian sebagai merah, maka Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk melakukan semua pekerjaan dengan cepat untuk Anda. .

Pemformatan Bersyarat di Excel

Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda memformat sejumlah besar data dengan cepat dan mudah – sambil tetap dapat membedakan berbagai jenis data. Anda dapat membuat aturan untuk opsi pemformatan yang memungkinkan Microsoft Excel memformat otomatis untuk Anda. Anda benar-benar hanya perlu mengikuti tiga langkah sederhana.

Langkah 1:^{(Step 1:)} Pilih sel yang ingin Anda format.

Langkah 2:^{(Step 2:)} Klik tombol Conditional Formatting di bawah menu Home^{(Home menu)} , bagian Styles^{(Styles section)} .

Langkah 3:^{(Step 3:)} Pilih aturan Anda. Ada Aturan Sel Sorotan^{(Highlight Cells Rules)} dan Aturan Top/Bottom Rules  di bagian atas yang memungkinkan Anda melakukan perbandingan dengan nilai. Untuk contoh ini, kami memberlakukan tiga aturan. Yang pertama adalah bahwa nilai apa pun yang lebih besar dari $200 berwarna hijau.

Perlu dicatat bahwa hanya bagian Aturan Sel Sorotan^{(Highlight Cells Rules section)} yang juga dapat digunakan untuk membandingkan kumpulan data dengan kumpulan data lainnya. Yang lainnya hanya akan menggunakan satu set data yang telah Anda soroti dan membandingkan nilainya satu sama lain. Misalnya, saat menggunakan aturan Lebih Besar Dari^{(Greater Than rule)} , saya dapat membandingkan nilai dari A1 hingga A20 dengan angka tertentu atau saya dapat membandingkan A1 hingga A20 dengan B1 hingga B20 .

Logika yang sama diterapkan pada aturan kedua dan ketiga. Aturan kedua adalah bahwa apa pun antara $0 dan $200 diformat kuning. Aturan ketiga adalah bahwa apa pun yang kurang dari $0 diformat merah. Inilah tampilan sebagian dari spreadsheet yang sudah jadi.

Jika Anda tidak menyukai opsi pemformatan ini, Excel memiliki banyak opsi Pemformatan Bersyarat^{(Conditional Formatting)} baru yang dapat Anda gunakan. Misalnya, Anda dapat menyisipkan ikon seperti panah berwarna ( Kumpulan Ikon^{(Icon Sets)} ), bagan batang seperti pada contoh kedua ( Bilah Data^{(Data Bars)} ), atau bahkan rentang warna yang dipilih secara otomatis seperti pada contoh terakhir ( Skala Warna^{(Color Scales)} ). Ketiga opsi ini hanya membandingkan nilai dari kumpulan data yang sama. Jika Anda memilih A1 hingga A20 , itu hanya akan membandingkan nilai tersebut satu sama lain.

Jika nanti Anda memutuskan bahwa Anda tidak ingin sel Anda diformat bersyarat, yang harus Anda lakukan hanyalah menghapus pemformatan. Untuk melakukannya, pilih tombol Pemformatan Bersyarat dan pilih ^{(Conditional Formatting button and select)} Hapus Aturan^{(Clear Rules)} . Kemudian, pilih apakah Anda ingin menghapus aturan hanya dari sel yang dipilih atau dari seluruh lembar kerja.

Juga, jika Anda telah membuat beberapa aturan, Anda mungkin lupa aturan apa yang telah Anda terapkan ke sel apa. Karena Anda dapat menerapkan banyak aturan ke kumpulan sel yang sama, itu bisa menjadi sangat membingungkan terutama jika orang lain yang membuat spreadsheet. Untuk melihat semua aturan, klik tombol Pemformatan Bersyarat^{(Conditional Formatting button)} dan kemudian klik Kelola Aturan.^{(Manage Rules.)}

Saat Anda memiliki lebih dari satu aturan yang diterapkan ke rentang sel yang sama, aturan dievaluasi dalam urutan dari prioritas yang lebih tinggi ke prioritas yang lebih rendah. Secara default, aturan terbaru yang ditambahkan akan memiliki prioritas yang lebih tinggi. Anda dapat mengubahnya dengan mengklik aturan dan kemudian menggunakan tombol panah atas dan bawah untuk mengubah urutannya. Juga, Anda bisa mengklik dropdown di bagian paling atas dan melihat aturan hanya untuk pilihan saat ini atau untuk setiap lembar di buku kerja.

Ada juga kotak centang bernama Stop If True , yang tidak akan saya jelaskan secara rinci di sini karena cukup rumit. Namun, Anda dapat membaca posting ini dari Microsoft yang menjelaskannya dengan sangat rinci.

Opsi Pemformatan Bersyarat Baru Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Hampir semuanya sama di Excel 2010 dalam hal Pemformatan Bersyarat^{(Conditional Formatting)} yang disertakan dalam Excel 2007 . Namun, ada satu fitur baru yang benar-benar membuatnya jauh lebih bertenaga.

Sebelumnya saya telah menyebutkan bahwa bagian Sorotan Aturan Sel^{(Highlight Cells Rules)} memungkinkan Anda membandingkan satu kumpulan data dengan kumpulan data lainnya pada spreadsheet yang sama. Pada tahun 2010, Anda sekarang dapat mereferensikan lembar kerja lain di buku kerja yang sama. Jika Anda mencoba melakukan ini di Excel 2007 , ini akan memungkinkan Anda memilih data dari lembar kerja lain, tetapi akan memberi Anda pesan kesalahan^{(error message)} saat Anda mencoba mengklik OK di akhir.

Di Excel 2010 , Anda sekarang dapat melakukan ini, tetapi ini sedikit rumit jadi saya akan menjelaskannya langkah demi langkah. Katakanlah saya memiliki dua lembar kerja dan pada setiap lembar saya memiliki data dari B2 hingga B12 untuk sesuatu seperti keuntungan. Jika saya ingin melihat nilai mana dalam B2 hingga B12 dari lembar 1^{(sheet 1)} yang lebih besar daripada nilai B2 hingga B12 dari lembar 2^{(sheet 2)} , pertama-tama saya akan memilih nilai B2 hingga B12 di lembar 1^{(sheet 1)} dan kemudian klik Hebat Daripada^{(Great Than)} di bawah Aturan Sel Sorotan.

Sekarang klik tombol referensi sel^{(cell reference button)} yang telah saya tunjukkan di atas. Kotak akan berubah dan ikon kursor^{(cursor icon)} akan menjadi salib putih. Sekarang lanjutkan dan klik pada lembar 2^{(sheet 2)} dan pilih  HANYA^(ONLY)  sel B2. JANGAN pilih^(NOT)  seluruh rentang B2 hingga B12 .

Anda akan melihat bahwa kotak tersebut sekarang memiliki nilai =Sheet2!$B$2 . Kita perlu mengubah ini menjadi =Sheet2!$B2 . Pada dasarnya, singkirkan $  yang muncul sebelum 2. Ini akan membuat kolom tetap, tetapi memungkinkan nomor baris^{(row number)} berubah secara otomatis. Untuk alasan apa pun, itu tidak akan membiarkan Anda memilih seluruh rentang.

Klik^(Click) tombol referensi sel^{(cell reference button)} lagi dan kemudian klik OK. Sekarang nilai di lembar 1^{(sheet 1)} yang lebih besar dari lembar 2^{(sheet 2)} akan diformat sesuai dengan opsi pemformatan yang Anda pilih.

Mudah- mudahan^(Hopefully) , itu semua masuk akal! Saat melihat Excel 2013 , sepertinya tidak ada fitur baru dalam hal pemformatan bersyarat. Sebagai tip terakhir, jika Anda merasa bahwa aturan default tidak sesuai dengan apa yang ingin Anda capai, Anda dapat mengklik  opsi Aturan Baru ^{(New Rule)} dan mulai^{(option and start)} dari awal. Apa yang hebat tentang membuat aturan baru adalah Anda bisa menggunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat, yang sangat kuat.

Meskipun pemformatan bersyarat terlihat relatif mudah dan sederhana di permukaan, itu bisa menjadi sangat rumit tergantung pada data dan kebutuhan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk mengirim komentar. Menikmati!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older versions of Excel, the conditional formаtting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze yoυ. So why wоuld you want to bothеr using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using thіs feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel

• Gunakan Jendela Tonton Excel untuk Memantau Sel Penting dalam Buku Kerja

• Cara Menyembunyikan Lembar, Sel, Kolom, dan Rumus di Excel

• Gunakan Format Painter di Word untuk Menyalin dan Menempel Pemformatan

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• Panduan Untuk Semua Ekstensi File Excel & Apa Artinya

• Cara aman Password Protect A Excel File

• Cara Mengatur dan Menggunakan Format MLA di Microsoft Word

• Memetakan Data Excel Anda

• AutoFit Lebar Kolom dan Tinggi Baris di Excel

• Gunakan Excel untuk Mengetahui Suku Bunga Efektif dari Suku Bunga Nominal

• Gunakan Excel sebagai Alat untuk Menyalin Data dari Web

• Cara Membuat Daftar Periksa di Excel

• Bagaimana Membandingkan Dua File Excel dan Menyoroti Perbedaannya

• Cara Menggunakan Fitur Excel AutoRecover dan AutoBackup

• Cara Menemukan Nilai yang Cocok di Excel

• Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkas Data di Excel

• Cara Menemukan dan Menghitung Rentang di Excel

• Cara Menggunakan VLOOKUP di Excel

• Cara menggunakan grafik mini di Excel