Dua dari fungsi utama Excel adalah untuk memungkinkan Anda memanipulasi dan melihat data dari perspektif yang berbeda, dan salah satu alat program yang lebih sederhana namun kuat untuk melakukannya adalah fungsi Sortir^{(Sort )} .

Baik itu pengurutan naik/turun sederhana, pengurutan pada lebih dari satu variabel untuk menampilkan data dalam grup atau untuk mempertahankan integritas baris, atau pengurutan alfanumerik sederhana untuk menjaga data tabular Anda teratur, pengurutan data di Excel adalah keterampilan yang penting.

Beberapa program lebih cocok untuk menyortir data tabular daripada Excel , dan pengurutan Anda dapat dijalankan dari yang sederhana dan relatif tidak rumit hingga yang sangat canggih. Meskipun kecakapan menyortir Excel —apa yang dapat Anda lakukan dengan kumpulan data yang tepat dan sedikit pengetahuan tentang cara kerja program—memang kuat dan mendalam, tip teknologi hari ini berfokus pada dua jenis dasar, sebagai berikut:

• Menyortir data pada satu kolom
• Menyortir data pada beberapa kolom

Spreadsheet, tentu saja, terdiri dari kolom dan baris sel, atau data tabular, di mana setiap kolom terdiri dari pembagian logis dari fakta, angka, atau detail lainnya berdasarkan kategori, seperti, katakanlah, nama, alamat, mata uang, bagian angka, dan seterusnya—tergantung pada jenis spreadsheet. Baris^(Rows) , di sisi lain, menampilkan orang, objek, atau gambar secara berdampingan atau dalam contoh atau kejadian yang sama.

Bergantung pada jenis spreadsheet dan data yang dikandungnya, seperti daftar tabular nama, alamat, nomor telepon, dan data terkait lainnya, baris sering kali mirip dengan catatan database.

Saat Anda mengurutkan baris data, setiap baris harus mempertahankan integritasnya, tanpa secara tidak sengaja memindahkan data dari satu baris ke baris lainnya, yang, seperti yang akan Anda lihat lebih jauh, adalah tempat pengurutan data pada beberapa kolom berguna.

Menyortir pada Satu Bidang

Anda dapat mengurutkan catatan dalam spreadsheet menurut baris, dan Anda dapat mengurutkan sel dalam catatan menurut kolom. Anda tentu saja dapat menentukan urutan urut naik atau turun. Secara default, menaik / alfanumerik, program mengatur teks dari A hingga Z dan angka dari terkecil hingga terbesar. Penyortiran dengan urutan menurun, tentu saja, membalikkan yang lebih tua dari Z ke A , atau agar angka yang lebih besar dimulai dari atas.

Seperti banyak fungsi di Excel , ada beberapa cara untuk melakukan pengurutan sederhana; semua yang Anda butuhkan untuk jenis pengurutan ini, berada di menu flyout tombol kanan mouse, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

1. Klik kanan^{(Right-click)} bidang di kolom tempat Anda ingin mengurutkan spreadsheet untuk membuka menu popup.
2. Gulir^(Scroll) ke bawah dan arahkan kursor ke Sortir^(Sort) untuk membuka menu flyout.
3. Klik Urutkan A ke Z^{(Sort A to Z)} untuk menaik atau Urutkan Z ke A^{(Sort Z to A )} turun ( Perhatikan^(Note) bahwa Excel tidak menyertakan data dalam sel di baris 1 dalam pengurutan; program mengasumsikan bahwa baris ini menyimpan label kolom Anda, atau header.).

Pengurutan sederhana ini berfungsi untuk banyak tipe data, kecuali jika baris dan kolom Anda memiliki data yang identik, atau duplikat. Dalam hal ini, Anda harus mengurutkan pada dua atau lebih kolom, berikutnya.

Menyortir Catatan di Beberapa Bidang

Bergantung pada kerumitan data Anda, Anda mungkin perlu mengurutkan lebih dari satu kolom. Mungkin contoh terbaik adalah menyortir database menurut abjad dalam urutan nama belakang. Katakanlah bahwa data Anda memiliki beberapa orang dengan nama belakang yang sama. Dalam hal ini, Anda akan ingin memastikan bahwa Linda Johnson datang sebelum Lydia Johnson , dan Cherri Anderson muncul setelah Charles Anderson…Anda mengerti.

Anda dapat mengatur pencarian kustom dengan beberapa kriteria dari kotak dialog Urutkan , seperti ini.^(Sort)

1. Klik^(Click) sel di kolom pertama data yang ingin Anda urutkan.
2. Klik Data tepat di bawah bilah judul untuk membuka pita Data . (Rita, tentu saja, adalah deretan tab kontekstual di bagian atas jendela aplikasi.)
3. Di bagian Urutkan & Filter^{(Sort & Filter)} , klik tombol Urutkan^{(Sort )} untuk membuka kotak dialog Urutkan.

• Klik tarik-turun Urutkan menurut^{(Sort by)} dan pilih nama kolom pertama yang akan diurutkan. (Perhatikan bahwa Excel menampilkan konten di baris 1 kolom, yang dalam hal ini menyimpan label kolom. Anda dapat menonaktifkan opsi ini dengan menghapus centang pada kotak centang Data saya memiliki header^{(My data has headers)} .)
• Klik Tambahkan Level^{(Add Level )} untuk menambahkan kolom lain ke urutan pengurutan.
• Klik tarik-turun Kemudian oleh^{(Then by)} dan pilih kolom berikutnya untuk diurutkan.
• Ulangi Langkah 6 dan 7^{(Steps 6 and 7)} sesuai kebutuhan untuk mengonfigurasi parameter pengurutan Anda.

Mengklik di sekitar kotak dialog Urutkan^(Sort) mengungkapkan beberapa opsi berbeda untuk memodifikasi pengurutan Anda, meskipun beberapa di antaranya, kecuali Anda tahu persis bagaimana masing-masing memengaruhi pengurutan Anda, kemungkinan besar akan menghasilkan hasil yang tidak diinginkan.

• Klik Oke^(OK) .
• Jika Anda mendapatkan kotak dialog Peringatan Urutkan , pilih ^{(Sort Warning)}Perluas pilihan^{(Expand the selection)} lalu klik Urutkan.^(Sort.)

Selain itu, saat Anda memilih kolom, Excel menganalisis konten sel di kolom tersebut dan membuat tebakan cerdas tentang nilai apa yang harus mengisi bidang Urutkan^{(Sort on)} dan Urutan^(Order) . Kecuali Anda memiliki alasan spesifik (dan logis) untuk mengubahnya, jangan lakukan. (Kecuali jika Anda bereksperimen, tentu saja. Saya selalu mendorongnya—dan fitur Urungkan^(Undo) Excel bekerja dengan sangat baik.)

Seperti yang saya yakin dapat Anda bayangkan, ini hanyalah awal dari cara Anda mengurutkan data di Excel . Penting untuk diingat, bahwa kecuali Anda berhati-hati, menggunakan parameter yang salah dapat menyandingkan data Anda dan sepenuhnya mengubah posisinya di spreadsheet. Sortir^(Sort) cepat dan mudah diatur. Berita baiknya adalah Undo juga cepat. Jangan^(Don) takut untuk Undo dan coba lagi. Dan lagi.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excеl’ѕ primary functіons are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of thе program’s more simple but powerful tools for dоing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Pusatkan Data Lembar Kerja Anda di Excel untuk Pencetakan

• Cara Menggabungkan Data Dalam Beberapa File Excel

• Cara Menghapus Baris Kosong di Excel

• Cara Menggunakan Fitur Sel Bicara Excel

• Cara Memasukkan Lembar Kerja Excel ke dalam Word Doc

• Cara Menggunakan Isi Flash Di Excel

• File Data Outlook Tidak Dapat Diakses: 4 Perbaikan Untuk Mencoba

• 3 Cara Memisahkan Sel Di Excel

• Pertahankan Referensi Sel saat Menyalin Rumus di Excel

• Cara Membuat Makro atau Script VBA Di Excel

• Mengapa Anda Harus Menggunakan Rentang Bernama di Excel

• Cara Mengurutkan Berdasarkan Tanggal di Excel

• Cara Menggunakan Analisis Bagaimana-Jika Excel

• Cara Memperbaiki Baris Di Excel

• Kapan Menggunakan Pencocokan Indeks Alih-alih VLOOKUP di Excel

• Sembunyikan Data Rahasia dalam Dokumen Word 2007/2010

• Cara Menggabungkan Sel, Kolom & Baris Di Excel

• Kelompokkan Baris dan Kolom dalam Lembar Kerja Excel

• Mengeja Angka dengan Cepat di Word dan Excel

• Gunakan Keyboard untuk Mengubah Tinggi Baris dan Lebar Kolom di Excel