Dulu kolaborasi tim^{(team collaboration)} pada dokumen memakan waktu dan membosankan. Satu orang akan menulis draf, memberikan draf kepada orang lain untuk membuat perubahan, membaca ulang perubahan dan memutuskan apakah akan menerimanya, menyerahkan dokumen kepada orang lain untuk diedit, dan seterusnya. Saat ini^(Nowadays) berbagi dokumen semudah menulisnya, dan banyak orang dapat dengan mudah mengerjakan dokumen yang sama. Rangkaian program Microsoft Office^{(Microsoft Office)} dirancang untuk kerja tim, tetapi tidak semua orang akan menganggapnya naluriah pada awalnya. Di sinilah buku seperti Kolaborasi Tim, Menggunakan Microsoft Office untuk Kerja Tim yang Lebih Efektif^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} bisa menjadi permata yang nyata. Apakah buku ini memenuhi janji judulnya? Sebagai pengguna Office^{(Office user)} lama, saya tertarik untuk mencari tahu. Mari kita lihat apa yang saya temukan.

Buku ini Dirancang untuk Bisnis

Sudah jelas sejak awal bahwa buku ini dirancang untuk orang-orang yang bekerja di lingkungan bisnis^{(business environment)} dan khususnya perusahaan. Ini juga untuk orang-orang yang sudah terbiasa dengan edisi terbaru Office (sejak pengenalan pita) dan yang tidak memerlukan tutorial tentang dasar-dasarnya. Diasumsikan bahwa pembaca memiliki Office 2013 dan itulah yang ditunjukkan oleh ilustrasi.

Buku ini dimulai dengan diskusi tentang konsep-konsep yang terlibat dalam kerja tim (dinamika tim, kepemimpinan dengan contoh, dan sebagainya) yang sayangnya hampir kering seperti buku teks, tidak pernah menggunakan satu kata di mana selusin akan melakukannya. Penulis tampaknya ingin memastikan bahwa setiap poin yang jelas tercakup dalam detail yang suram. Saya tidak berpikir saya akan sendirian dalam membaca paragraf demi paragraf dan berharap^{(paragraph and wishing)} dia akan melanjutkannya.

Kolaborasi di Kantor

Bab pertama yang membahas tentang kolaborasi dengan Office menjelaskan penggunaan SharePoint secara mendetail. Menggunakan SharePoint memerlukan langganan Office 365 Small Business Premium atau tingkat yang lebih tinggi. Sebagian besar bagian SharePoint^{(SharePoint section)} dirancang untuk orang yang mengelola situs SharePoint , dan penulis setuju bahwa pengguna non-administrator mungkin menganggap informasi itu menarik tetapi mereka tidak akan bisa berbuat banyak dengannya. Tidak diragukan lagi bahwa SharePoint adalah layanan berfitur lengkap yang luar biasa, dan jika bisnis telah memiliki langganan Office 365 Small Business Premium , SharePointsudah terpasang. Deskripsi tentang cara mengonfigurasi SharePoint sepenuhnya agar sesuai dengan kebutuhan khusus tim telah diilustrasikan secara menyeluruh dan baik.

Namun, biaya berlangganan mungkin menjadi penghalang bagi banyak bisnis. Dan fokus pada pengelolaan situs SharePoint^{(SharePoint site)} membuang banyak ruang. Bisnis yang telah masuk ke SharePoint hampir pasti akan memiliki administrator terlatih dan kebijakannya sendiri. Bagian berikutnya menjelaskan kerja tim melalui Outlook , tetapi sekali lagi, fokusnya, pada awalnya, adalah menautkan Outlook ke situs SharePoint^{(SharePoint site)} perusahaan . Setelah buku mulai menjelaskan kolaborasi melalui OneNote , itu menjadi lebih berharga bagi rata-rata pengguna.

Buku ini menjelaskan cara menautkan Outlook ke OneNote dan cara memastikan bahwa jadwal tim, pesan, dan kalender disinkronkan ke buku catatan bersama. Fitur kalender^{(calendar feature)} harus sangat berguna untuk melacak berbagai proyek dan memastikan tidak ada konflik penjadwalan.

Ada bagian yang menjelaskan kolaborasi tim^{(team collaboration)} dengan Lync , tetapi ini hanya akan menarik bagi orang-orang yang bisnisnya menggunakan Lync Server dan telah melisensikannya untuk digunakan oleh karyawan mereka.

Sinkronisasi dan kolaborasi

Bab yang disebut "Melacak diskusi dan ide"^{("Keeping track of discussions and ideas")} menyatukan instruksi untuk penggunaan tim ^{(team use)}OneNote dan Lync^{(OneNote and Lync)} . Fokusnya ada pada OneNote , dan menjelaskan cara berbagi dokumen melalui Outlook dan aplikasi Office lainnya^{(Office apps)} , dan cara membuat folder dan daftar bersama. Di sinilah Kolaborasi Tim, Menggunakan Microsoft Office untuk Kerja Tim yang Lebih Efektif^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} akhirnya menjadi berguna bagi kebanyakan orang—di tengah jalan. Selain tugas kolaboratif yang paling umum, bagian ini juga mencakup deskripsi template, referensi, berbagi halaman melalui email, dan menggunakan cadangan. Ada penyebutan singkat yang tidak harus dimiliki orangOutlook untuk menerima item bersama.

Ada bab yang dikhususkan untuk bekerja secara kolaboratif dengan Word , Excel, dan PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . Buku ini menyiratkan bahwa kolaborasi semacam ini hanya dapat dilakukan dengan Office 2010 atau versi yang lebih baru, yang tidak sepenuhnya benar. Versi yang lebih baru memungkinkan banyak orang untuk mengerjakan file yang sama secara bersamaan. Tetapi jika penggunaan simultan itu tidak diperlukan, saya telah menemukan bahwa Office 2007 (yang saya gunakan) akan melakukannya dengan baik. Penulis berasumsi bahwa dokumen bersama ini akan tersedia melalui SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Alat yang tersedia di SharePoint jauh lebih luas dan serbaguna daripada yang ada di OneDrive . Pelacakan^(Tracking)perubahan telah tersedia di Word untuk waktu yang sangat lama. Banyak orang yang telah berkolaborasi pada dokumen sebelumnya akan mengetahui bagaimana melakukannya. Namun, deskripsi dalam buku ini akan berguna bagi pendatang baru dan pengingat yang baik untuk kolaborator yang lebih berpengalaman. Hal yang sama berlaku untuk anotasi di Excel dan penggunaan PowerPoint bersama .

Akhirnya, SkyDrive/OneDrive

Bab terakhir menjelaskan bagaimana kolaborasi dapat dilakukan di SkyDrive (sekarang bernama OneDrive ). Karena ini adalah metode yang paling praktis bagi banyak orang, saya pikir ini seharusnya ditampilkan terlebih dahulu. Di sini, di 7 Tutorial^{(7 Tutorials)} , staf editorial berkolaborasi melalui OneDrive dan Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , jadi kami tahu betapa berharganya koneksi dengan OneDrive . Buku ini membahas Aplikasi Web Office^{(Office Web Apps)} (sekarang disebut Office Online ) dan mencatat fitur dan batasan aplikasi. Buku ini adalah hak cipta 2012, sebelum Office Online diubah namanya dan diperbarui.

Dakwaan

Kolaborasi Tim, Menggunakan Microsoft Office untuk Kerja Tim^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} yang Lebih Efektif dirancang untuk pengguna bisnis dan administrator TI yang perlu menyiapkan Sharepoint . Sebagian besar tidak akan relevan bagi orang yang tidak memiliki akses ke server SharePoint atau Lync^{(SharePoint or Lync servers)} perusahaan dan yang tidak mengelola situs SharePoint . Gaya penulisannya^{(writing style)} kering, bertele-tele dan membosankan, dan bahannya sendiri agak ketinggalan zaman. Bahkan orang-orang yang berada di target audiens^{(target audience)} mungkin tidak begitu senang dengannya. Buku ini tidak dirancang untuk pembaca rata-rata dan nadanya tidak mengundang orang untuk membacanya. Ada buku lain yang lebih baik yang menjelaskan berbagi dokumen dan kolaborasi^{(sharing and collaboration)}, yang memiliki keuntungan tambahan dalam menyajikan referensi yang jauh lebih baik dan lebih mendetail tentang Office secara umum. Tidak perlu menghabiskan banyak waktu di SharePoint , yang sebenarnya bukan tentang berkolaborasi tetapi tentang mengelola platform kolaborasi ^{(collaboration platform)}Microsoft untuk bisnis. Sebelum Anda membelinya, kami sarankan Anda melihat daftar isi dan bab sampel^{(sample chapter)} gratisnya dan periksa kembali apakah itu benar-benar membagikan apa yang perlu Anda pelajari. Jika tidak, yang terbaik adalah menjauh dari buku ini.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documentѕ was time-consuming аnd tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the chаnges and decide whether to aсcept them, hand the document to someone else to edit, аnd so on. Nowаdays sharing documents is every bit as easy as writing them, and many peoplе can easily work on the same documеnt. Microsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not evеryone will find it instinctіve at first. This is where a boоk like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Resensi Buku - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Resensi Buku - Microsoft Office 365 untuk Dummies

• Resensi Buku - Microsoft Office Professional 2010 Langkah Demi Langkah

• Resensi Buku - Microsoft Office Inside Out: Edisi 2013

• Review Buku - Windows 7 dan Office 2010 Untuk Dummies, Paket Buku + DVD

• Resensi Buku - The Book of Audacity, oleh Carla Schroder

• Resensi Buku - Tips Cepat Visual Windows 7

• Resensi Buku - Windows 7 Biasa & Sederhana

• Resensi Buku - Windows 7, Manual yang Hilang

• Resensi Buku - Panduan How-To Geek untuk Windows 8

• Pertanyaan sederhana: Apa itu Microsoft 365?

• Resensi Buku - Windows 8.1 Langkah Demi Langkah, oleh Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Review Buku - Memecahkan Masalah & Merawat PC Anda All-In-One untuk Dummies

• Cara Menghapus Halaman di Word (6 Cara)

• Cara Memilih atau Sorot Teks di Windows

• Resensi Buku - Microsoft Office 2010 untuk Dummies

• Resensi Buku - Windows 8 Langkah Demi Langkah, oleh Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Resensi Buku - Langkah Pertama Windows PowerShell 3.0, oleh Ed Wilson

• Resensi Buku - Jaringan Komputer & Perangkat Anda, Langkah Demi Langkah

• Resensi Buku - Windows 7 Inside Out