Dalam posting ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengelola email Outlook^{(Outlook email)} Anda dengan lebih baik dengan memindahkan email masuk secara otomatis ke folder terpisah. Jika Anda mendapatkan banyak email setiap hari^{(email everyday)} , ini dapat menghemat banyak waktu.

Daripada harus menghabiskan satu jam seminggu sekali untuk memindahkan email dari Kotak Masuk^(Inbox) ke folder yang Anda kategorikan, aturan email akan membantu mengotomatiskan pengaturan kotak masuk Anda. Ini sangat mirip dengan menggunakan label dan filter di Gmail .

Aturan email^(Email) mungkin tampak rumit dan bisa jadi jika Anda benar-benar ingin melakukan penyortiran yang canggih, tetapi jika Anda hanya ingin memindahkan email kantor ke folder Kerja secara otomatis, maka itu mudah.

Agar aturan berguna, Anda harus terlebih dahulu membuat beberapa folder di bawah Kotak Masuk^(Inbox) Anda untuk mengkategorikan email Anda, seperti Proyek, Pekerjaan^(Work) , Keluarga^(Family) , dll.

Anda dapat membuat folder dengan mengklik kanan pada Kotak Masuk^(Inbox) atau folder apa pun dan memilih Folder Baru^{(New Folder)} . Prosedur berikut ini berfungsi di Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 dan Office 365 .

Siapkan Aturan Outlook

Sekarang untuk memulai, buka Outlook , klik pada tab File dan Anda akan melihat tombol ^(File)Kelola Aturan & Peringatan^{(Manage Rules & Alerts)} di bagian bawah.

Jendela utama Aturan^(Rules) dan Peringatan^(Alerts) akan muncul dan secara default Anda mungkin melihat satu aturan sudah dibuat tergantung pada versi Outlook Anda .

Dari sini Anda akan mengklik tombol Aturan Baru^{(New Rule)} untuk memulai dengan aturan email Outlook pertama Anda. ^{(Outlook email)}Dialog Wizard^{(Wizard dialog)} Aturan akan^(Rules) muncul dan itu akan menunjukkan kepada Anda beberapa templat aturan umum.

Ini adalah yang paling umum dan mungkin semua yang Anda butuhkan. Aturan yang paling umum adalah yang pertama terdaftar, " Pindahkan pesan dari seseorang ke folder^{(Move messages from someone to a folder)} ". Silakan dan pilih, lalu klik Next .

Anda akan melihat kotak daftar^{(list box)} bawah yang disebut " Langkah 2^{(Step 2)} :" tetap berada di bawah dengan beberapa teks yang digarisbawahi. Pada kenyataannya, yang harus Anda lakukan untuk menyiapkan aturan adalah mengklik hyperlink untuk orang atau grup publik^{(people or public group)}  dan menentukan^{(specified )} untuk memilih alamat email^{(email address)} dan ke mana Anda ingin email tersebut pergi.

Kemudian Anda bisa klik Finish dan selesai. Namun, jika Anda ingin membuat aturan lebih rumit, maka mengklik Berikutnya^(Next) akan memberi Anda lebih banyak opsi:

Saat Anda memeriksa kondisi yang berbeda di kotak daftar^{(list box)} teratas , deskripsi aturan^{(rule description)} di bagian bawah juga akan diisi dengan lebih banyak hyperlink. Anda bahkan dapat membuat aturan yang mencari kata-kata tertentu di badan email^{(email body)} dan kemudian melakukan tindakan pada email tersebut.

Tugas Anda selanjutnya adalah mengklik setiap hyperlink dan memilih nilai terkait seperti alamat email, folder, dll. Dalam contoh kami di atas, Anda akan ingin mengklik orang atau grup publik^{( people or public group)} dan memilih alamat email.

Kemudian klik pada kata yang ditentukan^(specified) dan ramban ke folder yang Anda inginkan untuk memindahkan email atau klik Baru^(New) dan folder baru akan dibuat di bawah folder yang saat ini disorot.

Sekarang Anda akan melihat bagian bawah diperbarui dengan nilai sebenarnya untuk aturan Anda.

Saat Anda mengklik Berikutnya, Anda dapat mengatur lebih banyak tindakan untuk aturan tersebut. Anda biasanya dapat membiarkan ini jika aturannya sederhana, tetapi jika Anda juga ingin melakukan tindakan lain seperti memutar suara, meneruskan email, membuat salinannya, mencetak email, memulai program lain, menjalankan skrip, dll. , maka Anda dapat melakukan semua itu di layar ini.

Klik Berikutnya^(Next) ketika Anda selesai dan Anda akan dibawa ke dialog Pengecualian^(Exceptions) , di mana Anda dapat memilih kondisi apa yang Anda tidak ingin aturan ini diproses. Kecuali Anda memiliki beberapa kasus unik, Anda dapat membiarkannya kosong, yang merupakan default.

Klik Berikutnya^{(Click Next)} dan kami akhirnya mencapai akhir panduan aturan^{(rule wizard)} ! Beri nama aturan seperti "Pindahkan Email Teman" sehingga Anda tahu apa yang dilakukannya saat Anda melihatnya nanti.

Kemudian jika Anda sudah memiliki email di Kotak Masuk Anda yang akan cocok dengan aturan baru Anda, centang kotak " Jalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Anda dapat membiarkan yang lainnya sebagai default dan klik ^{(default and click)} Finish !

Sekarang Anda dapat membuat aturan untuk orang, buletin, laporan mutasi bank/credit card dan apa pun yang dapat Anda pikirkan untuk mulai mengelola email Outlook^{(Outlook email)} dengan lebih efisien! Menikmati!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take а look at how you cаn manage yоur Outlook email better by having incoming mail automatically moved into separate foldеrs. If you gеt a lot of email everyday, this can savе lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Cara Forward Outlook Emails ke Gmail

• Cara Membuat Distribution List di Outlook

• Cara Membuat Pintasan Microsoft Outlook untuk Email dan Tugas

• Cari Email Outlook berdasarkan Pengirim, Tanggal, Kata Kunci, Ukuran, dan Lainnya

• Microsoft Outlook Tidak Merespons? 8 Perbaikan untuk Dicoba

• Cara Membuat Drop Down List di Excel

• Ultimate Guide untuk Memperbaiki Rusak atau Corrupt Word File

• Cara Melacak Perubahan di Word (Online, Mobile, dan Desktop)

• Perbaiki Microsoft Outlook telah Mengalami Kesalahan Masalah

• Cara menghitung Variance di Excel

• Cara Create and Use AutoText di Microsoft Word

• Ekspor Kontak dari Outlook, Outlook Express, dan Windows Live Mail

• Cara Menggunakan Mail Merge di Word ke Create Letters, Labels, dan Amplop

• Cara Membuat Breakout Rooms di Microsoft Teams

• Cara Mengatur Balasan Di Luar Kantor Di Outlook

• Cara Menambahkan Narasi Audio Ke Presentasi Powerpoint

• Bagaimana Memahami Analisis Bagaimana-Jika Di Microsoft Excel

• Cara Menyinkronkan Kontak Outlook Dengan Android, iPhone, Gmail & Lainnya

• OneDrive untuk School or Work: 8 Tips untuk Beginners

• 4 Ways untuk menjalankan Microsoft Teams Poll selama pertemuan