Dalam sebuah artikel yang ditulis pada tahun 2018, Robert Half , sebuah perusahaan yang berspesialisasi dalam sumber daya manusia dan industri keuangan, menulis bahwa 63% of financial firms continue to use Excel dalam kapasitas utama. Memang, itu tidak 100% dan sebenarnya dianggap to be a decline in usage! Tetapi mengingat perangkat lunak tersebut adalah perangkat lunak spreadsheet dan tidak dirancang semata-mata sebagai ^{(spreadsheet software)}perangkat lunak industri^{(industry software)} keuangan , 63% masih merupakan bagian yang signifikan dari industri dan membantu menggambarkan betapa pentingnya Excel .

Mempelajari cara menggunakan Excel tidak^{(Excel doesn)} harus sulit. Mengambil satu langkah pada satu waktu akan membantu Anda beralih dari pemula ke ahli (atau setidaknya lebih dekat ke titik itu) – sesuai kecepatan Anda.

Sebagai pratinjau dari apa yang akan kita bahas dalam artikel ini, pikirkan lembar kerja, fungsi dan rumus dasar yang dapat digunakan, dan navigasi lembar kerja atau buku kerja^{(worksheet or workbook)} . Memang, kami tidak akan membahas setiap fungsi Excel^{(Excel function)} yang mungkin, tetapi kami akan cukup membahasnya sehingga memberi Anda gambaran tentang cara mendekati yang lain. 

Definisi Dasar^{(Basic Definitions)}

Akan sangat membantu jika kita membahas beberapa definisi. Kemungkinan besar, Anda pernah mendengar istilah-istilah ini (atau sudah tahu apa itu). Tapi kami akan membahasnya untuk memastikan dan siap untuk sisa proses dalam mempelajari cara menggunakan Excel .

Buku Kerja vs. Lembar Kerja^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Dokumen Excel^{(Excel document)} s disebut Buku Kerja^(Workbooks) dan ketika Anda pertama kali membuat dokumen Excel^{(Excel document)} (buku kerja), banyak (tidak semua) versi Excel akan secara otomatis menyertakan tiga tab, masing-masing dengan lembar kerja kosongnya sendiri. Jika versi Excel^{(Excel doesn)} Anda tidak melakukannya, jangan khawatir, kita akan mempelajari cara membuatnya.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Lembar Kerja adalah bagian sebenarnya di mana Anda memasukkan data. Jika lebih mudah untuk memikirkannya secara visual, anggap lembar kerja sebagai tab tersebut. Anda dapat menambahkan tab atau menghapus tab dengan mengklik kanan dan memilih opsi hapus. Lembar kerja tersebut adalah lembar kerja sebenarnya yang kami gunakan dan disimpan di file buku kerja^{(workbook file)} .

Pita^{(The Ribbon)}

Pita tersebar^(Ribbon) di seluruh aplikasi Excel^{(Excel application)} seperti deretan pintasan, tetapi pintasan yang direpresentasikan secara visual (dengan deskripsi teks). Ini berguna ketika Anda ingin melakukan sesuatu dalam waktu singkat dan terutama ketika Anda membutuhkan bantuan untuk menentukan apa yang ingin Anda lakukan.  

Ada pengelompokan tombol pita yang berbeda tergantung pada bagian/grup mana yang Anda pilih dari opsi menu teratas (yaitu Beranda^(Home) , Sisipkan^(Insert) , Data , Tinjauan^(Review) , dll.) dan opsi visual yang disajikan akan berhubungan dengan pengelompokan tersebut. 

Pintasan Excel^{(Excel Shortcuts)}

Pintasan sangat membantu dalam menavigasi perangkat lunak Excel^{(Excel software)} dengan cepat, jadi akan sangat membantu (tetapi tidak mutlak penting) untuk mempelajarinya. Beberapa di antaranya dipelajari dengan melihat pintasan yang tercantum dalam menu versi aplikasi Excel^{(Excel application)} yang lebih lama dan kemudian mencobanya sendiri.  

Cara lain untuk mempelajari pintasan Excel adalah dengan melihat daftarnya di ^(Excel)situs web pengembang Excel^{(website of the Excel developers)} . Meskipun versi Excel^{(Excel doesn)} Anda tidak menampilkan pintasan, sebagian besar masih berfungsi.

Rumus vs. Fungsi^{(Formulas vs. Functions)}

Fungsi adalah kemampuan bawaan Excel dan digunakan dalam rumus. Misalnya, jika Anda ingin menyisipkan rumus yang menghitung jumlah angka dalam sel yang berbeda dari spreadsheet, Anda dapat menggunakan fungsi SUM () untuk melakukannya.  

Lebih lanjut tentang fungsi ini (dan fungsi lainnya) sedikit lebih jauh dalam artikel ini.

Formula Bar

Formula bar^{(formula bar)} adalah area yang muncul di bawah Ribbon . Ini digunakan untuk formula dan data. Anda memasukkan data di dalam sel dan itu juga akan muncul di bilah rumus^{(formula bar)} jika Anda memiliki mouse di sel itu.  

Saat kami mereferensikan bilah rumus^{(formula bar)} , kami hanya menunjukkan bahwa kami harus mengetikkan rumus di tempat itu sambil memilih sel yang sesuai (yang, sekali lagi, akan secara otomatis terjadi jika Anda memilih sel dan mulai mengetik).

Membuat & Memformat Contoh Lembar Kerja^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengan Lembar Kerja Excel^{(Excel Worksheet)} Anda . Kami akan memberi Anda beberapa contoh langkah saat kami melanjutkan dalam artikel ini sehingga Anda dapat mencobanya sendiri.

Buku Kerja Pertama^{(The First Workbook)}

Akan sangat membantu untuk memulai dengan Workbook kosong . Jadi, lanjutkan dan pilih New . Ini mungkin berbeda, tergantung pada versi Excel Anda , tetapi umumnya di area File .

Catatan: Gambar di atas bertuliskan Buka^(Open) di bagian atas untuk mengilustrasikan bahwa Anda dapat membuka New (sisi kiri, ditunjuk dengan panah hijau) dari mana saja. Ini adalah screenshot dari Excel yang lebih baru .

Ketika Anda mengklik Baru^(New) , kemungkinan besar Anda akan mendapatkan beberapa contoh template. Templat itu sendiri mungkin berbeda di antara versi Excel , tetapi Anda harus mendapatkan semacam pilihan.  

Salah satu cara mempelajari cara menggunakan Excel adalah dengan bermain dengan template tersebut dan melihat apa yang membuat mereka "centang". Untuk artikel kami, kami memulai dengan dokumen kosong dan bermain-main dengan data dan rumus, dll.  

Jadi silakan dan pilih opsi dokumen^{(document option)} kosong . Antarmuka akan bervariasi, dari versi ke versi, tetapi harus cukup mirip untuk mendapatkan ide. Beberapa saat kemudian kita juga akan mendownload contoh lembar Excel^{(Excel sheet)} lainnya .

Memasukkan Data^{(Inserting the Data)}

Ada banyak cara berbeda untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet Anda (alias lembar kerja). Salah satu caranya adalah dengan mengetikkan apa yang Anda inginkan di tempat yang Anda inginkan. Pilih sel tertentu dan mulailah mengetik.

Cara lain adalah dengan menyalin data dan kemudian menempelkannya ke dalam Spreadsheet Anda . Memang, jika Anda menyalin data yang tidak dalam format tabel, itu bisa menjadi sedikit menarik di mana data itu berada di dokumen Anda. Tapi untungnya kami selalu dapat mengedit dokumen dan^{(document and recopy)} menyalin dan menempel di tempat lain, sesuai kebutuhan.

Anda dapat mencoba metode copy/paste method sekarang dengan memilih sebagian dari artikel ini, menyalinnya, lalu menempelkannya ke spreadsheet kosong Anda.

Setelah memilih bagian artikel dan menyalinnya, buka spreadsheet Anda dan klik^{(spreadsheet and click)} sel yang diinginkan di mana Anda ingin memulai menempel dan melakukannya. Cara di atas menggunakan menu klik kanan lalu pilih “Tempel” dalam bentuk ikon.

Ada kemungkinan Anda mendapatkan kesalahan saat menggunakan metode tempel bawaan^{(paste method)} Excel ,^(Excel) bahkan dengan metode bawaan Excel^(Excel) lainnya juga. Untungnya, peringatan kesalahan^{(error warning)} (di atas) membantu mengarahkan Anda ke arah yang benar untuk mendapatkan data yang Anda salin ke dalam lembar.

Saat menempelkan data, Excel melakukan pekerjaan yang cukup baik untuk menafsirkannya. Dalam contoh kita, saya menyalin dua paragraf pertama dari bagian ini dan Excel^{(section and Excel)} menyajikannya dalam dua baris. Karena ada ruang sebenarnya di antara paragraf, Excel juga mereproduksinya (dengan baris kosong). Jika Anda menyalin tabel, Excel melakukan pekerjaan yang lebih baik untuk mereproduksinya di lembar.

Juga, Anda dapat menggunakan tombol di Ribbon untuk menempel. Untuk orang visual, ini sangat membantu. Hal ini ditunjukkan pada gambar di bawah^{(image below)} ini .

Beberapa versi Excel (terutama versi yang lebih lama) memungkinkan Anda untuk mengimpor data (yang berfungsi paling baik dengan file serupa atau CSV – nilai yang dipisahkan koma – file). Beberapa versi Excel yang lebih baru tidak memiliki opsi itu tetapi Anda masih dapat membuka file lain (yang ingin Anda impor), gunakan pilih semua^{(select all)} lalu salin dan tempel^{(copy and paste)} ke dalam lembar bentang Excel^{(Excel spreadsheet)} Anda .  

Saat impor tersedia, biasanya ditemukan di bawah menu File . Di versi baru Excel , Anda mungkin dialihkan ke lebih banyak antarmuka pengguna^{(user interface)} grafis saat Anda mengklik File .  Cukup^(Simply) klik panah di kiri atas untuk kembali ke lembar kerja Anda.

Hyperlink^{(Hyperlinking)}

Hyperlinking cukup mudah, terutama saat menggunakan Ribbon . Anda akan menemukan tombol hyperlink^{(hyperlink button)} di bawah menu Sisipkan^(Insert) di versi Excel yang lebih baru. Itu juga dapat diakses melalui pintasan seperti command-K .

Memformat Data (Contoh: Angka dan Tanggal)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Terkadang sangat membantu untuk memformat data. Ini terutama benar dengan angka. Mengapa? Terkadang angka secara otomatis masuk ke format umum (semacam default) yang lebih mirip format teks. Namun seringkali, kita ingin angka kita berperilaku sebagai angka.  

Contoh lainnya adalah tanggal, yang mungkin ingin kami format untuk memastikan bahwa semua tanggal kami tampak konsisten, seperti 20200101 atau 01/01/20 atau format apa pun yang kami pilih untuk format tanggal^{(date format)} kami .

Anda dapat mengakses opsi untuk memformat data Anda dalam beberapa cara berbeda, yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Setelah Anda mengakses, katakanlah, format Angka^(Number) , Anda akan memiliki beberapa opsi. Opsi ini muncul saat Anda menggunakan metode klik kanan. Saat Anda menggunakan Ribbon , pilihan Anda ada di sana di Ribbon . Itu semua tergantung pada mana yang lebih mudah bagi Anda.  

Jika Anda telah menggunakan Excel untuk sementara waktu, metode klik kanan, dengan kotak dialog format angka^{(number format dialog box)} yang dihasilkan (ditampilkan di bawah) mungkin lebih mudah dipahami. Jika Anda lebih baru atau lebih visual, metode Pita^{(Ribbon method)} mungkin lebih masuk akal (dan lebih cepat digunakan). Keduanya memberi Anda opsi pemformatan angka .^{(number formatting)}

Jika Anda mengetikkan sesuatu yang menyerupai tanggal, versi Excel yang lebih baru cukup bagus untuk mencerminkannya di Pita^(Ribbon) seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Dari Pita^(Ribbon) Anda dapat memilih format untuk tanggal Anda. Misalnya, Anda dapat memilih tanggal pendek atau tanggal panjang. Silakan dan coba dan lihat hasilnya.

Pemformatan Presentasi (Contoh: Meratakan Teks)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Hal ini juga membantu untuk memahami bagaimana menyelaraskan data Anda, apakah Anda ingin semuanya berbaris ke kiri atau ke kanan (atau dibenarkan, dll). Ini juga dapat diakses melalui Ribbon .

Seperti yang Anda lihat dari gambar di atas, perataan teks (yaitu kanan, kiri, dll.) ada di baris kedua dari opsi Ribbon^{(Ribbon option)} . Anda juga dapat memilih opsi perataan lainnya (yaitu atas, bawah) di Ribbon .  

Juga, jika Anda perhatikan, menyelaraskan hal-hal seperti angka mungkin tidak terlihat benar saat rata kiri (di mana teks terlihat lebih baik) tetapi terlihat lebih baik saat rata kanan. Penjajaran ini sangat mirip dengan apa yang akan Anda lihat di aplikasi pengolah kata^{(word processing application)} .

Kolom baris^{(Columns & Rows)}

Sangat membantu untuk mengetahui cara bekerja dengan, serta menyesuaikan lebar dan dimensi^{(adjust the width and dimensions)} , kolom dan baris^{(columns and rows)} . Untungnya, setelah Anda menguasainya, ini cukup mudah dilakukan.  

Ada dua bagian untuk menambah atau menghapus baris atau kolom. Bagian pertama adalah proses pemilihan^{(selection process)} dan yang lainnya adalah klik kanan dan memilih opsi insert atau delete.  

Ingat data yang kami salin dari artikel ini dan tempel ke lembar Excel^{(Excel sheet)} kosong kami pada contoh di atas? Kami mungkin tidak membutuhkannya lagi sehingga ini adalah contoh sempurna untuk proses menghapus baris.

Ingat^(Remember) langkah pertama kita? Kita perlu memilih baris. Silakan dan klik pada nomor baris^{(row number)} (di sebelah kiri sel kiri^{(left cell)} atas ) dan seret ke bawah dengan mouse Anda ke baris bawah yang ingin Anda hapus. Dalam hal ini, kami memilih tiga baris.  

Kemudian, bagian kedua dari prosedur kami adalah mengklik Hapus Baris^{(Delete Rows)} dan lihat Excel menghapus baris tersebut.

Proses untuk menyisipkan baris serupa tetapi Anda tidak harus memilih lebih dari satu baris.  Excel akan menentukan di mana Anda mengklik di mana Anda ingin menyisipkan baris.  

Untuk memulai proses, klik nomor baris^{(row number)} yang Anda inginkan di bawah baris baru. Ini memberitahu Excel untuk memilih seluruh baris untuk Anda. Dari tempat Anda berada, Excel akan menyisipkan baris di atasnya. Anda melakukannya dengan mengklik kanan dan memilih ^{(right-clicking and choosing)} Sisipkan Baris.^{(Insert Rows.)}

Seperti yang Anda lihat di atas, kami mengetik 10 di baris 10. Kemudian, setelah memilih 10 (baris 10), klik kanan, dan pilih Insert Rows , angka 10^{(number 10)} turun satu baris. Itu menghasilkan 10 sekarang berada di baris 11.  

Ini menunjukkan bagaimana baris yang disisipkan ditempatkan di atas baris yang dipilih. Silakan dan coba sendiri, sehingga Anda dapat melihat bagaimana proses penyisipan^{(insertion process)} bekerja.

Jika Anda membutuhkan lebih dari satu baris, Anda dapat melakukannya dengan memilih lebih dari satu baris dan ini memberi tahu Excel berapa banyak yang Anda inginkan dan jumlah itu akan disisipkan di atas nomor baris^{(row number)} yang dipilih.  

Gambar-gambar berikut menunjukkan ini dalam format visual, termasuk bagaimana 10 turun tiga baris, jumlah baris yang disisipkan. 

Memasukkan dan menghapus kolom pada dasarnya sama kecuali Anda memilih dari atas (kolom) alih-alih kiri (baris).

Filter & Duplikat^{(Filters & Duplicates)}

Ketika kami memiliki banyak data untuk dikerjakan, akan sangat membantu jika kami memiliki beberapa trik agar lebih mudah bekerja dengan data tersebut.  

Misalnya, Anda memiliki banyak data keuangan tetapi Anda hanya perlu melihat data tertentu. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan "Filter" Excel.

Pertama, mari kita cari Lembar Kerja Excel^{(Excel Worksheet)} yang menyajikan banyak data sehingga kita memiliki sesuatu untuk mengujinya (tanpa harus mengetikkan semua data sendiri). Anda dapat mengunduh contoh seperti itu dari Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Ingatlah bahwa itu adalah tautan langsung ke unduhan sehingga file contoh Excel^{(Excel example)} harus segera diunduh saat Anda mengeklik tautan itu.

Sekarang kita memiliki dokumen, mari kita lihat volume data. Cukup sedikit, bukan? Catatan: gambar di atas akan terlihat sedikit berbeda dari apa yang Anda miliki di file sampel^{(sample file)} Anda dan itu normal. 

Katakanlah Anda hanya ingin melihat data dari Jerman^(Germany) . Gunakan opsi "Filter" di Pita^(Ribbon) (di bawah "Beranda"). Ini dikombinasikan dengan opsi "Urutkan" ke arah kanan (dalam versi Excel yang lebih baru). 

Sekarang, beri tahu Excel opsi apa yang Anda inginkan. Dalam hal ini, kami mencari data tentang Jerman^(Germany) sebagai negara yang dipilih.

Anda akan melihat bahwa ketika Anda memilih opsi filter^{(filter option)} , panah tarik-turun kecil muncul di kolom. Saat panah dipilih, Anda memiliki beberapa opsi, termasuk opsi "Filter Teks" yang akan kami gunakan. Anda memiliki opsi untuk mengurutkan naik atau turun.  

Masuk akal mengapa Excel menggabungkan ini di Pita^(Ribbon) karena semua opsi ini muncul di daftar tarik-turun. Kami akan memilih "Equals ..." di bawah "Text Filters."

Setelah kita memilih apa yang ingin kita lakukan (dalam hal ini Filter ), mari kita berikan informasi/kriterianya. Kami ingin melihat semua data dari Jerman^(Germany) jadi itulah yang kami ketik di dalam kotak. Kemudian, klik "Oke."

Anda akan melihat bahwa sekarang kami hanya melihat data dari Jerman^(Germany) . Data telah disaring. Data lainnya masih ada. Itu hanya tersembunyi dari pandangan. Akan tiba saatnya Anda ingin menghentikan filter dan melihat semua data.  Cukup kembali^{(Simply return)} ke pull-down dan pilih untuk menghapus filter, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Terkadang Anda akan memiliki kumpulan data yang menyertakan data duplikat. Jauh lebih mudah jika Anda hanya memiliki data tunggal. Misalnya, mengapa Anda menginginkan catatan data keuangan yang sama persis dua kali^{(data record twice)} (atau lebih) di Lembar Kerja Excel^{(Excel Worksheet)} Anda ?  

Di bawah^(Below) ini adalah contoh kumpulan data^{(data set)} yang memiliki beberapa data yang berulang (ditunjukkan dengan warna kuning).

Untuk menghapus duplikat (atau lebih, seperti dalam kasus ini), mulailah dengan mengklik salah satu baris yang mewakili data duplikat (yang berisi data yang diulang). Ini ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Sekarang, kunjungi tab atau bagian "Data" dan dari sana, Anda dapat melihat tombol di Pita^(Ribbon) yang bertuliskan "Hapus Duplikat." Klik itu.

Bagian pertama dari proses ini menyajikan Anda dengan kotak dialog yang^{(dialog box)} mirip dengan apa yang Anda lihat pada gambar di bawah ini.  Jangan ^(Don)biarkan^{(t let)} ini membingungkan Anda . Ini hanya menanyakan kolom mana yang harus dilihat saat mengidentifikasi data duplikat.  

Misalnya, jika Anda memiliki beberapa baris dengan nama depan dan belakang yang sama tetapi pada dasarnya omong kosong di kolom lain (seperti salin/tempel dari situs web misalnya) dan Anda hanya memerlukan baris unik untuk nama depan dan belakang, Anda akan memilih kolom-kolom tersebut sehingga omong kosong yang tidak boleh diduplikasi tidak menjadi pertimbangan dalam menghapus data yang berlebih.  

Dalam hal ini, kami meninggalkan pilihan sebagai "semua kolom" karena kami telah menduplikasi baris secara manual sehingga kami tahu bahwa semua kolom persis sama dalam contoh kami. (Anda dapat melakukan hal yang sama dengan file contoh Excel dan mengujinya^{(Excel example file and test)} .)

Setelah Anda mengklik "OK" pada kotak dialog^{(dialog box)} di atas , Anda akan melihat hasilnya dan dalam hal ini, tiga baris diidentifikasi sebagai cocok dan dua di antaranya telah dihapus.

Sekarang, data yang dihasilkan (ditampilkan di bawah) cocok dengan data yang kita mulai sebelum kita melakukan penambahan dan penghapusan^{(addition and removal)} duplikat.

Anda baru saja mempelajari beberapa trik. Ini sangat membantu ketika berhadapan dengan kumpulan data yang lebih besar. Silakan dan coba beberapa tombol lain yang Anda lihat di Pita^(Ribbon) dan lihat apa yang mereka lakukan. Anda juga dapat menduplikasi file contoh Excel^{(Excel example)} Anda jika Anda ingin mempertahankan bentuk aslinya. Ganti nama file yang Anda unduh dan unduh ulang salinan lainnya. Atau duplikat file di komputer Anda.  

Apa yang saya lakukan adalah menduplikasi tab dengan semua data keuangan (setelah menyalinnya ke file contoh^{(example file)} saya yang lain , yang kami mulai dengan itu kosong) dan dengan tab duplikat^{(duplicate tab)} saya memiliki dua versi untuk dimainkan sesuka hati. Anda dapat mencoba ini dengan menggunakan klik kanan pada tab dan memilih " ^{(tab and choosing “)}Duplikat^(Duplicate) ."

Pemformatan Bersyarat^{(Conditional Formatting)}

Bagian artikel ini disertakan dalam bagian membuat Buku Kerja^(Workbook) karena manfaat tampilannya. Jika tampaknya sedikit rumit atau Anda sedang mencari fungsi dan rumus, lewati bagian ini dan kembali lagi di waktu luang Anda.

Pemformatan^(Formatting) Bersyarat berguna jika Anda ingin menyorot data tertentu. Dalam contoh ini, kita akan menggunakan file Contoh Excel^{(Excel Example file)} (dengan semua data keuangan) dan mencari " Penjualan Kotor^(Gross) " yang lebih dari $25.000. 

Untuk melakukan ini, pertama-tama kita harus menyorot grup sel yang ingin kita evaluasi. Sekarang, perlu diingat, Anda tidak ingin menyorot seluruh kolom atau baris^{(column or row)} . Anda hanya ingin menyorot sel yang ingin Anda evaluasi saja. Jika tidak, sel lain (seperti heading) juga akan dievaluasi dan Anda akan terkejut dengan apa yang dilakukan Excel dengan heading tersebut (sebagai contoh).

Jadi, kami memiliki sel yang kami inginkan disorot dan sekarang kami mengklik bagian / grup "Beranda" dan kemudian "Pemformatan Bersyarat."

Ketika kami mengklik "Pemformatan Bersyarat" di Pita^(Ribbon) , kami memiliki beberapa opsi. Dalam hal ini kami ingin menyorot sel yang lebih besar dari $25.000 jadi begitulah cara kami membuat pilihan kami, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Sekarang kita akan melihat kotak dialog^{(dialog box)} dan kita bisa mengetikkan nilainya di dalam kotak. Kami mengetik 25000. Anda tidak perlu khawatir tentang koma atau apa pun^{(commas or anything)} dan pada kenyataannya, itu berfungsi lebih baik jika Anda hanya mengetikkan angka mentah.

Setelah kita klik "OK" kita akan melihat bahwa bidang secara otomatis diwarnai sesuai pilihan kita (di sebelah kanan) di kotak dialog^{(dialog box)} "Lebih Besar Dari" di atas . Dalam hal ini, “Isi Merah Muda dengan Teks Merah Tua^{(Dark Red Text)} ). Kami juga bisa memilih opsi tampilan^{(display option)} yang berbeda .

Pemformatan bersyarat ini adalah cara yang bagus untuk melihat, sekilas, data yang penting untuk satu proyek atau lainnya. Dalam hal ini, kita dapat melihat "Segmen" (sebagaimana disebutkan dalam file Contoh Excel^{(Excel Example file)} ) yang telah mampu melebihi $25.000 dalam Penjualan Kotor .^(Gross)

Bekerja Dengan Rumus dan Fungsi^{(Working With Formulas and Functions)}

Mempelajari cara menggunakan fungsi di Excel sangat membantu. Mereka adalah nyali dasar dari formula. Jika Anda ingin melihat daftar fungsi untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang tersedia, klik menu/grup "Sisipkan" dan kemudian di paling kiri, pilih "Fungsi/Fungsi."

Meskipun tujuan tombol ini di Pita Excel^{(Excel Ribbon)} adalah untuk menyisipkan fungsi yang sebenarnya (yang juga dapat dilakukan dengan mengetik di bilah rumus^{(formula bar)} , dimulai dengan tanda sama dengan dan kemudian mulai mengetikkan fungsi yang diinginkan), kita juga dapat menggunakan ini untuk melihat apa yang tersedia. Anda dapat menggulir fungsi untuk mendapatkan semacam gagasan tentang apa yang dapat Anda gunakan dalam rumus Anda.  

Memang, juga sangat membantu untuk sekadar mencobanya dan melihat apa yang mereka lakukan. Anda dapat memilih grup yang ingin Anda teliti dengan memilih kategori, seperti "Biasa Digunakan" untuk daftar fungsi yang lebih pendek tetapi daftar yang sering digunakan (dan untuk beberapa fungsi yang dibahas dalam artikel ini).

Kami akan menggunakan beberapa fungsi ini dalam contoh rumus yang kami bahas di artikel ini.

Persamaan ^{(The Equals )}=Tanda^{( Sign)}

Tanda sama dengan ( = ) sangat penting di Excel . Ini memainkan peran penting. Hal ini terutama berlaku dalam kasus formula.  Pada dasarnya^(Basically) , Anda tidak memiliki rumus tanpa mengawalinya dengan tanda sama dengan. Dan tanpa rumus, itu hanyalah data (atau teks) yang telah Anda masukkan ke dalam sel itu.  

Jadi ingatlah bahwa sebelum Anda meminta Excel untuk menghitung atau mengotomatiskan apa pun untuk Anda, Anda harus mengetikkan tanda sama dengan ( = ) di dalam sel.

Jika Anda menyertakan tanda $, yang memberi tahu Excel untuk tidak memindahkan rumus. Biasanya, penyesuaian otomatis^{(auto adjustment)} rumus (menggunakan apa yang disebut referensi sel^{(cell reference)} relatif s), ke perubahan di lembar kerja, adalah hal yang membantu tetapi terkadang Anda mungkin tidak menginginkannya dan dengan tanda $ itu, Anda dapat memberi tahu Excel hal itu. Anda cukup memasukkan $ di depan huruf dan nomor^{(letter and number)} sel referensi^{(cell reference)} .  

Jadi referensi sel^{(cell reference)} relatif D25 menjadi^(D25) $D$25. Jika bagian ini membingungkan, jangan khawatir. Anda dapat kembali ke sana (atau memainkannya dengan buku kerja kosong Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

Ampersand ( & ) adalah "alat" formula kecil yang menyenangkan, memungkinkan Anda untuk menggabungkan sel. Misalnya, katakanlah Anda memiliki kolom untuk nama depan dan kolom lain untuk nama belakang dan Anda ingin membuat kolom untuk nama lengkap. Anda dapat menggunakan & untuk melakukan hal itu.

Mari kita coba di Lembar Kerja Excel^{(Excel Worksheet)} . Untuk contoh ini, mari gunakan lembar kosong sehingga kami tidak mengganggu proyek lain. Silakan ketik nama depan Anda di A1 dan ketik nama belakang Anda di B1. Sekarang, untuk menggabungkannya, klik mouse Anda pada sel C1 dan ketikkan^{(C1 cell and type)} rumus ini:  =A1 & “ “ & B1 .  Harap^(Please) hanya gunakan bagian yang dicetak miring dan tidak sisanya (seperti tidak menggunakan titik).  

Apa yang Anda lihat di C1? Anda akan melihat nama lengkap Anda lengkap dengan spasi antara nama depan dan belakang Anda, seperti biasa dalam mengetik nama lengkap Anda. Bagian & " " &^{(“ “ & portion)} dari rumus inilah yang menghasilkan ruang itu. Jika Anda tidak memasukkan " " Anda akan memiliki nama depan dan nama belakang Anda tanpa spasi di antara keduanya (silakan dan coba jika Anda ingin melihat hasilnya).

Rumus serupa lainnya menggunakan CONCAT tetapi kita akan mempelajarinya nanti. Untuk saat ini, ingatlah apa yang ampersand ( & ) dapat lakukan untuk Anda karena tip kecil ini berguna dalam banyak situasi.

SUM() Fungsi^{(SUM() Function)}

Fungsi SUM () sangat berguna dan melakukan apa yang dijelaskannya. Ini menambahkan angka yang Anda beri tahu Excel untuk disertakan dan memberi Anda jumlah nilainya. Anda dapat melakukan ini dengan beberapa cara berbeda.

Kami mulai dengan mengetikkan beberapa angka sehingga kami memiliki beberapa data untuk digunakan dalam penggunaan fungsi. Kami hanya menggunakan 1, 2, 3, 4, 5 dan mulai di A1 dan mengetik di setiap sel ke bawah menuju A5.

Sekarang, untuk menggunakan fungsi SUM (), mulailah dengan mengklik sel yang diinginkan, dalam hal ini kami menggunakan A6, dan ketik =SUM ( di bilah rumus^{(formula bar)} . Dalam contoh ini, berhenti ketika Anda mencapai "(." pertama). Sekarang, klik di A1 ( sel paling atas^{(top-most cell)} ) dan seret mouse Anda ke A5 (atau sel paling bawah^{(bottom-most cell)} yang ingin Anda sertakan) lalu kembali ke bilah rumus^{(formula bar)} dan ketik penutup “^{(closing “)} ).” Jangan sertakan titik atau tanda kutip dan hanya tanda kurung. 

Cara lain untuk menggunakan fungsi ini adalah dengan mengetikkan informasi secara manual di bilah rumus^{(formula bar)} . Ini sangat membantu jika Anda memiliki beberapa nomor dan menggulir untuk mengambilnya agak sulit. Mulai metode ini dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk contoh di atas, dengan “=SUM(.”

Kemudian, ketikkan referensi sel ^{(cell reference)}sel paling^{(top-most cell)} atas . Dalam hal ini, itu akan menjadi A1. Sertakan titik dua ( : ) lalu ketikkan referensi sel^{(cell reference)} sel paling bawah^{(bottom-most cell)} . Dalam hal ini, itu akan menjadi A5.

RATA-RATA () Fungsi^{(AVERAGE() Function)}

Bagaimana jika Anda ingin mencari tahu berapa rata-rata sekelompok angka? Anda dapat dengan mudah melakukannya dengan fungsi RATA- RATA^(AVERAGE) (). Anda akan melihat, pada langkah-langkah di bawah ini, bahwa pada dasarnya sama dengan fungsi SUM () di atas tetapi dengan fungsi yang berbeda.  

Dengan mengingat hal itu, kita mulai dengan memilih sel yang ingin kita gunakan untuk hasil (dalam hal ini A6) dan kemudian mulai mengetik dengan tanda sama dengan ( = ) dan kata AVERAGE . Anda akan melihat bahwa saat Anda mulai mengetiknya, Anda ditawari saran dan dapat mengklik RATA- RATA^(AVERAGE) daripada mengetik kata lengkap, jika Anda mau.

Pastikan Anda memiliki tanda kurung buka^{(opening parenthesis)} dalam rumus Anda sebelum kami menambahkan rentang sel^{(cell range)} kami .  Jika tidak^(Otherwise) , Anda akan menerima kesalahan.

Sekarang kita memiliki "=AVERAGE(" diketik di sel A6^{(A6 cell)} kita (atau sel mana pun yang Anda gunakan untuk hasilnya), kita dapat memilih rentang sel^{(cell range)} yang ingin kita gunakan. Dalam hal ini kita menggunakan A1 hingga A5.  

Ingatlah bahwa Anda juga dapat mengetiknya secara manual daripada menggunakan mouse untuk memilih rentang. Jika Anda memiliki kumpulan data yang besar, mengetik^{(data set typing)} dalam rentang mungkin lebih mudah daripada menggulir yang diperlukan untuk memilihnya. Tapi, tentu saja, itu terserah Anda.

Untuk menyelesaikan proses cukup ketik tanda kurung tutup “^{(closing parenthesis “)} )” dan Anda akan menerima rata-rata dari lima angka. Seperti yang Anda lihat, proses ini sangat mirip dengan proses SUM () dan fungsi lainnya. Setelah Anda memahami satu fungsi, yang lain akan lebih mudah.

COUNTIF() Fungsi^{(COUNTIF() Function)}

Katakanlah kita ingin menghitung berapa kali angka tertentu muncul dalam kumpulan data^{(data set)} .  Pertama^(First) , mari kita siapkan file kita untuk fungsi ini sehingga kita memiliki sesuatu untuk dihitung. Hapus formula apa pun yang mungkin Anda miliki di A6. Sekarang, salin A1 hingga A5 dan tempel^{(A5 and paste)} mulai dari A6 atau cukup ketik angka yang sama di sel ke bawah dimulai dengan A6 dan nilai 1 dan kemudian A7 dengan 2, dll.

Sekarang, di A11 mari^{(A11 let)} kita mulai fungsi/rumus kita. Dalam hal ini, kita akan mengetik “ =COUNTIF (.” Kemudian, kita akan memilih sel A1 sampai A10 .

Pastikan Anda mengetik atau memilih "COUNTIF" dan bukan salah satu fungsi seperti COUNT lainnya atau kami tidak akan mendapatkan hasil yang sama.

Sebelum kita melakukan seperti yang kita miliki dengan fungsi kita yang lain, dan mengetikkan kurung tutup “^{(closing parenthesis “)} )” kita perlu menjawab pertanyaan kriteria dan mengetiknya, setelah koma “^{(comma “)} ,” dan sebelum kurung “^{(parenthesis “)} ).”

Apa yang didefinisikan oleh "kriteria?" Di situlah kami memberi tahu Excel apa yang kami ingin hitung (dalam hal ini). Kami mengetik koma dan kemudian "5" dan kemudian tanda kurung tutup^{(closing parenthesis)} untuk mendapatkan hitungan jumlah lima (5) yang muncul dalam daftar angka. Hasil itu akan menjadi dua (2) karena ada dua kejadian.

Fungsi CONCAT atau CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Mirip dengan contoh kami hanya menggunakan ampersand ( & ) dalam rumus kami, Anda dapat menggabungkan sel menggunakan fungsi CONCAT (). Silakan dan coba, menggunakan contoh yang sama.  

Ketik nama depan Anda di A1 dan nama belakang Anda di B1. Kemudian, pada C1 ketik ^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “, B1).

Anda akan melihat bahwa Anda mendapatkan hasil yang sama seperti yang kami lakukan dengan ampersand (&). Banyak orang menggunakan ampersand karena lebih mudah dan tidak rumit, tetapi sekarang Anda melihat bahwa Anda juga memiliki opsi lain.

Catatan: Fungsi ini mungkin CONCANTENATE di versi Excel Anda .  Microsoft mempersingkat nama fungsi^{(function name)} menjadi hanya CONCAT dan itu cenderung lebih mudah diketik (dan diingat) di versi perangkat lunak yang lebih baru. Untungnya, jika Anda mulai mengetik CONCA di bilah rumus^{(formula bar)} Anda (setelah tanda sama dengan), Anda akan melihat versi mana yang digunakan versi Excel Anda dan dapat memilihnya dengan mengkliknya dengan mouse..

Ingatlah^(Remember) bahwa ketika Anda mulai mengetiknya, untuk memungkinkan versi Excel Anda menampilkan fungsi yang benar^{(correct function)} , ketik saja "CONCA" (atau lebih pendek) dan bukan "CONCAN" (sebagai awal untuk CONCANTENATE ) atau Anda mungkin tidak melihat Excel ' s saran^{(s suggestion)} karena di situlah kedua fungsi mulai berbeda.

Jangan heran jika Anda lebih suka menggunakan metode penggabungan^{(merge method)} dengan ampersand (&) daripada CONCAT (). Itu normal.

If/Then Formulas

Katakanlah kita ingin menggunakan If/Then Formula untuk mengidentifikasi jumlah Diskon^(Discount) (semacam diskon kedua) di kolom baru di file Contoh Excel^{(Excel file)} kita . Dalam hal ini, pertama-tama kita mulai dengan menambahkan kolom dan menambahkannya setelah Kolom F^{(Column F)} dan sebelum Kolom G^{(Column G)} (sekali lagi, dalam file contoh yang^{(example file)} kita unduh ).

Sekarang, kita ketik rumusnya. Dalam hal ini, kami mengetiknya di F2 dan itu adalah “=IF(E2>25000, “ DISKON 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Ini memenuhi apa yang dicari rumus dengan tes (E2 lebih besar dari 25k) dan kemudian hasilnya jika angka di E2 lulus tes itu (“ DISKON 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Sekarang, salin F2 dan tempel^{(copy F2 and paste)} di sel yang mengikutinya di kolom F^{(F column)} .

Rumus akan secara otomatis menyesuaikan untuk setiap sel (referensi sel relatif), dengan referensi ke sel yang sesuai.  Ingat^(Remember) bahwa jika Anda tidak ingin menyesuaikan secara otomatis, Anda dapat mendahului sel alfa^{(cell alpha)} dengan tanda $ serta nomor, seperti A1 adalah $A$1. 

Anda dapat melihat, pada gambar di atas, bahwa “DISCOUNT 2” muncul di semua sel di kolom F2^{(F2 column)} . Ini karena rumus memerintahkannya untuk melihat sel E2^{(E2 cell)} (diwakili oleh $E$2) dan tidak ada sel relatif. Jadi, ketika rumus disalin ke sel berikutnya (yaitu F3), rumus tersebut masih melihat sel E2^{(E2 cell)} karena tanda dolar. Jadi, semua sel memberikan hasil yang sama karena mereka memiliki rumus yang sama yang merujuk ke sel yang sama.

Juga, jika Anda ingin nilai yang muncul alih-alih kata, "FALSE," cukup tambahkan koma lalu kata atau angka^{(word or number)} yang ingin Anda tampilkan (teks harus dalam tanda kutip) di akhir rumus, sebelum tanda kurung berakhir.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Mengelola Proyek Excel Anda^{(Managing Your Excel Projects)}

Untungnya, dengan cara dokumen Excel dirancang, Anda dapat melakukan banyak hal dengan Buku Kerja Excel^{(Excel Workbooks)} Anda . Kemampuan untuk memiliki lembar kerja (tab) yang berbeda dalam dokumen Anda memungkinkan Anda untuk memiliki konten terkait semua dalam satu file. Juga, jika Anda merasa sedang membuat sesuatu yang mungkin memiliki formula yang bekerja lebih baik (atau lebih buruk), Anda dapat menyalin (opsi klik kanan) Worksheet s (tab) Anda untuk memiliki berbagai versi Worksheet Anda .  

Anda dapat mengganti nama tab dan menggunakan^{(use date)} kode tanggal untuk memberi tahu Anda versi mana yang terbaru (atau terlama). Ini hanyalah salah satu contoh bagaimana Anda dapat menggunakan tab tersebut untuk keuntungan Anda dalam mengelola proyek Excel Anda.

Berikut adalah contoh mengganti nama tab Anda di salah satu versi Excel yang lebih baru . Anda mulai dengan mengklik tab dan Anda mendapatkan hasil yang mirip dengan gambar di sini: 

Jika Anda tidak menerima tanggapan itu, tidak apa-apa. Anda mungkin memiliki versi Excel yang lebih lama tetapi ini agak intuitif karena memungkinkan Anda untuk mengganti nama tab. Anda dapat mengklik kanan pada tab dan mendapatkan opsi untuk "mengganti nama" di versi Excel yang lebih lama , juga, dan terkadang cukup mengetik langsung di tab.

Excel memberi Anda begitu banyak peluang dalam perjalanan Anda dalam mempelajari cara menggunakan Excel . Sekarang saatnya untuk keluar dan menggunakannya! Selamat bersenang^{(Have fun)} -senang .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robеrt Half, a company specializing in human resources and the finаncial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Cara Membuat Gantt Charts di Microsoft Excel

• Bagaimana Memahami Analisis Bagaimana-Jika Di Microsoft Excel

• 40 Pintasan Keyboard Microsoft Excel Terbaik

• Cara Mengubah Background di Microsoft Teams

• Tambahkan Regression Trendline Linear ke Excel Scatter Plot

• AutoFit Lebar Kolom dan Tinggi Baris di Excel

• Cara menggunakan grafik mini di Excel

• Cara aman Password Protect A Excel File

• Tautkan Sel Antara Lembar dan Buku Kerja Di Excel

• Cara Group Worksheets di Excel

• Cara menghitung Variance di Excel

• Cara Membuat Pintasan Microsoft Outlook untuk Email dan Tugas

• Cara Membuat Flowchart di Word and Excel

• Cara Menggunakan VLOOKUP di Excel

• 4 Ways untuk menjalankan Microsoft Teams Poll selama pertemuan

• Cara Sepenuhnya Menghapus Metadata Pribadi dari Dokumen Microsoft Office

• Memetakan Data Excel Anda

• Gunakan Fungsi Ringkasan untuk Meringkas Data di Excel

• Masukkan Lembar Kerja Excel ke dalam Word Doc

• Microsoft Outlook Tidak Merespons? 8 Perbaikan untuk Dicoba