Apakah Anda seorang ahli GTD^{(Getting Things Done GTD)} yang berpengalaman, atau Anda baru mulai belajar tentang proses GTD , Todoist sejauh ini adalah aplikasi daftar tugas terbaik untuk mendukung alur kerja GTD Anda .

Kenapa ini? Ada banyak alasan yang berkaitan dengan fitur, tata letak, dan fakta bahwa fungsionalitas default secara alami mendukung struktur GTD yang akan Anda bangun di dalamnya.

Bahkan jika Anda belum pernah mendengar tentang GTD , berikut ini akan menyertakan tip dasar GTD untuk Anda mulai, dan bagaimana Anda dapat menggunakan Todoist untuk melakukannya.

Catatan^(Note) : Versi tepat GTD yang digunakan dalam artikel ini dibuat berdasarkan prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Carl Pullein dan kelas Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (yang sangat saya rekomendasikan). Artikel ini hanya menawarkan cara menggunakan Todoist sebagai bagian dari sistem itu. Ada banyak detail yang tidak dapat kami masukkan ke dalam artikel ini.

Apa yang Menyelesaikan Sesuatu (GTD)?

Prinsip-prinsip Menyelesaikan Sesuatu^{(Things Done)} telah ada sejak lama. Tidak ada alat atau aplikasi yang harus Anda gunakan, tetapi prinsip inti dasar di sekitar pendekatan apa pun pada dasarnya sama.

GTD membantu mengosongkan pikiran Anda dari segala sesuatu yang berkeliaran di dalamnya sepanjang hari. Ini membebaskan otak Anda untuk benar-benar fokus pada tugas di depan Anda, alih-alih terus-menerus terganggu.

Ini bekerja dengan memberi Anda serangkaian langkah yang Anda kerjakan setiap minggu agar tetap teratur. Langkah-langkah ini meliputi:

• Menangkap^(Capturing) setiap ide, tugas, item tindakan, atau janji yang datang. Anda bisa berada di tengah rapat dan bos Anda memberi Anda item tindakan. Anda bisa berjalan-jalan di taman dan Anda mendapatkan ide bagus untuk buku yang ingin Anda tulis. Tidak masalah kapan, di mana, atau bagaimana — kapan pun Anda memikirkan sesuatu yang perlu Anda lakukan, Anda akan memasukkannya ke dalam "Kotak Masuk" Anda.
• Klarifikasi^(Clarifying) ide-ide tersebut dengan memecahnya menjadi tugas, menetapkannya sebagai prioritas, dan memberi mereka tenggat waktu jika Anda siap untuk segera mengerjakannya.
• Mengatur^(Organizing) tugas dengan memasukkannya ke dalam ember yang nantinya akan Anda dapatkan, berdasarkan prioritas. Jika Anda berencana untuk mengerjakan tugas segera, Anda juga akan menambahkannya ke kalender Anda (dan Todoist dapat membantu Anda mengotomatiskannya).
• Meninjau^(Reviewing) setiap "ember" dan memindahkan semua ide terorganisir itu ke atas sampai yang paling mendesak masuk ke kalender dan waktu fokus Anda.
• Libatkan^(Engaging) perhatian penuh Anda pada tugas-tugas yang akhirnya berhasil di depan Anda, pada waktu yang telah Anda jadwalkan.

GTD tidak hanya membantu Anda menjadi lebih produktif dan terorganisir, tetapi juga dapat membantu Anda mencapai Inbox Zero (tidak ada lagi email di kotak masuk Anda), karena Anda tidak akan pernah menunda-nunda^{(never procrastinate)} email masuk Anda. Semuanya akan langsung Anda proses menggunakan sistem GTD di atas.

Cara Membangun Struktur GTD Todoist^{(Todoist GTD Structure)}

Sekarang setelah Anda mengetahui prinsip-prinsip dasar GTD , mari kita lihat lebih dekat bagaimana Todoist dapat membantu.

Hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuat struktur Proyek induk baru di Todoist yang berisi semua ember untuk mengatur berbagai tugas masuk Anda.

Bucket ini (folder induk) meliputi:

• Inbox : Di sinilah semua ide yang masuk masuk. Saat Anda mendapatkan email yang memerlukan tindakan, Anda akan memasukkan tindakan tersebut di sini dan segera mengarsipkan email tersebut. Jika Anda menerima item tindakan dalam rapat, Anda akan meletakkan item tindakan itu di sini. Apa pun yang perlu Anda tindak lanjuti, langsung masuk ke Kotak Masuk^(Inbox) Anda .

Catatan^(Note) : Todoist memiliki bagian Kotak Masuk^(Inbox) default , jadi Anda tidak perlu membuatnya secara manual.

Beberapa folder proyek berikutnya yang akan Anda buat adalah tempat Anda akan memindahkan item selama sesi Klarifikasi^(Clarifying) dan Pengorganisasian di akhir hari. ^(Organizing)Ini termasuk:

• Minggu Ini^{(This Week)} : Item yang ingin Anda kerjakan segera, selama minggu ini, akan masuk ke proyek ini. Saat Anda meletakkannya di sini, Anda juga akan menetapkan tanggal jatuh tempo. Jika Anda mengintegrasikan Todoist dengan kalender Anda, Todoist akan secara otomatis menambahkannya ke kalender Anda untuk Anda.

• Minggu Depan^{(Next Week)} : Item dari Kotak Masuk Anda yang ingin Anda lakukan segera, tetapi tidak begitu mendesak sehingga Anda harus menyelesaikannya minggu ini, akan masuk ke proyek Minggu Depan Anda. ^(Week)Tidak diperlukan tanggal jatuh tempo.

• Bulan Ini^{(This Month)} : Item yang ingin Anda lakukan segera, tetapi bisa menunggu satu atau dua minggu akan masuk ke proyek ini. Jangan lampirkan tanggal jatuh tempo di sini juga.

• Bulan^{(Next Month)} Depan : Tugas yang ingin Anda lakukan pada akhirnya tetapi Anda tahu bisa menunggu cukup lama akan masuk ke folder Bulan Berikutnya tanpa batas waktu.^(Month)

Ada dua Proyek lagi yang harus Anda buat untuk tugas khusus. 

• Area Fokus Berulang^{(Recurring Areas of Focus)} : Ini adalah hal-hal yang perlu Anda lakukan secara teratur terkait dengan tujuan yang penting bagi Anda, seperti mengikuti kelas online setiap bulan.

• Rutinitas^(Routines) : Ini adalah tugas yang mungkin tidak terkait dengan tujuan Anda, tetapi harus Anda lakukan setiap minggu, seperti olahraga atau pertemuan klub.

Membangun Tugas Berulang

Anda tentu harus memiliki banyak hal yang harus Anda lakukan setiap hari atau setiap minggu. Singkirkan itu dari pikiran Anda dengan menambahkannya ke proyek Area Fokus Berulang^{(Recurring Areas of Focus)} Anda (jika itu terkait dengan tujuan yang penting bagi Anda).

Anda juga disarankan untuk memasukkan Area Fokus Berulang sebagai sub ^(Areas)proyek^(Focus) Minggu Ini^(Week) .

Setiap tugas berulang yang hanya merupakan bagian dari hidup Anda tetapi tidak benar-benar mendorong tujuan hidup Anda, tambahkan ke proyek Rutinitas^(Routines) .

Ingatlah^(Remember) untuk menambahkan tanggal jatuh tempo untuk semua ini dan menandainya sebagai berulang. Dengan cara ini mereka akan secara otomatis muncul di bagian Todoist Hari Ini^(Today) dan Mendatang^(Upcoming) Anda tanpa Anda harus melakukan apa pun.

Menggunakan Kotak Masuk Anda

Selama seminggu, saat masalah baru muncul yang harus Anda tangani, masukkan saja ke Kotak Masuk^(Inbox) Todoist Anda . 

Dengan cara ini, Anda menghindari gangguan dan Anda tahu Anda tidak akan lupa untuk menangani tugas-tugas ini nanti ketika Anda punya waktu.

Setiap minggu pada waktu yang sama, Anda akan menyisihkan sekitar 20 hingga 30 menit untuk memproses Kotak Masuk^(Inbox) Anda . Selama waktu ini, selesaikan satu per satu dan putuskan betapa pentingnya melakukan tugas itu, dan dalam jangka waktu apa.

Misalnya, saya tahu saya ingin memperbaiki dek pada akhirnya, tetapi ini masih Musim Dingin^(Winter) . Jadi, saya akan memindahkan tugas itu ke Long Term / On Hold . 

Selanjutnya, saya tahu bahwa saya perlu melakukan pemeriksaan kesehatan tahunan, tetapi saya sibuk bulan ini dan tidak masalah jika saya menunggu sampai bulan depan untuk menjadwalkannya. Jadi, saya akan memindahkannya ke proyek Bulan^{(Next Month)} Depan.

Akhirnya, saya tahu saya ingin menyelesaikan artikel Online-Tech-Tips.com minggu ini. Jadi saya menetapkan hari dan waktu selama seminggu yang saya inginkan untuk menyelesaikannya.

Kemudian, pindahkan tugas itu ke dalam proyek Minggu Ini^{(This Week)} .

Saya dapat memproses tiga item yang saya tambahkan ke Kotak Masuk^(Inbox) ini pada siang hari dalam waktu sekitar lima menit. 

Saya tahu saya tidak akan melupakannya karena sekarang ada di sistem ToDoist GTD saya yang terorganisir . Semuanya ditugaskan untuk minggu ini dan saya tidak benar-benar harus memikirkan apa pun kecuali bekerja keras pada setiap tugas ketika itu muncul di kalender saya^{(up on my calendar)} .

Mengelola Minggu Ini

Saat Anda mencapai akhir setiap minggu, Anda akan melihat bahwa proyek Minggu^(Week) Ini pada akhirnya akan kosong dari item aktif.

Siapkan^(Set) waktu setiap minggu (biasanya akhir hari Jumat^(Friday) , atau beberapa waktu di akhir pekan), untuk memindahkan tugas dari proyek Minggu^{(Next Week)} Depan ke proyek Minggu Ini^{(This Week)} . Tetapkan^(Assign) tanggal jatuh tempo saat Anda melakukan ini.

Ulangi ini untuk item di folder Bulan Ini ,^(Month) Bulan Depan ^{(Next Month)},^(Hold) dan Long Term / Ditahan .

Ingat^(Remember) : Kamu tidak perlu memindahkan item jika masih belum terasa mendesak. Anda juga dapat menghapus tugas yang telah Anda putuskan tidak penting lagi bagi Anda.

Ingatlah Untuk Tetap Fokus

Inilah prinsip terpenting yang menyatukan semua ini dan membuat sistem GTD bekerja.

Karena Anda hanya menghabiskan sedikit waktu untuk memproses semua ide dan tugas yang dimasukkan ke dalam Kotak Masuk^(Inbox) , Anda memiliki sisa waktu yang telah Anda tetapkan di kalender untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan.

Ini berarti hanya menggunakan area Hari Ini dan Mendatang^(Upcoming) di Todoist selama hari Anda (bersama dengan Kalender^(Calendar) Anda ) dan bekerja sepanjang hari Anda untuk menyelesaikan dan mencoret tugas-tugas tersebut.

Anda tahu bahwa Anda hanya menetapkan tugas yang dapat diselesaikan dalam satu hari, karena Todoist secara otomatis menambahkannya ke kalender Anda. Jika hari Anda penuh, Anda tidak dapat menugaskan lebih banyak. Saat minggu Anda penuh, Anda tidak dapat memindahkan apa pun ke dalam proyek Minggu^(Week) Ini .

GTD berfungsi karena mengeluarkan kekacauan dari kepala Anda dan masuk ke "sistem". Ini membebaskan pikiran Anda sehingga Anda dapat memfokuskan pikiran Anda pada tugas yang ada — dan Selesaikan^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whethеr you’re a seasoned Getting Things Done GTD exрert, or yоu’rе just starting tо learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Bagaimana Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 Utilitas Gratis untuk Menyesuaikan Mouse Anda dan Meningkatkan Produktivitas

• 3 Cara Mengambil Photo or Video pada Chromebook

• Cara Detect Computer & Email Monitoring atau Spying Software

• Datar Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED dan Lebih

• Cara Mengubah Bahasa Pada Netflix

• Cara Membuat Setiap Wired Printer Wireless di 6 Different Cara

• 8 Ways untuk menumbuhkan Facebook Page Audience Anda

• 4 Ways Terbaik Cari Options Internet (ISPs) di Area Anda

• 10 Best Ways KE Child Proof Your Computer

• Cara Menemukan Memories pada Facebook

• Cara Mute Someone pada Discord

• Discord Tidak Opening? 9 Ways ke Fix

• Cara Download Twitch Videos

• Cara Membuat Transparent Background di GIMP

• Cara Fix Disney Plus Error Code 83

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Apa yang Harus Anda Tahu

• Cara Membagi Clip di Adobe Premiere Pro

• OLED vs Microled: Haruskah Anda menunggu?

• Cara Membagi Screen pada Chromebook