Google Drive telah muncul sebagai salah satu cara terbaik dan terpopuler untuk berbagi file antara klien, rekan kerja, dan teman tanpa mengharuskan mereka untuk mengunduh langsung.

Satu dekade yang lalu, Anda akan mengirim file-file ini sebagai lampiran email atau tautan dari situs seperti Megaupload atau MediaFire . Mari kita semua bersukacita bahwa hari-hari itu telah berlalu.

Sebuah fitur populer di situs-situs lama yang telah terbawa ke situs berbagi populer saat ini, seperti Pastebin , adalah kemampuan untuk membatalkan tautan Anda atau membatalkan pembagian file Anda setelah jangka waktu tertentu. Ini bukan sesuatu yang bisa kita lakukan melalui email. Namun, ini adalah fitur yang tidak diketahui banyak orang di Google Drive .

Beberapa file sensitif tidak boleh hidup di Internet selamanya. Pada artikel ini, mari kita bicara tentang bagaimana Anda dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa pada akses file bersama Anda di Google Drive .

Batasan Kedaluwarsa Akses File Bersama di Google Drive

Penting untuk diketahui bahwa fitur ini hanya tersedia untuk akun di bawah organisasi G Suite berbayar . Artinya, akun Google standar atau akun yang menggunakan versi lama gratis G Suite tidak dapat menggunakan masa berlaku akses file bersama.

Pengguna yang tidak berada di bawah organisasi G Suite berbayar masih dapat memiliki file yang dibagikan kepada mereka dengan masa berlaku habis, tetapi persyaratan ini harus dipenuhi untuk menyetel masa berlaku akses file bersama di Google Drive. Jika Anda bekerja untuk perusahaan yang menetapkan akun email Anda sendiri melalui domain Gmail khusus , kemungkinan besar Anda memiliki akses ke fitur ini melalui akun tersebut.

Cara Mengatur Kedaluwarsa Akses File Bersama di Google Drive

Secara alami, langkah pertama dari proses ini adalah benar-benar berbagi file dengan seseorang. Untuk membagikan salah satu file Anda di Google Drive, cara termudah adalah mengakses file tersebut dan kemudian melihat di pojok kanan atas tombol Bagikan^(Share) berwarna biru —Anda tidak dapat melewatkannya.

Klik^(Click) di atasnya dan lightbox akan muncul yang memungkinkan Anda mengetikkan daftar alamat email untuk berbagi file Anda.

Klik tombol OK untuk mengirimkan undangan Anda untuk berbagi file saat Anda siap. Setelah itu, Anda ingin membuka kembali file yang sama dan klik lagi tombol Share berwarna biru atau klik kanan pada file tersebut dan klik Share . Kali ini, klik Advanced di pojok kanan bawah lightbox.

Di sini, jika Anda mengarahkan kursor ke baris salah satu pengguna yang Anda ajak berbagi file, ikon pengatur waktu akan muncul yang bertuliskan “ Setel kedaluwarsa^{(Set expiration)} ” saat Anda mengarahkannya. Jika Anda tidak melihat ikon ini, berarti Anda tidak menggunakan akun di bawah organisasi G Suite yang kompatibel . Jika Anda melakukannya, klik di atasnya.

Alasan lain Anda mungkin tidak melihatnya adalah karena Google telah memperbarui antarmuka GUI untuk ^(GUI)Google Drive . Sebagai gantinya, Anda mungkin harus mengklik drop-down kecil di sebelah nama mereka dan kemudian mengklik Berikan akses sementara^{(Give temporary access)} .

Sekarang Anda akan melihat jendela seperti dua di bawah ini. Gambar teratas adalah versi Google Drive yang lebih baru dan kemungkinan besar yang akan Anda temui.

Ini akan menyebabkan opsi kedaluwarsa akses muncul. Mengeklik menu tarik-turun akan menampilkan tanggal umum 7 hari dan 30 hari, atau Anda dapat mengeklik Tanggal khusus…^{(Custom date…)} untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa Anda sendiri.

Menyetel tanggal khusus akan memungkinkan Anda memilih hari dari tampilan kalender. Satu-satunya masalah adalah Anda tidak dapat memilih waktu, hanya tanggal—file akan kedaluwarsa satu menit sebelum tengah malam pada hari yang Anda pilih.

Setelah Anda puas dengan cara Anda mengonfigurasi kedaluwarsa akses file bersama, klik Simpan perubahan^{(Save changes)} lalu Selesai^(Done) . Itu dia!

Hal penting yang perlu diingat adalah bahwa pengguna masih dapat secara efektif menyimpan file Anda melewati tanggal kedaluwarsa dengan mengunduhnya. Untuk mencegahnya, Anda dapat mengatur akses mereka untuk hanya mengizinkan mereka melihat file (bukan mengeditnya) dan mengaktifkan opsi " Nonaktifkan opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk pemberi komentar dan pemirsa^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Jika Anda memiliki akun di bawah organisasi G Suite lama, masa berlaku akses file bersama adalah salah satu dari banyak manfaat yang kurang dimanfaatkan yang dapat Anda manfaatkan dengan baik. Ini hanya membutuhkan waktu beberapa detik, jadi jangan biarkan file sensitif itu berkeliaran selamanya!

Jika G Suite tidak cukup aman atau tidak memenuhi standar Anda, kami juga memiliki panduan hebat tentang cara menyiapkan penyimpanan cloud pribadi Anda^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Lihat untuk kontrol penuh atas berbagi cloud Anda.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best аnd most populаr ways of sharing files between clients, coworkеrs, and friends without requіring them tо make a dіrect download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Cara Menggunakan Google Backup Dan Sync Untuk Mencadangkan Hard Drive Anda

• Cara Memperbaiki Google Drive "Kuota unduhan terlampaui" Kesalahan

• Cara Membuat Drive Penyimpanan Bersama Untuk Sistem Dual-Boot

• Cara Otomatis Mencadangkan File ke Google Drive atau OneDrive untuk Mencegah Kehilangan Data

• Cara Memindai ke Google Drive dengan Ponsel Anda

• Cara Menambahkan Gantt Chart di Google Documents

• Cara Mengarahkan Domain Anda ke Google Sites

• Cara Menyematkan Video Di Google Slide

• Cara Mengimpor Data Ke Google Sheets Dari Sheet Lain

• Cara mengatur Expiration Date and Time untuk email di Outlook

• Cara Mengunduh Pemasang Google Chrome Offline (Mandiri)

• Cara Mengatur dan Mengelola Pengingat Google

• Move Shared folder ke drive lain dengan izin di Google Drive

• Pisahkan Dokumen menjadi Kolom di Google Documents

• Cara Membuka File HTML di Google Chrome

• Cara Mengatur Alamat Rumah Anda di Google Maps

• Cara Mengembalikan Cadangan WhatsApp dari Google Drive

• Cara Memperbaiki Google Discover Tidak Berfungsi di Android

• Cara Menambahkan Google Analytics ke Squarespace

• Buat Flash Drive USB yang Dapat Di-boot Multi Sistem Operasi